Ennen uuden PDF-ohjelmiston hankintaa yrityksen kannattaa testata vähintään tekstin suoraa muokkaamista, tiedostojen yhdistämistä, OCR-tekstintunnistusta sekä ohjelmiston yhteensopivuutta nykyisten järjestelmien kanssa. Testaus paljastaa nopeasti, vastaako ohjelma todellisia työtehtäviä vai jääkö se ominaisuuksiltaan vajaaksi. Alla käymme läpi kuusi keskeistä kysymystä, jotka auttavat tekemään perustellun hankintapäätöksen.
Mitkä PDF-toiminnot ovat yritykselle oikeasti välttämättömiä?
Yritykselle välttämättömiä PDF-toimintoja ovat ne, jotka toistuvat päivittäisissä työtehtävissä: tekstin ja kuvien muokkaaminen suoraan PDF-tiedostossa, täydennettävien lomakkeiden luominen, tiedostojen yhdistäminen sekä OCR-tekstintunnistus skannatuille dokumenteille. Ilman näitä perustoimintoja ohjelma ei palvele yrityskäyttöä riittävällä tasolla.
Tarpeiden kartoitus kannattaa aloittaa kysymällä, mitä henkilöstö tekee PDF-tiedostoilla päivittäin. Kommentoivatko he asiakirjoja, täyttävätkö he lomakkeita, muokkaavatko he sopimustekstejä vai yhdistelevätkö he raportteja? Jokainen näistä edellyttää eri ominaisuuksia.
Käytännössä yritysten eniten tarvitsemat PDF-toiminnot voidaan jakaa kolmeen ryhmään:
- Muokkaus ja sisällönhallinta: tekstin suora muokkaus, kuvien vaihto, sivujen lisäys ja poisto sekä sivujärjestyksen muuttaminen
- Lomakkeet ja allekirjoitukset: täydennettävien PDF-lomakkeiden luonti ja muokkaus, digitaalinen allekirjoitus sekä DocuSign-integraatio
- Tiedostonhallinta: tiedostojen yhdistäminen yhdeksi PDF:ksi, vienti Wordiksi, Exceliksi tai PowerPointiksi sekä salasanasuojaus
Erityisesti rakennusalalla, lakitoimistoissa ja julkishallinnossa tarvitaan usein myös mittaustyökaluja, määrälaskentaa sekä kahden dokumentin vertailua muutosten löytämiseksi. Nämä erikoistoiminnot kannattaa listata etukäteen, jotta PDF-ohjelmiston testaus kohdistuu oikeisiin ominaisuuksiin.
Miten PDF-ohjelmiston yhteensopivuus kannattaa testata ennen ostoa?
PDF-ohjelmiston yhteensopivuus testataan parhaiten avaamalla yrityksen omia, todellisia asiakirjoja testiversiossa ja tarkistamalla, säilyvätkö asettelu, fontit ja lomakekentät oikein. Lisäksi tulee varmistaa, että ohjelma toimii yrityksen käyttöjärjestelmässä ja integroituu olemassa oleviin työkaluihin.
Yhteensopivuustestaus kannattaa suorittaa järjestelmällisesti seuraavien kohtien avulla:
- Avaa yrityksen omia PDF-tiedostoja ja tarkista, näkyvätkö fontit, taulukot ja kuvat oikein ilman muotoiluhäiriöitä.
- Testaa MS Office -integraatio viemällä PDF Wordiksi, Exceliksi tai PowerPointiksi ja tarkastamalla, säilyykö sisältö käyttökelpoisessa muodossa.
- Kokeile tulostamista eri ohjelmista PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimen avulla, jotta tiedät, toimiiko tulostus kaikista Windows-sovelluksista sujuvasti.
- Tarkista verkkoympäristön tuki etenkin, jos yrityksessä on käytössä Terminal Server tai Citrix-ympäristö.
