Miten tehdään saavutettava PDF tiedosto?

mennessä | loka 14, 2025 | Artikkelit

Saavutettava PDF-tiedosto on digitaalinen dokumentti, joka on suunniteltu olemaan käytettävissä kaikille käyttäjille, mukaan lukien henkilöt, jotka käyttävät avustavaa teknologiaa kuten ruudunlukijoita. Saavutettavan PDF:n luominen edellyttää oikeaa dokumenttirakennetta, vaihtoehtoisia tekstejä kuville, loogista lukujärjestystä, tunnistettavaa tekstiä ja selkeitä kirjanmerkkejä. PDF-XChange PRO -ohjelmistolla voit luoda ja muokata saavutettavia PDF-tiedostoja käyttämällä sen sisäänrakennettuja saavutettavuustoimintoja, kuten merkintätyökaluja, OCR-tekstintunnistusta ja saavutettavuuden tarkistusta.

Miksi PDF-tiedostojen saavutettavuus on tärkeää?

PDF-tiedostojen saavutettavuus on tärkeää, koska se varmistaa, että kaikki käyttäjät voivat hyödyntää dokumenttien sisältöä esteettömästi. Saavutettavuus ei ole pelkästään hyvä käytäntö, vaan lakisääteinen velvoite monille organisaatioille.

Suomessa julkisen sektorin toimijoita velvoittaa digipalvelulaki, joka pohjautuu EU:n saavutettavuusdirektiiviin. Lain mukaan julkisten verkkosivustojen ja -palvelujen sekä niiden sisältämien dokumenttien tulee täyttää WCAG 2.1 -kriteerien A- ja AA-tason vaatimukset. Tämä koskee myös verkossa julkaistavia PDF-tiedostoja.

Saavutettavuudesta hyötyvät kaikki käyttäjät, eivät ainoastaan erityisryhmät:

  • Näkövammaiset ja heikkonäköiset henkilöt voivat käyttää ruudunlukijoita
  • Motorisista rajoitteista kärsivät voivat navigoida dokumenteissa näppäimistön avulla
  • Kognitiivisista haasteista kärsivät hyötyvät selkeästä rakenteesta
  • Kaikki käyttäjät hyötyvät loogisesti jäsennellystä sisällöstä

Saavutettavien PDF-tiedostojen luominen parantaa myös organisaation ammattimaista imagoa ja osoittaa vastuullisuutta kaikkia käyttäjiä kohtaan.

Mitä ominaisuuksia saavutettavassa PDF-tiedostossa tulee olla?

Saavutettavassa PDF-tiedostossa tulee olla useita keskeisiä ominaisuuksia, jotka mahdollistavat sen käytön erilaisilla apuvälineillä. Dokumenttirakenne on näistä tärkein, sillä se määrittelee sisällön loogisen lukujärjestyksen.

Saavutettavan PDF-tiedoston keskeiset ominaisuudet:

  • Merkitty (tagged) rakenne, joka määrittelee dokumentin elementit (otsikot, kappaleet, listat)
  • Vaihtoehtoiset tekstit kaikille kuville ja graafisille elementeille
  • Selkeät kirjanmerkit navigointia varten, erityisesti pidemmissä dokumenteissa
  • Looginen lukujärjestys, joka vastaa visuaalista järjestystä
  • Tunnistettava ja valittava teksti (ei pelkkiä kuvia tekstistä)
  • Riittävä värikontrasti tekstin ja taustan välillä
  • Dokumenttikieli määritelty metatiedoissa
  • Saavutettavat lomakekentät selkeine ohjeistuksineen
  • Taulukoissa oikein merkityt otsikot ja rakenne

Nämä ominaisuudet varmistavat, että ruudunlukuohjelmat voivat tulkita dokumentin sisältöä oikein ja että käyttäjät voivat navigoida dokumentissa tehokkaasti riippumatta siitä, käyttävätkö he hiirtä, näppäimistöä tai muita apuvälineitä.

