PDF-tiedostojen käsittely on nykyisin olennainen osa lähes jokaisen toimistotyöntekijän ja yrittäjän arkea. Usein vastaan tulee tarve lisätä tekstiä jo olemassa olevaan PDF-dokumenttiin. Tehtävä voi vaikuttaa haastavalta, mutta oikeilla työkaluilla se onnistuu helposti. PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet tekstin lisäämiseen PDF-dokumentteihin. Ohjelmistopaketti toimii Windows-ympäristössä ja sisältää suomenkielisen version, mikä tekee sen käytöstä erityisen sujuvaa suomalaisille käyttäjille. Tässä artikkelissa esittelemme viisi helppoa tapaa lisätä tekstiä PDF-dokumentteihin käyttäen PDF-XChange PRO -ohjelmiston työkaluja.
Miksi tekstin lisääminen PDF-tiedostoihin on tärkeää?
PDF-tiedostot ovat suosittuja niiden yhtenäisen ulkoasun ja laajan yhteensopivuuden ansiosta. Kuitenkin tilanteet, joissa PDF-dokumenttiin tarvitsee lisätä tekstiä, ovat yleisiä. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi lomakkeiden täyttäminen, dokumenttien kommentointi tai olemassa olevien tiedostojen päivittäminen.
Perinteisesti PDF-tiedostojen muokkaus on ollut haastavaa ja vaatinut kalliita erikoisohjelmistoja. PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti tarjoaa kustannustehokkaan ratkaisun tähän ongelmaan. Se sisältää PDF-XChange Editor Plus -ohjelman, PDF-Toolsin ja PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimen, jotka yhdessä mahdollistavat monipuolisen PDF-dokumenttien käsittelyn. Lisensoiduille käyttäjille on tarjolla suomenkielinen käyttöohje sekä maksuton sähköposti- ja puhelintuki, mikä tekee ohjelmiston käytöstä erityisen sujuvaa kotimaisille käyttäjille.
1: Tekstin suora muokkaus PDF-XChange Editor Plus -ohjelmalla
PDF-XChange Editor Plus -ohjelman tekstinmuokkaustyökalu on tehokas tapa lisätä tai muokata tekstiä suoraan PDF-dokumentissa. Toisin kuin monissa muissa PDF-ohjelmissa, Editor Plus tunnistaa älykkäästi dokumentissa käytetyt fontit ja pyrkii säilyttämään alkuperäisen muotoilun.
Tekstin lisääminen tapahtuu valitsemalla ”Muokkaa”-valikosta ”Muokkaa sisältöä” tai käyttämällä työkaluriviltä löytyvää tekstityökalua. Ohjelma mahdollistaa sekä olemassa olevan tekstin muokkaamisen että uuden tekstin lisäämisen mihin tahansa kohtaan dokumenttia. Voit säätää lisäämäsi tekstin fonttia, kokoa, väriä ja muita ominaisuuksia vastaamaan dokumentin alkuperäistä ulkoasua.
Erityisen hyödyllinen ominaisuus on mahdollisuus kopioida ja liittää tekstiä suoraan PDF-tiedostoon. Tämä tekee esimerkiksi sopimuksien tai raporttien päivittämisestä nopeaa ja vaivatonta.
2: Kommentti- ja huomautustyökalujen hyödyntäminen
Jos et halua muuttaa alkuperäistä PDF-dokumenttia, kommentointi- ja huomautustyökalut tarjoavat erinomaisen vaihtoehdon tekstin lisäämiseen. PDF-XChange Editor Plus sisältää laajan valikoiman erilaisia kommenttityökaluja, kuten huomautustarrat, puhekuplat ja tekstiruudut.
Kommenttityökalut löytyvät ”Kommentit”-valikosta tai suoraan työkaluriviltä. Huomautustarrat toimivat kuin digitaaliset muistilaput, joihin voit kirjoittaa tekstiä. Puhekuplat taas ovat erityisen hyödyllisiä, kun haluat kohdistaa kommentin tiettyyn dokumentin kohtaan. Tekstiruutujen avulla voit lisätä pidempiä tekstiosioita mihin tahansa kohtaan dokumenttia.
Nämä työkalut ovat erityisen hyödyllisiä yhteistyöprojekteissa, dokumenttien tarkastusprosesseissa ja opetuskäytössä, sillä ne eivät muuta alkuperäistä dokumenttia vaan toimivat ylimääräisenä kerroksena sen päällä.
