PDF-dokumentit ovat nykyään yksi yleisimmistä tiedostomuodoista yrityselämän tiedonvaihdossa. Niiden avulla voidaan jakaa tekstiä, kuvia ja grafiikkaa alkuperäisessä muodossaan vastaanottajan laitteesta riippumatta. Usein kuitenkin kohtaamme tilanteita, joissa tarvitsee jakaa suurikokoisia PDF-tiedostoja, ja silloin jakaminen voi muodostua haasteelliseksi. Sähköpostipalvelujen liitetiedostorajoitukset, hitaat latausajat tai tietoturvakysymykset voivat vaikeuttaa prosessia. Tässä artikkelissa käsittelemme tehokkaita keinoja, joilla voit helpottaa suurten PDF-tiedostojen jakamista hyödyntäen PDF-XChange PRO -ohjelmiston monipuolisia ominaisuuksia.
Miksi suurten PDF-tiedostojen jakaminen on haastavaa?
Suurten PDF-tiedostojen jakaminen törmää usein teknisiin rajoituksiin. Useimmat sähköpostipalvelut rajoittavat liitetiedostojen kokoa tyypillisesti 10-25 megatavuun. Tämä aiheuttaa ongelmia, kun dokumentit sisältävät korkearesoluutioisia kuvia, kaavioita tai muuta raskasta mediasisältöä. Lisäksi suurikokoisten tiedostojen latausajat voivat olla pitkiä hitaammilla internet-yhteyksillä, mikä heikentää työnkulun tehokkuutta.
Toinen merkittävä haaste on tietoturva. Kun dokumentteja jaetaan organisaation ulkopuolelle, on tärkeää varmistaa, että tiedot ovat suojattuja ja että vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy niihin. Myös dokumenttien käyttöoikeuksien hallinta muodostuu usein haasteelliseksi ilman asianmukaisia työkaluja.
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti tarjoaa monipuolisia ratkaisuja näihin haasteisiin. Ohjelma sisältää PDF-XChange Editor Plus -muokkausohjelman, PDF-Tools -työkalupaketin sekä PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimen, joiden avulla suurten PDF-tiedostojen käsittely ja jakaminen helpottuu huomattavasti.
1. PDF-tiedoston pakkaaminen pienempään kokoon
Yksi tehokkaimmista tavoista helpottaa suurten PDF-tiedostojen jakamista on pienentää niiden tiedostokokoa. PDF-XChange PRO sisältää kehittyneet pakkausominaisuudet, joiden avulla voidaan merkittävästi pienentää PDF-tiedoston kokoa ilman, että dokumentin laatu kärsii huomattavasti.
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa voit optimoida PDF-tiedoston kokoa valitsemalla ”Tiedosto” > ”Dokumentin ominaisuudet” > ”Optimoi”. Ohjelma tarjoaa useita pakkaustasoja, jotka soveltuvat eri käyttötarkoituksiin. Voit valita esimerkiksi web-käyttöön optimoidun pakkauksen, joka pienentää tiedostoa huomattavasti, tai korkeamman laadun pakkauksen, joka säilyttää paremmin dokumentin alkuperäisen ulkoasun. Kuvatiivistyksen taso, resoluutio ja värisyvyys ovat kaikki säädettävissä tarpeidesi mukaan.
PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimella voit luoda jo lähtökohtaisesti optimaalisesti pakattuja PDF-tiedostoja. Määrittämällä pakkausasetukset etukäteen tulostusasetuksiin, saat pienennettyä tiedoston kokoa jo luomisvaiheessa. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun tiedät jo dokumenttia luodessasi, että se tullaan jakamaan sähköpostitse tai muulla tavoin, jossa tiedostokoko on rajoitettu.
2. Dokumentin jakaminen pienempiin osiin
Kun PDF-tiedoston pakkaaminen ei riitä tai halutaan säilyttää dokumentin alkuperäinen laatu, on järkevää jakaa dokumentti pienempiin osiin. PDF-XChange Editor Plus versiossa 9 on kätevä ”Dokumentin jakaminen tiedostokoon mukaan” -toiminto, jolla voit pilkkoa suuren PDF-dokumentin helpommin jaettaviin osiin.
Tämä toiminto löytyy ”Organisoi”-välilehdeltä kohdasta ”Jaa”. Voit määrittää joko maksimitiedostokoon, jonka mukaan ohjelma automaattisesti jakaa dokumentin sopiviin osiin, tai voit määrittää tarkan sivujaon itse. Tärkeää on huomata, että PDF-XChange Editor Plus säilyttää myös kirjanmerkit ja muut dokumentin rakenteelliset elementit jakamisprosessin aikana, joten dokumentin käytettävyys ei kärsi.
Jakamistoimintoa käytettäessä kannattaa huomioida dokumentin looginen rakenne. Paras käytäntö on jakaa dokumentti lukujen tai osioiden mukaan niin, että kukin osa muodostaa järkevän kokonaisuuden. Tämä helpottaa vastaanottajan työtä dokumenttien käsittelyssä.
3. Miten varmistaa tiedoston suojaus ja käyttöoikeudet?
Suurten PDF-tiedostojen jakamisessa tietoturva on usein yhtä tärkeää kuin itse jakamisen tekninen toteutus. PDF-XChange PRO tarjoaa monipuoliset työkalut dokumenttien suojaamiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan.
