PDF-XChange Editor 11 otetaan käyttöön yrityksessä hankkimalla organisaation tarpeisiin sopiva lisenssi, asentamalla ohjelmisto yrityksen Windows-koneille ja ottamalla käyttöön tarvittavat ominaisuudet. Ohjelmisto on osa PDF-XChange PRO -pakettia, joka sisältää Editor Plussan, PDF-Toolsin ja PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimen. Seuraavissa osioissa käymme läpi kaikki käyttöönottoon liittyvät keskeiset kysymykset vaihe vaiheelta.
Mitä lisenssivaihtoehtoja PDF-XChange Editor 11 tarjoaa yrityksille?
PDF-XChange Editor 11 on saatavilla osana PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettia pysyvänä lisenssimallina, jossa yritys maksaa ohjelmistosta kerran eikä sitoudu jatkuvaan kuukausimaksuun. Lisenssi sisältää aina yhden vuoden ylläpitosopimuksen, joka kattaa päivitykset ja suomenkielisen tuen. Lisenssejä voidaan hankkia yksittäisille käyttäjille tai suuremmille käyttäjämäärille organisaation koon mukaan.
Pysyvä lisenssi on merkittävä etu verrattuna tilausmallisiin PDF-ratkaisuihin. Kun ohjelmisto on hankittu, se jää yrityksen käyttöön ilman jatkuvaa maksuvelvoitetta. Ylläpitosopimuksen voimassa ollessa yritys saa käyttöönsä uusimmat tietoturvapäivitykset ja ominaisuudet sekä suomenkielisen sähköposti- ja puhelintuen.
Uuden lisenssin hankinnan yhteydessä on mahdollista ottaa yksi tai kaksi lisävuotta ylläpitoa kerralla, jolloin ylläpitosopimus on voimassa yhteensä kaksi tai kolme vuotta. Tämä on kustannustehokkaampi vaihtoehto kuin ylläpidon jatkaminen erikseen sopimuksen umpeuduttua. Suosittelemme harkitsemaan pidempää ylläpitosopimusta erityisesti silloin, kun ohjelmisto on laajassa käytössä useilla käyttäjillä.
Miten PDF-XChange Editor 11 asennetaan yrityksen koneille?
PDF-XChange Editor 11 asennetaan yrityksen Windows-koneille lataamalla asennuspaketti ja syöttämällä hankittu lisenssiavain asennuksen yhteydessä. Ohjelmisto tukee myös Terminal Server- ja Citrix-ympäristöjä, mikä mahdollistaa keskitetyn käyttöönoton suuremmissa organisaatioissa. Asennuksen voi suorittaa joko yksittäisille koneille tai hallita sitä keskitetysti IT-osaston toimesta.
Asennusprosessissa kannattaa huomioida seuraavat vaiheet:
- Lataa ohjelmiston ilmainen testiversio tai täysversion asennuspaketti valmistajan sivustolta.
- Käynnistä asennusohjelma ja hyväksy käyttöehdot.
- Syötä lisenssiavain asennuksen aikana tai ohjelman ensimmäisen käynnistyksen yhteydessä.
- Valitse asennettavat komponentit tarpeen mukaan: Editor Plus, PDF-Tools ja PDF-XChange Standard sisältyvät kaikki PRO-pakettiin.
- Valitse käyttöliittymän kieli, esimerkiksi suomi.
Terminal Server- ja Citrix-ympäristöissä asennus tehdään palvelimelle, josta kaikki käyttäjät pääsevät ohjelmistoon. Tämä yksinkertaistaa hallintaa merkittävästi, kun päivitykset ja asetukset voidaan hallita keskitetysti yhden asennuksen kautta.
Voiko PDF-XChange Editoria ottaa käyttöön ilman IT-osastoa?
Kyllä, PDF-XChange Editor voidaan ottaa käyttöön myös ilman IT-osastoa. Ohjelmiston asennus yksittäiselle Windows-koneelle on suoraviivainen prosessi, jonka pystyy suorittamaan tavallinen tietokoneen käyttäjä ilman erityistä teknistä osaamista. Lisenssiavain syötetään asennuksen yhteydessä, minkä jälkeen ohjelma on välittömästi käyttövalmis.
Pienissä yrityksissä, joissa ei ole erillistä IT-osastoa, asennus onnistuu kätevästi suoraan käyttäjän toimesta. Ohjelmisto toimii Windows-ympäristössä eikä vaadi erityisiä palvelinratkaisuja tai verkkoinfrastruktuuria yksittäiskäytössä. Suomenkielinen käyttöohje on lisensoitujen käyttäjien saatavilla, ja se tukee itsenäistä käyttöönottoa selkeiden ohjeidensa ansiosta.
Suuremmissa organisaatioissa, joissa ohjelmisto asennetaan kymmenille tai sadoille koneille, IT-osaston osallistuminen on kuitenkin suositeltavaa erityisesti Terminal Server- tai Citrix-ympäristöissä. Tällöin keskitetty hallinta tehostaa asennusta ja varmistaa yhtenäiset asetukset kaikille käyttäjille. Lisätietoja asennuksesta löydät käyttöohjeistamme.