Miten luot saavutettavan PDF-tiedoston PDF-XChange PRO -ohjelmistolla?

PDF-XChange PRO -ohjelmistolla saavutettavan PDF-tiedoston luominen onnistuu hyödyntämällä ohjelmiston monipuolisia saavutettavuustoimintoja. Erityisesti PDF-XChange Editor Plus (V9) sisältää kattavat työkalut saavutettavuuden parantamiseen.

Näin luot saavutettavan PDF-tiedoston:

  1. Aloita merkityn rakenteen luomisella: Valitse ”Koti” > ”Saavutettavuus” > ”Merkitse asiakirja”. Tämä luo perusrakenteen dokumentille.
  2. Määrittele dokumentin kieli: Valitse ”Tiedosto” > ”Ominaisuudet” > ”Lisäasetukset” ja aseta kieli (esim. suomi).
  3. Lisää dokumentille kuvaava otsikko: ”Tiedosto” > ”Ominaisuudet” > ”Kuvaus”.
  4. Tarkista ja korjaa lukujärjestys: Käytä ”Lukujärjestys”-työkalua ”Saavutettavuus”-välilehdeltä.
  5. Lisää vaihtoehtoiset tekstit kuville: Napsauta kuvaa hiiren oikealla painikkeella > ”Ominaisuudet” > ”Saavutettavuus” > ”Vaihtoehtoinen teksti”.
  6. Luo kirjanmerkit pitkiin dokumentteihin: ”Koti” > ”Kirjanmerkit” > ”Uusi kirjanmerkki” tai luo automaattisesti otsikoiden perusteella.
  7. Tarkista lomakkeiden saavutettavuus: Varmista, että lomakekentillä on selkeät nimet ja ohjeet.

PDF/A-standardin hyödyntäminen auttaa myös saavutettavuudessa. Voit muuntaa tiedoston PDF/A-muotoon valitsemalla ”Tiedosto” > ”Tallenna nimellä” > valitse ”PDF/A” tallennusmuodoksi.

PDF-XChange PRO mahdollistaa myös dokumenttien luomisen suoraan saavutettavassa muodossa virtuaalitulostimen kautta. Kun tulostat dokumentin PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimella, voit valita asetuksista ”Luo merkitty PDF”, jolloin dokumentista tulee automaattisesti saavutettavampi.

Miten tarkistat PDF-tiedoston saavutettavuuden?

PDF-tiedoston saavutettavuuden tarkistaminen on olennainen osa dokumentin luomisprosessia. PDF-XChange PRO tarjoaa tähän tehokkaat työkalut, joilla voit tunnistaa ja korjata mahdolliset saavutettavuusongelmat.

Saavutettavuuden tarkistaminen PDF-XChange PRO:lla:

  1. Avaa tarkistettava dokumentti PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa.
  2. Valitse ”Saavutettavuus”-välilehti > ”Saavutettavuuden tarkistus”.
  3. Valitse tarkistettavat saavutettavuuskriteerit (suositeltavaa on valita kaikki).
  4. Tarkista tulokset Saavutettavuus-paneelista ja korjaa havaitut ongelmat.

Yleisimmät saavutettavuusongelmat ja niiden korjaaminen:

  • Puuttuvat vaihtoehtoiset tekstit: Lisää kuville ja graafisille elementeille kuvaavat vaihtoehtoiset tekstit.
  • Merkitsemätön rakenne: Merkitse dokumentti ja määrittele elementtien oikeat tyypit.
  • Virheellinen lukujärjestys: Korjaa Lukujärjestys-työkalulla.
  • Puuttuvat kirjanmerkit: Lisää kirjanmerkit pitkiin dokumentteihin.
  • Määrittelemätön dokumenttikieli: Aseta dokumentin kieli ominaisuuksista.