Salasanasuojauksen lisääminen onnistuu helposti PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa ”Suojaa”-välilehdeltä. Voit määrittää erikseen salasanan dokumentin avaamiseen (dokumenttisalasana) sekä salasanan, joka rajoittaa dokumentin muokkaamista, tulostamista tai sisällön kopioimista (käyttöoikeussalasana). Tämä kaksitasoinen suojaus antaa tarkan kontrollin siihen, mitä vastaanottaja voi dokumentilla tehdä.
PDF-XChange PRO tukee myös digitaalista allekirjoitusta, joka varmistaa dokumentin eheyden ja lähettäjän identiteetin. Digitaalinen allekirjoitus lisätään ”Suojaa”-välilehdeltä valitsemalla ”Allekirjoita dokumentti”. Voit käyttää olemassa olevaa digitaalista varmennetta tai luoda uuden PDF-XChange Editorissa. Varmennettu dokumentti näyttää vastaanottajalle, että sitä ei ole muutettu allekirjoituksen jälkeen.
Erityisesti yrityskäytössä on usein tärkeää rajoittaa dokumentin käyttöoikeuksia, kuten tulostusta, kopiointia tai muokkausta. Nämä rajoitukset voidaan asettaa ”Suojaa”-välilehden kautta kohdassa ”Käyttöoikeudet”.
4. PDF-tiedostojen tehokas yhdistely ja hallinnointi
Ennen suurten PDF-tiedostojen jakamista on usein hyödyllistä tarkastella dokumentin rakennetta ja poistaa tarpeettomat osat. PDF-XChange Editor Plus tarjoaa monipuoliset työkalut tiedostojen yhdistelyyn ja hallinnointiin.
”Organisoi”-välilehdeltä löytyvät työkalut sivujen lisäämiseen, poistamiseen ja uudelleenjärjestämiseen. Voit helposti poistaa turhat sivut, yhdistellä useita dokumentteja tai vaikka kääntää sivujärjestyksen. PDF-XChange PRO:n uusimmissa versioissa on myös ”Tyhjien sivujen tunnistus ja poisto” -toiminto, joka automaattisesti havaitsee ja poistaa tyhjät sivut dokumentista.
PDF-Tools -sovelluksella voit käsitellä useita PDF-tiedostoja kerralla. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun sinulla on useita pieniä dokumentteja, jotka haluat yhdistää loogiseksi kokonaisuudeksi ennen jakamista. PDF-Toolsissa voit myös luoda omia työkaluketjuja usein toistuville toiminnoille, mikä tehostaa työnkulkua huomattavasti.
Versiosta 9.2.357.0 eteenpäin PDF-XChange PRO tukee myös parannettua portfolioiden luomista, tulostusta ja esikatselua. Portfolion avulla voit pakata useita dokumentteja yhteen PDF-tiedostoon säilyttäen silti kunkin dokumentin itsenäisenä kokonaisuutena.
5. Pilvipalvelujen ja linkkien hyödyntäminen jakelussa
Nykyaikaisessa työympäristössä pilvipalvelut ovat yhä tärkeämpi osa dokumenttien jakamista. PDF-XChange PRO tarjoaa integraatiomahdollisuuksia eri pilvipalveluiden kanssa, mikä helpottaa suurten tiedostojen jakamista.
PDF-XChange Editor Plus mahdollistaa URL-linkkien lisäämisen dokumentteihin, jolloin voit sisällyttää dokumenttiin suoria linkkejä verkkopohjaisiin resursseihin. Tämä on hyödyllistä, kun haluat viitata suuriin tiedostoihin, jotka on tallennettu pilvipalveluun, sen sijaan että sisällyttäisit ne itse PDF:ään.
Versiossa 9 (build 353.0 ja uudemmat) on myös DocuSign-integraatio, joka mahdollistaa dokumenttien lähettämisen suoraan allekirjoitettavaksi DocuSign-palveluun. Tämä yhdistää sähköisen allekirjoituksen ja tiedostojen jakamisen saumattomaksi prosessiksi, mikä on erityisen hyödyllistä sopimusten ja virallisten dokumenttien käsittelyssä.
Microsoft Azure Purview -tuki (versiosta 10.4.0.388 eteenpäin) ja Microsoft AIP -tuki (versiosta 9.1.356.0 eteenpäin) tarjoavat lisämahdollisuuksia yritystason dokumentinhallintaan ja tietoturvaan suurten tiedostojen jakelussa..
Jos haluat tutustua PDF-XChange PRO -ohjelmiston ominaisuuksiin tarkemmin, voit ladata ilmaisen testiversiomme. Testiversio toimii ilman aikarajaa, mutta sillä luotuihin PDF-tiedostoihin tulee vesileimat. Lisäksi suosittelemme tutustumaan suomenkieliseen käyttöohjeeseen, jossa on yksityiskohtaiset ohjeet kaikkiin ohjelmiston toimintoihin.
Lisensoiduille käyttäjille tarjoamme maksuttoman suomenkielisen sähköposti- ja puhelintuen, joten apua on aina saatavilla teknisten haasteiden ilmetessä.