Saavutettavuusdirektiivi (EU 2016/2102) asettaa tarkat vaatimukset sähköisille dokumenteille, mukaan lukien PDF-tiedostoille, joita julkishallinnon organisaatiot jakavat verkossa. Direktiivin mukaan PDF-dokumenttien tulee olla saavutettavia, jotta myös toimintarajoitteiset henkilöt voivat käyttää niitä esteettömästi. Käytännössä tämä tarkoittaa dokumenttien rakenteista merkitsemistä, vaihtoehtoisten tekstien lisäämistä kuville, loogista lukujärjestystä ja muita teknisiä toimenpiteitä. Suomessa direktiivi on pantu täytäntöön lailla digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019), joka velvoittaa julkisen sektorin organisaatioita noudattamaan WCAG 2.1 -ohjeistuksen AA-tasoa.
Mitä saavutettavuusdirektiivi tarkoittaa PDF-dokumenttien osalta?
Saavutettavuusdirektiivi velvoittaa julkisen sektorin organisaatioita varmistamaan, että niiden verkkosivustoilla jaettavat PDF-dokumentit ovat esteettömiä ja kaikkien käyttäjäryhmien saavutettavissa. Direktiivin soveltamisala kattaa valtion ja kuntien viranomaiset, julkisoikeudelliset laitokset sekä tietyin ehdoin julkista hallintotehtävää hoitavat yhteisöt.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että 23.9.2018 jälkeen julkaistujen PDF-dokumenttien on täytettävä saavutettavuusvaatimukset. Aiemmin julkaistut dokumentit tuli saattaa saavutettaviksi 23.9.2020 mennessä, paitsi jos niitä käytetään aktiivisiin hallinnollisiin prosesseihin.
Saavutettavat PDF-dokumentit mahdollistavat sisällön käytön erilaisilla avustavilla teknologioilla, kuten ruudunlukijoilla, puheentunnistuksella ja erikoisnäppäimistöillä. Dokumenttien luomisprosessissa on huomioitava saavutettavuus alusta lähtien, sillä jälkikäteen tehtävät korjaukset voivat olla työläitä.
Mitkä ovat PDF-dokumenttien tärkeimmät saavutettavuusvaatimukset?
PDF-dokumenttien saavutettavuuden perustana on niiden rakenteellinen merkitseminen (tagaaminen), joka mahdollistaa sisällön loogisen tulkinnan avustavilla teknologioilla. Tärkeimmät vaatimukset ovat:
- Dokumentin rakenne: Otsikot, kappaleet, listat ja taulukot tulee merkitä asianmukaisesti tunnisteilla
- Vaihtoehtoiset tekstit: Kaikille kuville, kaavioille ja graafisille elementeille on tarjottava kuvaavat tekstivastineet
- Looginen lukujärjestys: Sisällön tulee olla järjestetty loogisesti, jotta ruudunlukijat tulkitsevat sen oikeassa järjestyksessä
- Kielimääritykset: Dokumentin pääkieli ja mahdolliset kielivaihdokset tulee merkitä
- Värikontrasti: Tekstin ja taustan välisen kontrastin tulee olla riittävä (vähintään 4,5:1)
- Metatiedot: Dokumentilla tulee olla kuvaava otsikko ja asianmukaiset metatiedot
- Kirjanmerkit: Laajemmissa dokumenteissa tulee olla navigointia helpottavat kirjanmerkit
Lisäksi saavutettavassa PDF-dokumentissa väriä ei saa käyttää ainoana informaation välittäjänä, ja lomakekenttien tulee olla tunnistettavia ja sisältää selkeät ohjetekstit.
Miten PDF-XChange PRO auttaa täyttämään saavutettavuusvaatimukset?
PDF-XChange PRO -ohjelmisto tarjoaa kattavat työkalut saavutettavien PDF-dokumenttien luomiseen ja muokkaamiseen. PDF-XChange Editor Plus -komponentti sisältää erityisen Saavutettavuus-välilehden, jonka avulla voidaan tarkistaa ja parantaa dokumenttien esteettömyyttä.
Keskeisiä saavutettavuustoimintoja ohjelmistossa ovat:
- Dokumenttien rakenteiden merkitseminen ja muokkaus
- Vaihtoehtoisten tekstien lisääminen kuville ja graafisille elementeille
- Lukujärjestyksen määrittely ja hallinta
- Saavutettavuustarkistus, joka testaa dokumentin 32 eri saavutettavuussäännön mukaisesti
- Lomakekenttien asianmukainen merkitseminen ja ohjetekstien lisääminen
- Dokumentin kielen määrittely
- Kirjanmerkkien automaattinen luominen otsikoiden perusteella
PDF-XChange PRO tukee myös PDF/A-standardia, mikä mahdollistaa sekä saavutettavien että pitkäaikaissäilytykseen soveltuvien dokumenttien luomisen. Ohjelmiston OCR-toiminnolla voidaan muuntaa skannatut dokumentit tekstintunnistuksen avulla saavutettaviksi.
