PDF-XChange Editor 11:n AI Avustaja on tekoälypohjainen lisäosa, joka mahdollistaa PDF-dokumenttien analysoinnin, tiivistämisen ja sisällöstä kysymysten esittämisen suoraan ohjelman sisällä. Toiminto on saatavilla ohjelmiston versiossa 11, joka julkaistiin kesäkuussa 2026. Alla käymme läpi yleisimmät kysymykset AI Avustajan toiminnasta ja käytännön hyödyistä.
Mitä PDF-tiedostoja AI Avustaja pystyy analysoimaan?
AI Avustaja pystyy analysoimaan kaikkia PDF-XChange Editor 11:ssä avoinna olevia PDF-tiedostoja riippumatta siitä, ovatko ne tekstipohjaisia, skannattuja tai näiden yhdistelmiä. Avustaja käsittelee avoimen dokumentin sisällön kokonaisuutena, joten analysoitava aineisto on aina se tiedosto, jonka käyttäjä on avannut editoriin.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että tavallisten tekstidokumenttien lisäksi AI Avustaja soveltuu myös monimutkaisempien asiakirjojen käsittelyyn. Koska PDF-XChange Editor Plus 11 sisältää tehostetun OCR-tekstintunnistuksen, myös skannattuja dokumentteja voidaan käsitellä tekoälyavustajan avulla, kunhan teksti on ensin tunnistettu OCR-toiminnolla.
AI Avustaja soveltuu erityisen hyvin pitkien, rakenteellisesti monimutkaisten tai runsaasti tietoa sisältävien dokumenttien käsittelyyn, kuten sopimusten, raporttien, tarjouspyyntöjen ja teknisten erittelyjen analysointiin.
Miten AI Avustaja vastaa asiakirjaa koskeviin kysymyksiin?
AI Avustaja vastaa asiakirjaa koskeviin kysymyksiin lukemalla avoimen PDF-dokumentin sisällön ja välittämällä sen valitulle tekoälymallille. Käyttäjä kirjoittaa kysymyksensä avustajan tekstikenttään, ja tekoäly muodostaa vastauksen yksinomaan dokumentin sisältöön perustuen.
Teknisesti avustaja toimii kanavana käyttäjän ja valitun tekoälypalvelun välillä. Tuettuihin tekoälypalveluntarjoajiin kuuluvat OpenAI, Anthropic ja Google, joista käyttäjä valitsee haluamansa palveluntarjoajan ja mallin ohjelman asetuksista. Tähän tarvitaan kyseisen palvelun API-avain, jonka käyttäjä syöttää PDF-XChange Editorin asetuksiin.
Tekoälypaneelissa näkyvät vastaukset voivat sisältää pieniä numerokuvakkeita, joita napsauttamalla ohjelma korostaa dokumentista sen tekstikohdan, johon vastaus viittaa. Tämä helpottaa merkittävästi lähdekohdan paikallistamista pitkissä asiakirjoissa. Vastausten teksti on myös kopioitavissa suoraan dokumenttisivulle.
Voiko AI Avustajalla tiivistää pitkiä PDF-dokumentteja?
Kyllä, AI Avustajalla voi tiivistää pitkiä PDF-dokumentteja kahdella eri tavalla: jäsennellyn yhteenvedon tai tiivistetyn yhteenvedon muodossa. Nämä ovat valmiita toimintoja, jotka käynnistetään yhdellä napsautuksella ilman, että käyttäjän tarvitsee muotoilla pyyntöä itse.
Jäsennelty yhteenveto tuottaa osiokohtaisen kuvauksen dokumentin rakenteesta ja keskeisestä sisällöstä, kun taas tiivistetty yhteenveto erittelee ainoastaan dokumentin ydinosat tiiviimmässä muodossa. Kumpikin vaihtoehto soveltuu eri tilanteisiin: jäsennelty yhteenveto on hyödyllinen, kun halutaan säilyttää dokumentin rakenne, ja tiivistetty yhteenveto silloin, kun tarvitaan nopea yleiskuva.
Lisäksi käytettävissä on toiminto Selitä ja yksinkertaista, joka kirjoittaa dokumentin sisällön uudelleen selkokielellä säilyttäen alkuperäisen merkityksen. Tämä on erityisen käytännöllinen silloin, kun käsitellään juridista, teknistä tai muuten erikoiskielistä aineistoa, jota on tarpeen avata laajemmalle lukijakunnalle.
Miten AI Avustaja eroaa tavallisesta PDF-hakutoiminnosta?
