Office 365 integroituu PDF-työkalujen kanssa monipuolisesti, mikä mahdollistaa tehokkaan dokumenttien hallinnan yrityskäytössä. PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti tarjoaa saumattoman integraation Office 365 -ympäristöön, jolloin käyttäjät voivat luoda, muokata ja hallita PDF-tiedostoja suoraan Office-sovelluksista. Integraatio mahdollistaa dokumenttien muuntamisen PDF-muotoon, PDF-tiedostojen muokkaamisen ja viemisen takaisin Office-muotoon sekä lomakkeiden luomisen ja käsittelyn. Tämä tehostaa työnkulkua ja parantaa dokumentinhallintaa merkittävästi.
Mitä PDF-työkalujen ja Office 365:n integraatio tarkoittaa käytännössä?
PDF-työkalujen ja Office 365:n integraatio tarkoittaa ohjelmistojen välistä yhteistoimintaa, joka mahdollistaa sujuvan dokumenttien käsittelyn eri sovellusten välillä. PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketin MS Office -liitäntä asennetaan Office-sovellusten yhteyteen, jolloin käyttäjät voivat työskennellä PDF-tiedostojen kanssa suoraan tutusta Office-ympäristöstä.
PDF-XChange PRO:n MS Office -liitännäinen asentuu automaattisesti ohjelmistopaketin asennuksen yhteydessä. Asennuksen jälkeen Word-, Excel-, PowerPoint- ja Outlook-sovelluksiin ilmestyy uusi PDF-XChange-välilehti, josta löytyy työkaluja PDF-tiedostojen luomiseen ja käsittelyyn. Liitännäisen avulla voit esimerkiksi muuntaa Office-dokumentin suoraan PDF-muotoon, yhdistää useita dokumentteja yhdeksi PDF-tiedostoksi tai lähettää tiedostoja PDF-muodossa.
Integraation keskeisiä hyötyjä yrityskäytössä ovat:
- Työnkulun tehostuminen, kun dokumentteja voidaan käsitellä monipuolisesti eri muodoissa
- Tietoturvan parantuminen PDF-tiedostojen salasanasuojauksen ja digitaalisen allekirjoituksen ansiosta
- Ammattimaisten dokumenttien luominen vesileimoilla, ylä- ja alatunnisteilla sekä muilla muotoiluilla
- Saavutettavuuden parantaminen, kun PDF-tiedostoja voidaan muokata ja muuntaa eri muotoihin
Miten Office-dokumentit muunnetaan PDF-tiedostoiksi PDF-XChange PRO:lla?
Office-dokumenttien muuntaminen PDF-tiedostoiksi PDF-XChange PRO:lla tapahtuu pääasiassa PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimen avulla. Tämä virtuaalitulostin asentuu osana PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettia ja toimii kuten tavallinen tulostin, mutta tulosteen sijaan se luo PDF-tiedoston.
PDF-muunnos on yksinkertaista: avaa Office-dokumentti (Word, Excel tai PowerPoint), valitse ”Tulosta” ja valitse tulostimeksi ”PDF-XChange Standard”. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Office-sovelluksiin asennettua PDF-XChange-välilehteä, josta löytyy ”Luo PDF” -painike. Välilehden kautta pääset myös helposti säätämään muunnoksen asetuksia.
PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimen edistyneet asetukset mahdollistavat muun muassa:
- PDF/A-muunnoksen arkistointikelpoiseksi dokumentiksi
- Tiedostojen pakkaamisen eri käyttötarkoituksiin optimoiduilla asetuksilla
- Vesileimojen, ylä- ja alatunnisteiden automaattisen lisäämisen
- Kirjanmerkkien automaattisen luomisen dokumentin otsikoista
- Hyperlinkkien säilyttämisen muunnoksen yhteydessä
Suurten tiedostojen tapauksessa PDF-XChange PRO tarjoaa pakkausasetuksia, joilla voit optimoida tiedostokoon esimerkiksi verkkojulkaisua tai sähköpostilähetystä varten. Dokumentin jakaminen tiedostokoon mukaan on myös mahdollista version 9 ominaisuuksien avulla, mikä on hyödyllistä erityisen suurten dokumenttien käsittelyssä.
Kuinka PDF-tiedostoja voidaan muokata ja viedä takaisin Office-muotoon?
PDF-tiedostojen muokkaaminen ja vieminen takaisin Office-muotoon onnistuu PDF-XChange Editor Plus -työkalulla, joka on PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketin keskeinen komponentti. Editor Plus mahdollistaa PDF-tiedostojen monipuolisen muokkaamisen sekä niiden viemisen Word-, Excel- tai PowerPoint-muotoon.
PDF-tiedoston muokkaamiseksi avaa tiedosto PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa. Koti-välilehdeltä löydät työkalut tekstin ja objektien muokkaamiseen. Jos kyseessä on skannattu dokumentti, käytä ensin OCR-tekstintunnistusta, joka muuntaa skannatun kuvan muokattavaksi tekstiksi. OCR-toiminto tunnistaa myös suomenkielistä tekstiä erinomaisesti.