- Testaa tietoturvaominaisuudet avaamalla salasanasuojattuja tiedostoja ja varmistamalla Microsoft AIP- tai Azure Purview -tuen toimivuus, mikäli ne ovat yrityksessä käytössä.
PDF-ohjelmiston hankintaa harkitseva yritys voi ladata ilmaisen testiversion ja kokeilla kaikkia edellä mainittuja toimintoja omassa ympäristössään ennen ostopäätöstä. Me tarjoamme ilmaisen PDF-XChange testiversion ladattavaksi, jotta testaus onnistuu käytännön työtehtävillä ilman sitoumuksia.
Mitä eroa on PDF-lukijalla ja täysimittaisella PDF-editorilla?
PDF-lukija on ohjelma, jolla voi avata ja selata PDF-tiedostoja sekä lisätä yksinkertaisia kommentteja. Täysimittainen PDF-editori mahdollistaa tiedoston sisällön suoran muokkaamisen: tekstin, kuvien ja rakenteiden muuttamisen, lomakkeiden luomisen sekä tiedostojen yhdistämisen ja konvertoinnin muihin tiedostomuotoihin.
Käytännön ero on merkittävä yrityskäytössä. PDF-lukijalla ei voi muokata sopimustekstiä, vaihtaa kuvaa tai luoda täydennettävää lomaketta. Nämä tehtävät edellyttävät editoria, joka käsittelee PDF-tiedoston sisältöä rakenteellisesti eikä vain näytä sitä.
Mitä PDF-lukija tarjoaa?
PDF-lukija soveltuu tilanteisiin, joissa tiedostoja ainoastaan luetaan, tulostetaan tai jaetaan. Monissa ilmaisohjelmissa on myös peruskommentointi, kuten tekstin korostus ja huomautustarra, mutta sisällön muuttaminen ei onnistu. Lukija riittää loppukäyttäjälle, joka ei koskaan tarvitse muokata dokumenttia.
Mitä täysimittainen PDF-editori tarjoaa?
Täysimittainen PDF-editori, kuten PDF-XChange Editor Plus, mahdollistaa tekstin suoran muokkauksen, kuvien vaihdon, sivujen hallinnan, OCR-tekstintunnistuksen, digitaalisen allekirjoituksen, lomakkeiden luomisen sekä tiedostojen viemisen muihin formaatteihin. Nämä ominaisuudet ovat vertailukelpoisia Adobe Acrobat Pro -ohjelmiston kanssa, mutta lisenssimalli ja hinta poikkeavat merkittävästi toisistaan.
Kuinka monta käyttäjää ja lisenssiä yritys tarvitsee?
Yritys tarvitsee yhden lisenssin jokaista aktiivista käyttäjää kohden. Lisenssimäärä kannattaa arvioida realistisesti sen perusteella, kuinka moni henkilö tarvitsee PDF-muokkausominaisuuksia säännöllisesti, eikä sen mukaan, kuinka moni ainoastaan lukee tiedostoja.
Käytännön arvioinnissa auttaa seuraava jako:
- Täydet käyttäjät: henkilöt, jotka muokkaavat, luovat tai konvertoivat PDF-tiedostoja päivittäin. Nämä tarvitsevat täyden lisenssin.
- Satunnaiset käyttäjät: henkilöt, jotka lähinnä lukevat ja kommentoivat. Heille saattaa riittää kevyempi ratkaisu tai pelkkä lukuohjelma.
- Jaetut työasemat: jos samaa tietokonetta käyttää useampi henkilö vuorotyössä, lisenssitarve arvioidaan käyttöympäristön mukaan.
PDF-XChange PRO -lisenssi on käyttäjäkohtainen, ja uusi lisenssi sisältää aina yhden vuoden ylläpitosopimuksen. Hankinnan yhteydessä on mahdollista ottaa yksi tai kaksi lisävuotta ylläpitoa edullisempaan hintaan kuin myöhemmin erikseen uusittuna. Tämä kannattaa huomioida kokonaiskustannuksia laskettaessa, sillä voimassa olevan ylläpitosopimuksen aikana ohjelmisto saa aina uusimmat tietoturva- ja ominaisuuspäivitykset.
