PDF-tiedostosta tekstin pysyvä poistaminen onnistuu PDF-XChange Editor Plus -ohjelmalla, joka on osa PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettia. Tämän toiminnon avulla voit poistaa arkaluontoista tietoa sisältävät tekstit siten, että niitä ei voi palauttaa. Prosessissa käytetään mustaus- eli redaktointi-työkalua, joka ei ainoastaan peitä tekstiä vaan poistaa sen täysin dokumentista, mukaan lukien metadatan. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun käsittelet luottamuksellisia asiakirjoja, jotka sisältävät henkilötietoja, liikesalaisuuksia tai muuta arkaluontoista informaatiota.
Miksi on tärkeää poistaa tekstiä PDF-tiedostosta pysyvästi?
Arkaluontoisen tiedon suojaaminen on kriittinen tietoturvakysymys sekä yrityksissä että yksityishenkilöille. PDF-tiedostot sisältävät usein henkilötunnuksia, taloustietoja, liikesalaisuuksia tai muuta luottamuksellista informaatiota, joka ei saa päätyä vääriin käsiin.
Pelkkä tekstin peittäminen tai piilottaminen ei riitä tietoturvan varmistamiseen, sillä tiedot jäävät edelleen dokumentin metadataan ja voivat olla palautettavissa. Tekstin puutteellinen poistaminen aiheuttaa merkittäviä tietoturvariskejä:
- Tietovuodot, jotka voivat johtaa identiteettivarkauteen
- Yritysten liikesalaisuuksien paljastuminen kilpailijoille
- GDPR-rikkomukset ja muut tietosuojalainsäädännön rikkomukset
- Taloudelliset tappiot ja mainehaitta
Asianmukainen tietojen poistaminen on olennainen osa riskienhallintaa ja tietosuojakäytäntöjä. PDF-XChange Editor Plus tarjoaa tarpeelliset työkalut varmistamaan, että poistettu sisältö ei ole palautettavissa.
Miten poistat tekstiä PDF-tiedostosta PDF-XChange Editor Plus -ohjelmalla?
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa tekstin pysyvä poistaminen onnistuu seuraavien vaiheiden avulla:
- Avaa PDF-tiedosto PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa
- Valitse ”Suojaa”-välilehdeltä ”Mustaa teksti ja kuvat” -työkalu
- Merkitse poistettava tekstialue hiirellä raahaamalla suorakulmio sen ympärille
- Avautuvassa valintaikkunassa valitse ”Käytä musta ja poista valittu sisältö”
- Valitse ”Käytä kaikille” -vaihtoehto, jos haluat poistaa vastaavan tekstin kaikista dokumentin kohdista
- Vahvista toiminto painamalla ”OK”
- Tallenna dokumentti valitsemalla ”Tiedosto” > ”Tallenna nimellä” ja valitse tallennussijainti
Huomioi, että mustaaminen eli redaktointi toimii parhaiten, kun dokumentissa on tunnistettavaa tekstiä. Jos kyseessä on skannattu dokumentti, käytä ensin tekstintunnistusta (OCR) ”Koti”-välilehden ”OCR”-toiminnolla. Pysyvää poistoa tehdessä on suositeltavaa myös tarkistaa lopputulos etsimällä poistetun tekstin hakutoiminnolla varmistuaksesi, että se on todella poistunut dokumentista.
Mitä eroa on tekstin poistamisella ja salaamisella PDF-tiedostossa?
PDF-tiedostojen tietoturva voidaan toteuttaa eri menetelmillä, joilla on merkittäviä toiminnallisia eroja:
| Menetelmä | Toimintaperiaate | Soveltuvuus |
|---|---|---|
| Tekstin pysyvä poistaminen (redaktointi) | Poistaa tekstin ja metadatan kokonaan tiedostosta | Julkiseen jakoon menevät dokumentit, joista osa tiedoista on salattava |
| Mustaaminen ilman poistoa | Peittää tekstin näkyvistä mutta tiedot säilyvät dokumentissa | Ei suositeltava arkaluontoiselle tiedolle |
| Dokumentin salasanasuojaus | Suojaa koko dokumentin salasanalla | Kun koko tiedosto on suojattava ja vastaanottajalle voidaan antaa salasana |
| Digitaalinen allekirjoitus | Todentaa dokumentin eheyden ja lähettäjän | Viralliset dokumentit, jotka vaativat todennettavuutta |
Tekstin pysyvä poistaminen on ainoa tapa varmistaa, ettei tieto ole palautettavissa dokumentista. Salasanasuojaus taas soveltuu tilanteisiin, joissa koko dokumentti on suojattava, mutta sen sisältöä ei tarvitse muuttaa. Oikean menetelmän valinta riippuu käyttötarkoituksesta ja tietojen arkaluontoisuudesta.
