Julkiselle sektorille ja kunnille parhaiten sopiva PDF-ohjelma on sellainen, joka tukee PDF/A-arkistointimuotoa, sähköistä allekirjoitusta, tietoturvaa ja OCR-tekstintunnistusta samassa paketissa. PDF-XChange PRO täyttää nämä vaatimukset kattavasti ja on jo laajalti käytössä suomalaisissa kunnissa, yliopistoissa ja viranomaisorganisaatioissa. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, jotka julkisen sektorin hankintapäättäjien kannattaa huomioida PDF-ohjelmistoa valitessaan.
Mitä vaatimuksia julkinen sektori asettaa PDF-ohjelmistolle?
Julkinen sektori asettaa PDF-ohjelmistolle vaatimuksia, jotka liittyvät arkistointistandardeihin, tietoturvaan, saavutettavuuteen ja asiakirjojen hallintaan. Ohjelmiston on tuettava virallisia tiedostomuotoja, kuten PDF/A:ta, mahdollistettava sähköinen allekirjoitus ja täytettävä julkishallinnon tietoturvavelvoitteet. Lisäksi suomenkielinen käyttöliittymä ja tuki ovat käytännön työssä merkittäviä etuja.
Kuntien ja viranomaisten asiakirjahallinta on tarkasti säänneltyä. Dokumentteja on säilytettävä pitkäaikaisesti, niiden eheys on voitava todentaa ja niiden on oltava saavutettavia myös tulevaisuudessa. Tämä tarkoittaa käytännössä, että PDF-ohjelmisto julkishallinnossa ei voi olla pelkkä lukuohjelma, vaan sen on katettava koko asiakirjan elinkaari luomisesta arkistointiin.
Julkisen sektorin PDF-käsittelyyn liittyvät keskeiset vaatimukset voidaan tiivistää seuraavasti:
- Tuki PDF/A-arkistointimuodolle pitkäaikaissäilytystä varten
- Sähköinen allekirjoitus ja digitaalinen todentaminen
- Salasanasuojaus ja tietoturvallinen sisällönhallinta
- OCR-tekstintunnistus skannattujen asiakirjojen käsittelyyn
- Täydennettävien lomakkeiden luonti ja hallinta
- Saavutettavat PDF-tiedostot esteettömyysvaatimusten mukaisesti
- Suomenkielinen käyttöliittymä ja tekninen tuki
Miksi PDF/A-arkistointimuoto on tärkeä kunnille?
PDF/A on kansainvälinen ISO-standardi, joka on suunniteltu erityisesti asiakirjojen pitkäaikaissäilytystä varten. Kunnille se on tärkeä siksi, että julkishallinnon asiakirjoja on lain mukaan säilytettävä vuosikymmeniä tai jopa pysyvästi, ja PDF/A varmistaa, että tiedosto pysyy luettavana ja eheänä riippumatta tulevista ohjelmistomuutoksista.
Tavallinen PDF-tiedosto voi sisältää elementtejä, kuten ulkoisia fontteja tai salattua sisältöä, jotka voivat aiheuttaa ongelmia pitkällä aikavälillä. PDF/A-muoto kieltää tällaiset elementit ja varmistaa, että kaikki tiedoston sisältö on täysin itseriittoinen. Tämä tekee siitä arkistointiin soveltuvan formaatin, johon viranomaiset voivat luottaa.
PDF-XChange Standard, joka sisältyy PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettiin, mahdollistaa tulostuksen suoraan PDF/A-muotoon kaikista Windows-ohjelmista. Tämä tarkoittaa, että kunnan työntekijä voi luoda arkistointikelpoisen asiakirjan suoraan esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmasta ilman ylimääräisiä työvaiheita.
Miten PDF-ohjelmisto tukee sähköistä allekirjoitusta ja tietoturvaa?
PDF-ohjelmisto tukee sähköistä allekirjoitusta mahdollistamalla digitaalisten allekirjoitusten lisäämisen ja todentamisen suoraan PDF-tiedostoon. Tietoturvan osalta keskeisiä ominaisuuksia ovat salasanasuojaus, luottamuksellisen sisällön pysyvä poistaminen ja tuki tietoturvaluokittelujärjestelmille. Nämä ominaisuudet ovat julkiselle sektorille välttämättömiä.
PDF-XChange Editor Plus sisältää digitaalisen allekirjoituksen tuen sekä DocuSign-integraation, joka mahdollistaa sähköisen allekirjoitusprosessin suoraan ohjelmiston sisältä. Lisäksi ohjelmisto tukee Microsoft AIP -tietosuojajärjestelmää sekä Microsoft Azure Purview -alustaa, jotka ovat yleisesti käytössä julkishallinnon tietoturva-arkkitehtuurissa.
Tietoturvan kannalta merkittävä ominaisuus on myös mahdollisuus poistaa luottamuksellista sisältöä dokumentista lopullisesti. Tämä niin sanottu redaktointi on tärkeää tilanteissa, joissa viranomainen julkaisee asiakirjoja, joista on ensin poistettava salassa pidettävät tiedot. Salasanasuojaus puolestaan estää asiattoman pääsyn arkaluonteisiin tiedostoihin.