Mitä tukipalveluja ja dokumentaatiota PDF-ohjelmistolta kannattaa edellyttää?
Yrityskäytössä PDF-ohjelmistolta kannattaa edellyttää vähintään suomenkielistä käyttöohjetta, teknistä tukea omalla äidinkielellä sekä selkeää päivityspolitiikkaa. Ilman näitä käyttöönotto hidastuu ja ongelmatilanteet voivat jäädä ratkaisematta, mikä lisää piilokustannuksia.
Tukipalvelujen arvioinnissa on syytä kiinnittää huomiota seuraaviin tekijöihin:
- Kielituki: onko tuki saatavilla suomeksi puhelimitse ja sähköpostitse, vai ainoastaan englanniksi verkkolomakkeen kautta?
- Käyttöohjeet: sisältyykö lisenssiin ajantasainen suomenkielinen käyttöohje vai onko dokumentaatio vain englanninkielistä?
- Päivitykset: sisältyvätkö tietoturvapäivitykset ja uudet ominaisuudet lisenssiin vai veloitetaanko ne erikseen?
- Ylläpitosopimuksen kattavuus: kuinka pitkäksi aikaa tuki on voimassa ja millä ehdoilla se uusitaan?
Me toimitamme lisensoiduille käyttäjille suomenkielisen käyttöohjeen sekä maksuttoman suomenkielisen sähköposti- ja puhelintuen voimassa olevan ylläpitosopimuksen aikana. Tämä on erityisen tärkeää organisaatioille, joissa IT-resurssit ovat rajalliset ja joissa tarvitaan nopeaa apua käytännön ongelmatilanteissa.
Milloin ilmainen PDF-ohjelma ei enää riitä yrityskäyttöön?
Ilmainen PDF-ohjelma ei enää riitä yrityskäyttöön, kun tarvitaan tekstin suoraa muokkaamista, OCR-tekstintunnistusta, digitaalisia allekirjoituksia, lomakkeiden luomista tai tiedostojen järjestelmällistä hallintaa useilla käyttäjillä. Nämä toiminnot puuttuvat käytännöllisesti katsoen kaikista ilmaisohjelmista kokonaan tai ne ovat niin rajoitettuja, etteivät ne sovi ammatilliseen käyttöön.
Konkreettisia merkkejä siitä, että ilmainen ohjelma on tullut tiensä päähän, ovat:
- Sopimustekstiä tai muuta asiakirjasisältöä täytyy muokata, mutta ohjelma ei salli muutoksia
- Skannatusta dokumentista pitäisi saada hakukelpoinen teksti OCR-tunnistuksen avulla
- Asiakirjoja täytyy yhdistää, järjestellä tai jakaa sivuittain toistuvasti
- Lomakkeita täytyy luoda tai muokata täydennettäviksi
- Tiedostoja täytyy konvertoida Wordiksi tai Exceliksi muokkaamista varten
- Tietoturva edellyttää salasanasuojauksia, redaktointia tai digitaalisia allekirjoituksia
Maksullisen PDF-ohjelmiston hankinta on investointi, joka maksaa itsensä nopeasti takaisin, kun manuaaliseen työkiertoon kuluva aika vähenee. PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti tarjoaa kattavan valikoiman ammatillisia ominaisuuksia pysyvällä lisenssillä, jolloin kuukausittaista tilausmaksua ei tarvita toisin kuin useissa kilpailevissa ratkaisuissa. PDF-ohjelmiston vertailussa kannattaa huomioida kokonaiskustannukset usean vuoden ajanjaksolla, ei ainoastaan hankintahetken hintaa.