PDF/A on arkistointiin tarkoitettu PDF-tiedostomuoto, ja tavallinen PDF on tarkoitettu yleiseen käyttöön, kuten jakamiseen ja muokkaamiseen. Yksinkertaisesti sanottuna: jos tiedoston pitää säilyä luettavana ja muuttumattomana vuosikymmenien ajan, PDF/A on oikea valinta. Tavallinen PDF puolestaan sopii tilanteisiin, joissa tarvitaan joustavuutta, interaktiivisuutta tai tiedoston jatkokäsittelyä. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät erot, käyttötilanteet ja käytännön ohjeet muodon valintaan.
Mitä eroa on PDF/A:lla ja tavallisella PDF:llä?
PDF/A on ISO-standardoitu versio PDF-tiedostomuodosta, joka on suunniteltu erityisesti pitkäaikaiseen digitaaliseen arkistointiin. Tavallinen PDF on yleiskäyttöinen tiedostomuoto, joka tukee laajaa joukkoa ominaisuuksia, kuten interaktiivisia lomakkeita, salasanasuojausta, ulkoisia linkkejä ja multimediasisältöä. PDF/A-standardi rajoittaa näitä ominaisuuksia varmistaakseen, että tiedosto on itsenäinen ja täysin luettavissa ilman ulkoisia riippuvuuksia.
Käytännössä PDF/A-tiedosto sisältää kaiken tarvittavan itsessään: fontit on upotettu tiedostoon, väriprofiili on määritelty ja sisältö on staattinen. Tavallisessa PDF:ssä sen sijaan voidaan viitata ulkoisiin resursseihin, kuten verkkolinkkeihin tai fontteihin, joita ei ole upotettu. Tämä tekee tavallisesta PDF:stä joustavan, mutta se tarkoittaa myös, että tiedoston ulkoasu voi muuttua ajan myötä tai eri ohjelmistoilla avattaessa.
PDF/A-standardista on useita versioita, joista yleisimpiä ovat PDF/A-1, PDF/A-2 ja PDF/A-3. Versiot eroavat toisistaan lähinnä siinä, mitä ominaisuuksia ne sallivat. Esimerkiksi PDF/A-3 mahdollistaa muiden tiedostotyyppien upottamisen arkistotiedostoon, mikä on hyödyllistä esimerkiksi e-laskutuksessa.
Milloin yrityksen kannattaa käyttää PDF/A-muotoa?
Yrityksen kannattaa käyttää PDF/A-muotoa aina, kun asiakirja täytyy säilyttää pitkäaikaisesti, luettavuuden on säilyttävä muuttumattomana tai viranomaisvaatimukset edellyttävät standardoitua arkistointimuotoa. PDF/A on erityisen tärkeä tilanteissa, joissa asiakirjan alkuperäinen sisältö ja ulkoasu on voitava todistaa myöhemmin.
Tyypillisiä käyttötilanteita yrityksille ovat muun muassa:
- Kirjanpitoaineisto ja taloushallinnon asiakirjat, jotka on säilytettävä lainsäädännön edellyttämän ajan
- Sopimukset ja juridisesti sitovat asiakirjat, joiden sisällön muuttumattomuus on voitava osoittaa
- Julkishallinnon ja viranomaisten asiakirjat, joissa PDF/A on usein suoraan vaatimuksena
- Tekninen dokumentaatio, joka liittyy tuotteisiin tai prosesseihin ja jonka on oltava luettavissa vuosien päästä
- Sähköiset laskut, erityisesti PDF/A-3-muodossa, jossa laskudata voidaan upottaa tiedostoon
Suomessa julkinen hallinto, yliopistot ja monet suuryritykset ovat jo siirtyneet PDF/A-arkistointiin osana digitaalisen asiakirjahallinnan kehittämistä. Vaatimus PDF/A-muodosta voi tulla myös asiakkaalta tai yhteistyökumppanilta, joten on hyvä varmistaa, että käytössä oleva ohjelmisto tukee tätä tiedostomuotoa.
Milloin tavallinen PDF on parempi valinta?
Tavallinen PDF on parempi valinta silloin, kun tiedostoa on tarkoitus jakaa, muokata, täyttää interaktiivisesti tai kun se sisältää ominaisuuksia, joita PDF/A-standardi ei salli. Arkistointivaatimusten ulkopuolella tavallinen PDF tarjoaa huomattavasti enemmän joustavuutta ja toiminnallisuutta.