Voiko poistetun tekstin palauttaa PDF-tiedostosta?
Kun tekstiä poistetaan oikeaoppisesti PDF-XChange PRO -ohjelmiston redaktointityökaluilla, tietoa ei voida palauttaa dokumentista. Tämä johtuu siitä, että pysyvä poisto toimii kahdella tasolla:
1. Se poistaa näkyvän tekstin dokumentista
2. Se poistaa myös metatiedot ja indeksoidut hakutiedot
Tavallisella tekstinmuokkaustyökalulla tehty poisto tai tekstin peittäminen ei ole pysyvä ratkaisu, sillä tällöin tiedot yleensä säilyvät dokumentin rakenteessa. PDF-XChange Editor Plus varmistaa, että poistettu sisältö hävitetään kokonaan, mukaan lukien metatiedot.
Tärkeää on kuitenkin huomioida, että alkuperäisistä dokumenteista tai aiemmin tallennetuista versioista tietoja voi yhä löytyä. Siksi onkin suositeltavaa huolehtia koko dokumenttiketjun tietoturvasta ja vanhojen versioiden asianmukaisesta poistamisesta.
Millä muilla PDF-XChange PRO -toiminnoilla voit suojata dokumentin tietoja?
PDF-XChange PRO tarjoaa monipuoliset tietoturvaominaisuudet dokumenttien suojaamiseen:
- Salasanasuojaus – estää dokumentin avaamisen tai muokkaamisen ilman oikeaa salasanaa
- Digitaalinen allekirjoitus – varmistaa dokumentin aitouden ja muuttumattomuuden
- DocuSign-integraatio – mahdollistaa sähköisen allekirjoituksen prosessit
- Microsoft AIP (Azure Information Protection) tuki – yritystason dokumenttien luokittelu ja suojaus
- Microsoft Azure Purview -integraatio – tietojen hallinta ja tietosuojakäytäntöjen yhtenäistäminen
- Dokumentin salaus – tarjoaa vahvan suojauksen arkaluontoiselle tiedolle
Näiden toimintojen avulla voit luoda dokumenteille monikerroksisen suojan, joka kattaa erilaisia tietoturvavaatimuksia eri käyttötarkoituksiin. PDF-XChange PRO soveltuu niin yksinkertaisiin kuin vaativampiinkin tietoturvatarpeisiin ja integroituu hyvin Microsoft-ympäristöihin.
Tehokas ja turvallinen PDF-sisällön hallinta
PDF-tiedostojen sisältämän arkaluontoisen tiedon pysyvä poistaminen on tärkeä osa tietoturvaa ja tietosuojaa. PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketin PDF-XChange Editor Plus tarjoaa tehokkaat työkalut tekstin turvalliseen poistamiseen ja dokumenttien suojaamiseen.
Redaktointityökalulla voit poistaa tekstiä pysyvästi siten, ettei sitä voida palauttaa. Tämän lisäksi ohjelmistopaketti tarjoaa monipuoliset tietoturvaominaisuudet dokumenttien kokonaisvaltaiseen suojaamiseen, kuten salasanasuojauksen, digitaaliset allekirjoitukset ja integraation Microsoft-ympäristöihin.
Voit tutustua PDF-XChange PRO -ohjelmiston toimintoihin ilmaisella testiversiolla, joka tarjoaa täyden toiminnallisuuden. Tutustu myös pikaohjeeseen, josta löydät lisää tietoa ohjelmiston käytöstä ja ominaisuuksista.