Mitä ominaisuuksia kannattaa ottaa käyttöön heti asennuksen jälkeen?
Heti asennuksen jälkeen kannattaa ottaa käyttöön OCR-tekstintunnistus, PDF-XChange Standard -virtuaalitulostin sekä MS Office -liitäntä, sillä nämä ominaisuudet tehostavat päivittäistä työskentelyä eniten. Näiden lisäksi DocuSign-integraatio ja digitaalinen allekirjoitus ovat keskeisiä ominaisuuksia yrityskäytössä, jos sähköinen allekirjoitus on osa työnkulkua.
Dokumenttien käsittelyn perustyökalut
Ensimmäisenä kannattaa varmistaa, että PDF-XChange Standard -virtuaalitulostin on käytössä. Sen avulla voi tulostaa PDF-tiedostoja suoraan mistä tahansa Windows-ohjelmasta, ja se tukee myös arkistomuodon PDF/A-tulostusta. Tekstin suora muokkaus, sivujen lisäys ja poisto sekä tiedostojen yhdistäminen ovat ominaisuuksia, jotka kannattaa testata heti käyttöönoton yhteydessä.
Yhteistyötä ja tietoturvaa tukevat toiminnot
Digitaalinen allekirjoitus ja salasanasuojaus ovat tärkeitä ominaisuuksia, kun käsitellään luottamuksellisia asiakirjoja. DocuSign-integraatio (versiosta 9, build 353.0 eteenpäin) mahdollistaa sähköisen allekirjoitusprosessin suoraan ohjelmistosta. Microsoft AIP- ja Azure Purview -tuki (versiosta 10.4.0.388 eteenpäin) ovat erityisen hyödyllisiä yrityksille, joilla on käytössä Microsoftin tietosuojatyökalut. Luottamuksellisen sisällön lopullinen poistaminen dokumentista on myös ominaisuus, joka kannattaa ottaa käyttöön heti tarpeen mukaan.
Miten PDF-XChange PRO eroaa muista yrityksen PDF-ratkaisuista?
PDF-XChange PRO eroaa monista kilpailevista PDF-ratkaisuista ennen kaikkea pysyvän lisensointimallinsa ja kattavan ominaisuusvalikoimansa yhdistelmällä. Siinä missä monet tunnetut PDF-ohjelmistot, kuten Adobe Acrobat Pro, myydään kuukausittaisena tai vuosittaisena tilauksena, PDF-XChange PRO on hankittavissa pysyvällä lisenssillä, joka ei edellytä jatkuvaa maksuvelvoitetta.
Ominaisuuksiltaan PDF-XChange PRO tarjoaa Adobe Acrobat Prohon verrattavat toiminnot, kuten tekstin ja kuvien suoran muokkauksen PDF-dokumentissa, täydennettävien lomakkeiden luomisen, OCR-tekstintunnistuksen sekä dokumenttien viemisen Word-, Excel- ja PowerPoint-muotoihin. Ohjelmisto sisältää myös edistyneitä toimintoja, kuten kahden PDF-dokumentin vertailun muutosten löytämiseksi sekä mittaustyökalut etäisyyden, kehän ja alueen laskemiseen.
Suomalaisille yrityksille merkittävä etu on suomenkielinen ohjelmistoversio, suomenkielinen käyttöohje sekä maksuton sähköposti- ja puhelintuki lisensoituille käyttäjille. Tämä erottaa PDF-XChange PRO:n monista kansainvälisistä kilpailijoistaan, joiden tuki on saatavilla vain englanniksi. PDF-Tools-komponentti mahdollistaa myös kokonaisten kansioiden käsittelyn kerralla ja toistuvien PDF-rutiinien automatisoinnin omilla työkaluilla.
Mistä saa suomenkielistä tukea PDF-XChange Editorin käyttöönottoon?
Suomenkielistä tukea PDF-XChange Editorin käyttöönottoon tarjoavat meillä Mmprossa lisensoitujen käyttäjien maksuton sähköposti- ja puhelintuki sekä suomenkielinen käyttöohje. Tuki on saatavilla koko ylläpitosopimuksen voimassaoloajan, ja se kattaa niin asennukseen, lisensiointiin kuin ohjelmiston ominaisuuksiin liittyvät kysymykset.
Käyttöönottovaiheessa suomenkielinen käyttöohje on erityisen arvokas resurssi. Se opastaa ohjelmiston keskeisten ominaisuuksien käyttöön selkeästi ja käytännönläheisesti. Ohjeet löydät helposti käyttöohjeet-sivultamme, josta voit tutustua niihin omaan tahtiisi.
Jos harkitset PDF-XChange Editorin käyttöönottoa yrityksessäsi, suosittelemme aloittamaan lataamalla ohjelmiston testiversion. Testiversio antaa mahdollisuuden kokeilla ohjelmiston ominaisuuksia käytännössä ennen hankintapäätöstä, ja sen avulla voit arvioida, miten ohjelmisto sopii juuri teidän työnkulkuihinne.