3: Lomakekenttien luominen ja täyttäminen
PDF-XChange Editor Plus mahdollistaa täytettävien lomakekenttien luomisen ja muokkaamisen. Tämä on erittäin hyödyllinen ominaisuus, kun haluat luoda lomakkeita, joita muut voivat täyttää sähköisesti.
Lomaketyökalut löytyvät ”Lomake”-valikosta. Voit luoda erilaisia lomakekenttiä, kuten tekstikenttiä, valintaruutuja, pudotusvalikoita ja painikkeita. Tekstikentät ovat yleisimpiä ja niiden avulla käyttäjät voivat lisätä tekstiä määrättyihin kohtiin lomaketta.
Erityisen hyödyllistä on, että voit määrittää lomakekenttien ominaisuuksia, kuten fonttia, kokoa ja sitä, onko kenttä pakollinen täyttää. Lisäksi täytetyn lomakkeen tiedot voidaan tallentaa ja lomake voidaan tyhjentää uudelleenkäyttöä varten, mikä tekee prosessista paperitonta ja tehokasta.
4: OCR-tekstintunnistuksen hyödyntäminen skannatuissa dokumenteissa
Skannattuja dokumentteja käsiteltäessä OCR-tekstintunnistus (Optical Character Recognition) on korvaamaton työkalu. PDF-XChange PRO sisältää kehittyneen OCR-toiminnallisuuden, joka tunnistaa skannatuissa dokumenteissa tai kuvissa olevan tekstin ja muuntaa sen muokattavaksi.
OCR-toiminto löytyy ”Asiakirja”-valikosta kohdasta ”OCR-dokumentti”. Tekstintunnistuksen jälkeen voit lisätä tekstiä dokumenttiin samalla tavalla kuin alkuperäisesti digitaalisessa PDF-tiedostossa. Tämä on erityisen hyödyllistä vanhojen paperidokumenttien digitalisoinnissa, sillä se mahdollistaa niiden muokkaamisen ja tekstihakujen tekemisen.
PDF-XChange PRO:n OCR-toiminto tukee useita kieliä, mukaan lukien suomea, mikä parantaa tunnistuksen tarkkuutta suomenkielisissä dokumenteissa. Versio 9:ssä on lisäksi tehostettu OCR-tekstintunnistus, joka tarjoaa entistä tarkempia tuloksia.
5: Ylä- ja alatunnisteiden sekä vesileiman lisääminen
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa on tehokkaat työkalut ylä- ja alatunnisteiden sekä vesileimojen lisäämiseksi dokumentteihin. Nämä ovat erinomaisia tapoja lisätä toistuvaa tekstiä useille sivuille samanaikaisesti.
Ylä- ja alatunnisteet voidaan lisätä ”Järjestä”-valikosta kohdasta ”Ylä- ja alatunniste”. Voit lisätä tekstiä, joka toistuu jokaisella sivulla, kuten sivunumeroita, päivämääriä, organisaation nimeä tai dokumentin otsikkoa. Ohjelma tarjoaa useita muotoiluvaihtoehtoja, jotta tunnisteet sopivat dokumentin tyyliin.
Vesileima-työkalu puolestaan mahdollistaa tekstin lisäämisen dokumentin taustalle. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi luottamuksellisuusmerkintöjen, tekijänoikeustietojen tai yrityksen logon lisäämiseen dokumentteihin. Vesileimatoiminto löytyy myös ”Järjestä”-valikosta.
Tehosta PDF-työskentelyäsi oikeilla työkaluilla
PDF-dokumenttien tekstin lisäämiseen on monia tapoja, ja PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti tarjoaa kattavat työkalut kaikkiin näihin tarpeisiin. Suora tekstinmuokkaus, kommenttityökalut, lomakekentät, OCR-tekstintunnistus sekä ylä- ja alatunnisteet ovat kaikki tehokkaita tapoja lisätä tekstiä PDF-tiedostoihin tilanteesta riippuen.
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti sisältää myös useita muita hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten digitaalisen allekirjoituksen, salasanasuojauksen, kirjanmerkkien luonnin ja PDF-tiedostojen yhdistelyn. Lisäksi ohjelmisto on saatavilla suomeksi, ja lisensoiduille käyttäjille on tarjolla suomenkielistä tukea.
Tutustumalla ilmaiseen testiversioon voit kokeilla kaikkia näitä ominaisuuksia itse. Lisäksi suomenkielinen pikaohje auttaa sinut nopeasti alkuun ohjelmiston käytössä. Tehosta PDF-työskentelyäsi oikeilla työkaluilla ja tee tekstin lisäämisestä PDF-dokumentteihin vaivatonta!