Tavallinen PDF sopii parhaiten seuraaviin tilanteisiin:
- Interaktiiviset lomakkeet, joita täytetään sähköisesti ja lähetetään edelleen
- Markkinointimateriaalit ja esitteet, joissa ulkoasu ja visuaalisuus ovat etusijalla
- Salasanasuojatut tiedostot, joissa tietoturva on prioriteetti
- Asiakirjat, joihin liittyy ulkoisia linkkejä tai multimediaa
- Väliaikaiset työasiakirjat, joita muokataan useaan kertaan ennen lopullista versiota
Käytännön nyrkkisääntö on yksinkertainen: jos asiakirja on vielä työn alla tai se on tarkoitettu aktiiviseen käyttöön, tavallinen PDF on oikea muoto. Kun asiakirja on valmis ja se pitää arkistoida, se voidaan tallentaa PDF/A-muodossa.
Kuinka PDF-tiedoston voi tallentaa PDF/A-muodossa?
PDF-tiedoston voi tallentaa PDF/A-muodossa joko suoraan PDF-ohjelmiston tallennustoiminnon kautta tai tulostamalla asiakirjan virtuaalitulostimella, joka tukee PDF/A-muotoa. Olennaista on, että käytössä oleva ohjelmisto tukee PDF/A-standardia ja sen eri versioita.
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti tukee PDF/A-muotoa usealla eri tavalla. PDF-XChange Editor Plussan kautta voit tallentaa avoimen PDF-tiedoston suoraan PDF/A-muodossa valitsemalla oikean tallennusasetuksen. Ohjelmisto tukee keskeisiä PDF-määrityksiä, PDF/A mukaan lukien, joten arkistointimuodon valinta onnistuu suoraan tallennusvalintaikkunasta.
PDF-XChange Standard -virtuaalitulostin, joka sisältyy PDF-XChange PRO -pakettiin, mahdollistaa PDF/A-muotoon tulostamisen suoraan mistä tahansa Windows-ohjelmasta. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi Word- tai Excel-tiedoston voi tulostaa suoraan arkistokelpoiseksi PDF/A-tiedostoksi ilman välivaiheita. Virtuaalitulostimen laajoissa asetuksissa voi valita PDF/A-version sekä muita tallennusparametreja, kuten tiedoston pakkausasteen.
Käytännön ohje PDF/A-tallennukseen PDF-XChange PRO:lla:
- Avaa tai luo asiakirja, jonka haluat tallentaa PDF/A-muodossa
- Valitse tallennustoiminto ja etsi PDF/A-asetus tallennusmuodon valinnasta
- Valitse sopiva PDF/A-versio (PDF/A-1b on yleisin arkistointiin)
- Tallenna tiedosto ja varmista, että ohjelmisto vahvistaa PDF/A-yhteensopivuuden
Voit kokeilla PDF/A-tallennusta maksuttomalla PDF-XChange PRO -testiversiolla, joka on ladattavissa ilmaiseksi.
Voiko PDF/A-tiedostoa muokata jälkikäteen?
PDF/A-tiedostoa voi teknisesti muokata jälkikäteen, mutta muokkaaminen poistaa tiedostolta PDF/A-yhteensopivuuden. Jos tiedosto tallennetaan muokkauksen jälkeen uudelleen PDF/A-muodossa, yhteensopivuus voidaan palauttaa, mutta tämä edellyttää, että muokattu sisältö täyttää edelleen PDF/A-standardin vaatimukset.
Tämä on tärkeä käytännön huomio: PDF/A-standardi on ennen kaikkea arkistointimuoto, ei työskentelymuoto. Asiakirjan elinkaari kannattaakin ajatella kahdessa vaiheessa. Ensin asiakirja luodaan ja muokataan tavallisena PDF:nä tai muussa muodossa, ja vasta kun se on valmis arkistoitavaksi, se tallennetaan PDF/A-muodossa.
Jos arkistoitu asiakirja täytyy ottaa uudelleen käyttöön ja muokata, suositeltava tapa on avata alkuperäinen tiedosto, tehdä tarvittavat muutokset ja tallentaa uusi versio PDF/A-muodossa. Näin arkistoon jää sekä alkuperäinen versio että päivitetty versio, ja molempien eheys voidaan osoittaa tarvittaessa. Tämä käytäntö on erityisen tärkeä juridisesti merkittävissä asiakirjoissa, kuten sopimuksissa tai viranomaisraporteissa.