PDF-tiedoston vieminen Office-muotoon tapahtuu seuraavasti:
- Avaa PDF-tiedosto PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa
- Valitse ”Tiedosto” > ”Vie” > ”Vie [haluttuun muotoon]”
- Valitse haluamasi vientimuoto: Word, Excel tai PowerPoint
- Säädä vientiasetukset ja valitse tallennussijainti
PDF-XChange Editor Plus tarjoaa monipuoliset muokkausmahdollisuudet, kuten:
- Tekstin suora muokkaaminen, myös fonttien ja värien muuttaminen
- Kuvien lisääminen, poistaminen ja muokkaaminen
- Sivujen lisääminen, poistaminen ja järjestyksen muuttaminen
- Dokumentin sisällön osan poistaminen tai peittäminen
- Dokumenttien yhdistäminen ja jakaminen
PDF-XChange Editor Plus sisältää myös tehostetun OCR-toiminnon, joka on erityisen hyödyllinen skannattujen dokumenttien käsittelyssä. Se tunnistaa tekstiä eri kielillä ja mahdollistaa skannattujen dokumenttien muokkaamisen ja viemisen Office-muotoon.
Miten PDF-lomakkeita voidaan luoda ja käsitellä Office 365 -ympäristössä?
PDF-lomakkeiden luominen ja käsittely Office 365 -ympäristössä onnistuu PDF-XChange PRO:n avulla monipuolisesti. PDF-XChange Editor Plus mahdollistaa täytettävien PDF-lomakkeiden luomisen Office-pohjista sekä olemassa olevien lomakkeiden muokkaamisen ja käsittelyn.
Täytettävän PDF-lomakkeen luominen Office-pohjasta on yksinkertaista:
- Luo lomakepohja Office-sovelluksessa (esim. Word tai Excel)
- Muunna pohja PDF-muotoon PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimella
- Avaa PDF-tiedosto PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa
- Valitse ”Lomakkeet”-välilehti ja lisää lomakekenttä-työkaluilla tarvittavat kentät
- Määritä kenttien ominaisuudet, kuten pakollinen täyttö, tarkistussäännöt ja kenttämuoto
PDF-XChange PRO tukee monipuolisia lomake-elementtejä, kuten tekstikenttiä, valintaruutuja, pudotusvalikoita ja painikkeita. Lisäksi se mahdollistaa digitaalisen allekirjoituksen lisäämisen lomakkeisiin, mikä on erityisen hyödyllistä virallisissa dokumenteissa. DocuSign-integraation ansiosta allekirjoitusprosessi on helppoa ja turvallista.
Täytettyjen lomakkeiden käsittely on tehokasta PDF-XChange PRO:n avulla:
- Lomakkeen tiedot voidaan viedä CSV-tiedostoksi taulukkolaskentaa varten
- Täytetyt lomakkeet voidaan arkistoida PDF/A-muodossa
- Lomakkeiden tiedot voidaan yhdistää ja kerätä automaattisesti
- Lomakkeet voidaan suojata salasanalla tai digitaalisella allekirjoituksella
Voit ladata ilmaisen testiversio-ohjelmiston PDF-XChange PRO:sta ja kokeilla lomakkeiden luomista ja käsittelyä.
Mitä etuja PDF-XChange PRO tarjoaa verrattuna Office 365:n omiin PDF-toimintoihin?
PDF-XChange PRO tarjoaa merkittäviä etuja verrattuna Office 365:n sisäänrakennettuihin PDF-toimintoihin. Office 365:n omat PDF-työkalut ovat rajoittuneita, kun taas PDF-XChange PRO on kokonaisvaltainen ratkaisu PDF-tiedostojen luomiseen, muokkaamiseen ja hallintaan.
Keskeisiä etuja ovat:
- Monipuolisemmat muokkausominaisuudet: PDF-XChange Editor Plus mahdollistaa tekstin, kuvien ja objektien suoran muokkaamisen, kun Office 365:n omilla työkaluilla PDF-tiedostojen muokkaus on hyvin rajoittunutta
- OCR-tekstintunnistus: PDF-XChange PRO sisältää kehittyneen OCR-toiminnon, jolla voit muuntaa skannatut dokumentit muokattavaksi tekstiksi
- Edistyneet lomaketyökalut: Täytettävien PDF-lomakkeiden luonti ja käsittely on huomattavasti monipuolisempaa kuin Office 365:n omilla työkaluilla
- Parannettu tietoturva: Salasanasuojaus, digitaalinen allekirjoitus ja luottamuksellisen sisällön poistaminen ovat saatavilla PDF-XChange PRO:ssa
- Kustannustehokkuus: PDF-XChange PRO:n kertalisenssi on edullisempi verrattuna jatkuviin tilausmaksuihin
PDF-XChange PRO:n kertalisenssimalli on merkittävä etu verrattuna tilauspohjaisiin palveluihin. Hankittuasi lisenssin ohjelma on käytössäsi jatkuvasti ilman kuukausimaksuja. Lisenssi sisältää myös vuoden ylläpitosopimuksen, joka takaa päivitykset ja suomenkielisen tuen. Ylläpitosopimusta voi jatkaa tarvittaessa.
PDF-XChange PRO toimii Windows-ympäristössä ja on saatavilla suomenkielisenä. Lisensoiduille käyttäjille on tarjolla suomenkielinen käyttöohje sekä maksuton sähköposti- ja puhelintuki. Lisätietoja ominaisuuksista ja eduista löydät PDF-XChange PRO:n pikaohjeesta.