Dokumentin saavutettavuutta kannattaa testata myös ruudunlukuohjelmilla, kuten NVDA:lla tai JAWS:lla, saadaksesi käytännön käsityksen siitä, miten apuvälineitä käyttävät henkilöt kokevat dokumentin.

Miten muunnat olemassa olevan PDF-tiedoston saavutettavaksi?

Olemassa olevien, erityisesti skannattujen PDF-tiedostojen muuntaminen saavutettaviksi on mahdollista PDF-XChange PRO -ohjelmistolla, vaikka se vaatiikin enemmän työtä kuin saavutettavan dokumentin luominen alusta alkaen.

Skannatun PDF-tiedoston muuntaminen saavutettavaksi:

  1. Suorita OCR-tekstintunnistus: Valitse ”Koti” > ”OCR sivut” tai käytä tehostettua OCR-toimintoa V9-versiossa.
  2. Merkitse dokumentti: ”Saavutettavuus” > ”Merkitse asiakirja”.
  3. Tarkista ja korjaa dokumentin rakenne: Käytä ”Lukujärjestys”-työkalua ja ”Tunnisteet”-paneelia.
  4. Lisää metatiedot: Määritä dokumentin otsikko, kieli ja muut ominaisuudet.
  5. Lisää vaihtoehtoiset tekstit: Käy läpi kaikki kuvat ja graafiset elementit.
  6. Luo kirjanmerkit: Lisää navigointiapuja pitkiin dokumentteihin.

Useiden dokumenttien käsittely PDF-Toolsilla:

Jos sinulla on useita dokumentteja muunnettavana, voit hyödyntää PDF-Tools-komponenttia, joka mahdollistaa useiden tiedostojen käsittelyn kerralla. Voit luoda työkalun, joka suorittaa OCR-tekstintunnistuksen, merkitsee dokumentit ja tekee muita saavutettavuuteen liittyviä toimenpiteitä automaattisesti.

Muista, että automaattinen muuntaminen ei koskaan tuota täydellistä tulosta, joten lopputulos kannattaa aina tarkistaa ja viimeistellä manuaalisesti.

Saavutettavuuden keskeiset hyödyt

Saavutettavien PDF-dokumenttien luominen tuo organisaatiolle useita merkittäviä hyötyjä. Näiden hyötyjen ymmärtäminen auttaa perustelemaan saavutettavuuteen panostamisen tärkeyden.

Saavutettavien PDF-dokumenttien keskeisimmät hyödyt:

  • Lainsäädännön noudattaminen: Vältyt mahdollisilta sanktioilta ja valituksilta, joita saavutettavuuslainsäädännön laiminlyönti voi aiheuttaa.
  • Laajempi kohdeyleisö: Dokumenttisi tavoittavat myös käyttäjät, joilla on erityistarpeita.
  • Parantunut käytettävyys kaikille: Saavutettavat dokumentit ovat yleensä selkeämpiä ja helppokäyttöisempiä kaikille käyttäjille.
  • Ammattimainen imago: Saavutettavuus osoittaa, että organisaatiosi välittää kaikista käyttäjistä.
  • Hakukoneoptimointi: Saavutettavat dokumentit ovat usein paremmin hakukoneiden löydettävissä.

PDF-XChange PRO tarjoaa monipuoliset työkalut saavutettavien PDF-tiedostojen luomiseen ja muokkaamiseen. Ohjelmiston helppokäyttöiset saavutettavuustoiminnot mahdollistavat sekä uusien saavutettavien dokumenttien luomisen että olemassa olevien tiedostojen muuntamisen saavutettaviksi.

Haluatko tutustua tarkemmin PDF-XChange PRO:n saavutettavuusominaisuuksiin? Lataa ohjelmiston ilmainen testiversio ja tutustu kattavaan saavutettavuusohjeeseen, josta löydät yksityiskohtaiset ohjeet saavutettavien PDF-dokumenttien luomiseen.

Samankaltaiset artikkelit