Tavallinen PDF-hakutoiminto löytää dokumentista tietyn merkkijonon tai sanan, mutta ei ymmärrä sisällön merkitystä. AI Avustaja sen sijaan analysoi dokumentin asiasisällön ja pystyy vastaamaan merkitykseen perustuviin kysymyksiin, tunnistamaan rakenteita ja tuottamaan päätelmiä tekstistä.
Käytännön ero on merkittävä. Hakutoiminnolla voit etsiä sanan ”määräaika” ja löydät kaikki kohdat, joissa se esiintyy. AI Avustajalla voit pyytää poimimaan kaikki dokumentissa mainitut tehtävät ja niiden määräajat, jolloin avustaja kokoaa ne jäsennellysti listaksi ilman, että käyttäjän tarvitsee selata dokumenttia läpi itse.
AI Avustajan valmiit toiminnot laajentavat tätä eroa entisestään. Avustajalla voi muun muassa:
- Poimia yhteystiedot dokumentista automaattisesti
- Tunnistaa keskeiset päivämäärät ja aikataulut
- Korostaa riskit ja oletukset
- Tarkistaa dokumentin sisäiset epäjohdonmukaisuudet
- Tunnistaa toistuvat teemat ja trendit
- Poimia vaatimukset ja tekniset määrittelyt
- Listata nimet, organisaatiot ja päivämäärät ryhmiteltyinä
Nämä ovat toimintoja, joihin tavallinen hakutoiminto ei pysty lainkaan, sillä ne edellyttävät tekstin merkityksen ymmärtämistä pelkän merkkijonon tunnistamisen sijaan.
Milloin AI Avustajan käyttö on hyödyllisintä?
AI Avustajan käyttö on hyödyllisintä tilanteissa, joissa käsiteltävä dokumentti on pitkä, rakenteeltaan monimutkainen tai sisältää runsaasti yksityiskohtaista tietoa, josta on tarpeen poimia olennainen nopeasti. Erityisesti sopimusten, tarjouspyyntöjen, raporttien ja teknisten erittelyjen käsittelyssä avustaja tuo selvää ajansäästöä.
Tyypillisiä käyttötilanteita ovat esimerkiksi:
- Sopimusasiakirjojen läpikäynti riskien ja vastuiden tunnistamiseksi
- Tarjouspyyntöjen vaatimusten ja määrittelyjen poiminta
- Tutkimusraporttien tai selvitysten tiivistäminen päätöksenteon tueksi
- Kokousdokumenttien tehtävien ja määräaikojen koostaminen
- Teknisten dokumenttien selkokielinen avaaminen ei-tekniselle yleisölle
AI Avustaja on suunniteltu parantamaan lukemisen, tarkistamisen, tutkimuksen ja tiedon poiminnan työnkulkuja. Keskeinen etu on se, että käyttäjän ei tarvitse kopioida dokumentin tekstiä ulkoiseen tekoälytyökaluun, vaan kaikki tapahtuu suoraan PDF-XChange Editor 11:n sisällä.
Tarvitseeko AI Avustajan käyttö internet-yhteyden?
Kyllä, AI Avustajan käyttö edellyttää internet-yhteyttä, koska avustaja välittää dokumentin sisällön valitulle ulkoiselle tekoälypalvelulle, kuten OpenAI:lle, Anthropicille tai Googlelle. Ilman verkkoyhteyttä avustaja ei pysty muodostamaan yhteyttä tekoälymalliin eikä tuottamaan analyysejä tai vastauksia.
Lisäksi tarvitaan API-avain valitulta tekoälypalveluntarjoajalta. API-avain syötetään PDF-XChange Editorin asetuksiin, ja se tallennetaan paikallisesti turvallisten tallennusmekanismien avulla. Avainta ei voi siirtää tai käyttää laitteen ulkopuolella, mikä suojaa käyttäjän tunnistetietoja.
Tietosuojan osalta on tärkeää huomata, että PDF-XChange ei käytä käyttäjien yksityisiä tietoja omiin tarkoituksiinsa. Dokumentin sisältöä käsittelee ainoastaan käyttäjän valitsema nimetty tekoälymalli pyydettyjen toimintojen toteuttamiseksi, ja kaikki sovelluksen ja tekoälypalvelun välinen viestintä on salattua. Organisaatioissa, joissa tietoturvaluokiteltujen dokumenttien käsittely on rajoitettua, on syytä varmistaa, että valittu tekoälypalveluntarjoaja täyttää organisaation tietoturvavaatimukset ennen AI Avustajan käyttöönottoa.
Jos haluat kokeilla AI Avustajaa ja muita PDF-XChange Editor Plus 11:n ominaisuuksia käytännössä, voit ladata ilmaisen testiversion ohjelmistosta ja tutustua toimintoihin omassa ympäristössäsi.