Mitä eroa on PDF-XChange PRO:n ja Adobe Acrobatin välillä julkiselle sektorille?
Keskeinen ero PDF-XChange PRO:n ja Adobe Acrobatin välillä julkiselle sektorille on lisensointimalli ja kustannusrakenne. PDF-XChange PRO myydään pysyvänä lisenssipakettina ylläpitosopimuksineen, kun taas Adobe Acrobat perustuu jatkuvaan tilausmaksuun. Ominaisuuksiltaan molemmat ohjelmistot kattavat julkishallinnon keskeiset PDF-käsittelytarpeet.
Julkisen sektorin hankintapäätöksissä budjettiennustettavuus on tärkeää. Pysyvä lisenssi tarkoittaa, että ohjelmistosta maksetaan kerran, ja ylläpitosopimus kattaa päivitykset ja tuen sovitun kauden ajan. Uuden lisenssin hankintaan on mahdollista liittää yksi tai kaksi lisävuotta ylläpitoa heti hankinnan yhteydessä, jolloin kokonaiskustannus on edullisempi kuin ylläpitosopimuksen jatkaminen myöhemmin erikseen.
Käytännön ominaisuuksien osalta PDF-XChange PRO tarjoaa julkiselle sektorille vertailukelpoisen työkaluston Adobe Acrobat Prohon nähden. Molemmat tukevat PDF/A-arkistointia, sähköistä allekirjoitusta, OCR-tekstintunnistusta ja lomakkeita. PDF-XChange PRO:n etuna on lisäksi suomenkielinen käyttöliittymä, suomenkielinen käyttöohje sekä maksuton suomenkielinen sähköposti- ja puhelintuki lisensoiduille käyttäjille, mikä on käytännön työssä merkittävä etu.
Miten OCR-toiminto hyödyttää kuntien asiakirjahallintaa?
OCR-toiminto eli optinen tekstintunnistus muuntaa skannatut asiakirjat hakukelpoisiksi ja muokattaviksi teksteiksi. Kuntien asiakirjahallinnassa tämä on erittäin hyödyllistä, koska suuri osa vanhemmasta arkistomateriaalista on paperidokumentteja tai skannauksista syntyneitä kuvatiedostoja, joiden sisältöä ei ilman OCR:ää pysty hakemaan tai muokkaamaan.
PDF-XChange Editor Plus sisältää tehostetun OCR-tekstintunnistuksen, joka toimii myös kuvatiedostoissa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kunnan arkistosta löytyvä vanha paperidokumentti voidaan skannata, ajaa OCR-prosessi läpi ja tallentaa hakukelpoisena PDF/A-tiedostona. Tuloksena syntyy arkistokelpoinen asiakirja, jonka sisältö on täysin indeksoitu ja helposti löydettävissä.
OCR-toiminto hyödyttää myös päivittäistä asiakirjahallintaa. Saapuvat paperiset hakemukset, sopimukset tai lausunnot voidaan muuntaa digitaaliseen, muokattavaan muotoon nopeasti. Tämä vähentää manuaalista tietojen uudelleensyöttöä ja nopeuttaa asiakirjojen käsittelyä merkittävästi.
Mikä PDF-ohjelma sopii parhaiten julkisen sektorin tarpeisiin?
Julkisen sektorin tarpeisiin parhaiten sopiva PDF-ohjelma on sellainen, joka yhdistää PDF/A-arkistointimuodon, sähköisen allekirjoituksen, OCR-tekstintunnistuksen, tietoturvaominaisuudet ja saavutettavuuden yhteen kustannustehokkaaseen pakettiin. PDF-XChange PRO täyttää nämä kriteerit ja on jo vakiintunut käyttöön suomalaisissa kunnissa, yliopistoissa ja viranomaisorganisaatioissa.
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti koostuu kolmesta toisiaan täydentävästä komponentista: PDF-XChange Editor Plus hoitaa asiakirjojen muokkauksen, kommentoinnin ja allekirjoittamisen, PDF-Tools mahdollistaa useiden dokumenttien samanaikaisen käsittelyn ja toistuvien rutiinien automatisoinnin, ja PDF-XChange Standard -virtuaalitulostin mahdollistaa PDF-tulostuksen suoraan PDF/A-arkistointimuotoon kaikista Windows-sovelluksista.
Julkishallinnon näkökulmasta ohjelmiston vahvuudet voidaan tiivistää seuraavasti:
- Kattava PDF/A-tuki pitkäaikaissäilytystä varten
- Digitaalinen allekirjoitus ja DocuSign-integraatio
- Microsoft AIP- ja Azure Purview -tuki julkishallinnon tietoturva-arkkitehtuuriin
- Tehostettu OCR myös skannatuille asiakirjoille
- Saavutettavat PDF-tiedostot esteettömyysvaatimusten mukaisesti
- Suomenkielinen käyttöliittymä, käyttöohje ja maksuton tuki
- Pysyvä lisenssi ennustettavine kustannuksineen
Ohjelmistoon voi tutustua ennen hankintapäätöstä ilmaisen testiversion avulla, jolloin julkisen sektorin organisaatio voi varmistua siitä, että ohjelmisto vastaa juuri omia tarpeitaan ennen lisenssin hankkimista.