Miten luon saavutettavan PDF-lomakkeen PDF-XChange PRO -ohjelmistolla?
Saavutettavan PDF-lomakkeen luominen PDF-XChange PRO -ohjelmistolla aloitetaan lomakekenttien lisäämisellä ja niiden asianmukaisella merkitsemisellä. Prosessi etenee seuraavasti:
- Suunnittele lomakkeen rakenne loogiseksi ja käytä otsikoita jäsentämään sisältöä
- Lisää lomakekentät (tekstikentät, valintaruudut, alasvetovalikot) Lomakkeet-välilehdeltä
- Anna jokaiselle lomakekentälle kuvaava nimi ja ohjeteksti Ominaisuudet-valikosta
- Määritä lomakekenttien sarkainjärjestys vastaamaan loogista etenemistä
- Lisää kenttiin tarvittavat tarkistukset ja virheilmoitukset
- Varmista riittävät värikontrastit ja selkeät ohjetekstit
- Testaa lomakkeen toimivuus ruudunlukijalla Saavutettavuustarkistus-toiminnon avulla
Lomakekenttiin kannattaa lisätä työkaluvihjeet, jotka opastavat käyttäjää kenttien täyttämisessä. PDF-XChange PRO -ohjelmiston lomaketyökalut mahdollistavat myös kenttien validoinnin ja ehtojen asettamisen, mikä parantaa käyttäjäkokemusta.
Mitä eroa on PDF/A-standardilla ja saavutettavuusvaatimuksilla?
PDF/A-standardi ja saavutettavuusvaatimukset ovat kaksi eri asiaa, jotka kuitenkin täydentävät toisiaan. PDF/A-standardi keskittyy dokumenttien pitkäaikaissäilytykseen ja niiden luettavuuden varmistamiseen tulevaisuudessa, kun taas saavutettavuusvaatimukset tähtäävät dokumenttien käytettävyyteen erilaisten käyttäjäryhmien kannalta.
PDF/A-standardin vaatimuksia ovat:
- Kaikki fontit upotettu dokumenttiin
- Värit määritelty väriavaruuksilla
- Metatiedot määritelty XMP-muodossa
- JavaScript ja suoritettavat toiminnot kielletty
- Ulkoiset riippuvuudet kielletty
Saavutettava dokumentti voi olla PDF/A-yhteensopiva, mutta PDF/A-yhteensopivuus ei automaattisesti tee dokumentista saavutettavaa. PDF-XChange PRO -ohjelmistolla voit luoda dokumentteja, jotka täyttävät sekä PDF/A-standardin että saavutettavuusvaatimukset käyttämällä PDF-XChange Standard -virtuaalitulostinta, jossa on mahdollisuus valita PDF/A-muoto, ja sen jälkeen varmistamalla dokumentin saavutettavuus Editor Plus -komponentin työkaluilla.
Tehokas saavutettavuuden hallinta PDF-XChange PRO -ohjelmistolla
PDF-XChange PRO tarjoaa kustannustehokkaan ratkaisun saavutettavuusdirektiivien mukaisten PDF-dokumenttien luomiseen ja muokkaamiseen. Ohjelmiston kattavat saavutettavuustyökalut mahdollistavat sekä uusien saavutettavien dokumenttien laatimisen että olemassa olevien dokumenttien korjaamisen.
Suomenkielinen käyttöliittymä ja tukipalvelut tekevät ohjelmiston käytöstä helppoa ja tehokasta myös saavutettavuusominaisuuksien osalta. Ylläpitosopimus takaa, että käytössäsi on aina uusimmat päivitykset, jotka huomioivat mahdolliset muutokset saavutettavuusvaatimuksissa.
Saavutettavuus ei ole vain lakisääteinen velvoite julkishallinnolle, vaan se hyödyttää kaikkia käyttäjiä tarjoamalla selkeämpiä ja helppokäyttöisempiä dokumentteja. PDF-XChange PRO -ohjelmiston avulla voit varmistaa, että organisaatiosi dokumentit ovat kaikkien saavutettavissa.
Tutustu tarkemmin aiheeseen kattavassa ohjeessamme ja lataa ilmainen testiversio nähdäksesi, miten PDF-XChange PRO voi auttaa organisaatiotasi täyttämään saavutettavuusvaatimukset.