OCR-tekstintunnistus (Optical Character Recognition) tarjoaa merkittäviä hyötyjä PDF-dokumenttien käsittelyssä muuntamalla skannatut tai kuvamuotoiset dokumentit hakukelpoisiksi ja muokattaviksi tiedostoiksi. OCR-teknologian avulla voidaan tunnistaa ja digitalisoida paperidokumenttien tekstisisältö, mikä mahdollistaa tiedon tehokkaamman käsittelyn, hakutoimintojen käytön ja dokumenttien muokkaamisen. Tämä teknologia säästää huomattavasti työaikaa, parantaa tietoturvaa ja tehostaa dokumenttien hallintaa organisaatioissa. PDF-XChange PRO -ohjelmistossa oleva tehostettu OCR-toiminto tarjoaa suomenkielisen tuen ja monipuoliset dokumentinkäsittelyominaisuudet.
Mitä OCR-tekstintunnistus tarkoittaa PDF-dokumenttien käsittelyssä?
OCR-tekstintunnistus on teknologia, joka tunnistaa ja muuntaa skannattujen tai kuvamuotoisten dokumenttien sisältämän tekstin digitaaliseksi, muokattavaksi tekstiksi. PDF-dokumenttien yhteydessä OCR mahdollistaa skannattujen paperidokumenttien muuttamisen hakukelpoisiksi ja muokattaviksi tiedostoiksi.
OCR-prosessissa ohjelma analysoi dokumentin kuvaelementit ja tunnistaa niistä kirjaimet, numerot ja muut merkit. Tunnistuksen jälkeen kuvadokumentin ”päällä” on näkymätön tekstikerros, joka mahdollistaa tekstihaut, kopioinnin ja muokkauksen. Tämä toimii myös valokuvista tai älypuhelimella otetuista dokumenttikuvista.
PDF-XChange PRO -ohjelmiston OCR-toiminto pystyy tunnistamaan tekstiä useilla kielillä, mukaan lukien suomen kielellä. Ohjelmisto tarjoaa tehostetun tekstintunnistuksen, joka tuottaa tarkkoja tuloksia myös haastavammissa dokumenteissa kuten käsinkirjoitetussa tekstissä tai taulukoissa.
Mitkä ovat OCR-tekstintunnistuksen tärkeimmät hyödyt yrityksen dokumenttien hallinnassa?
OCR-tekstintunnistuksen merkittävimmät hyödyt yrityksen dokumenttien hallinnassa ovat hakukelpoisten dokumenttien luominen, tiedon löydettävyyden parantaminen ja huomattavat työaikasäästöt. Teknologia mahdollistaa paperiarkistojen tehokkaan digitalisoinnin ja hyödyntämisen.
Keskeisiä hyötyjä ovat:
- Tiedon löydettävyyden parantuminen – tekstisisällön hakumahdollisuus nopeuttaa oikean tiedon löytämistä laajoistakin dokumenttikokoelmista
- Tekstin kopiointi ja lainaaminen – OCR:n tunnistama teksti voidaan kopioida ja käyttää muissa dokumenteissa
- Dokumenttien muokkausmahdollisuus – skannattujen dokumenttien sisältöä voidaan muokata suoraan PDF-XChange PRO:lla
- Arkistoinnin tehostaminen – digitaaliset, hakukelpoiset dokumentit vievät vähemmän fyysistä tilaa ja ovat helpommin järjestettävissä
- Kustannussäästöt – vähentää manuaalista tietojen syöttöä ja paperin käsittelyä
PDF-XChange PRO:n OCR-toiminnallisuus mahdollistaa myös skannattuja dokumentteja sisältävien tiedostojen yhdistämisen yhdeksi hakukelpoiseksi dokumentiksi, mikä tehostaa erityisesti projekti- ja asiakasmateriaalien hallintaa.
Miten PDF-XChange PRO:n OCR-toiminto eroaa kilpailijoiden ratkaisuista?
PDF-XChange PRO:n OCR-toiminto erottuu kilpailijoistaan erityisesti suomenkielisen tuen, helppokäyttöisyyden, tehostetun tekstintunnistuksen ja kustannustehokkaan lisensointimallin ansiosta. Ohjelmisto on suunniteltu toimimaan saumattomasti Windows-ympäristössä.
Keskeiset kilpailuedut ovat:
- Suomenkielinen käyttöliittymä ja tukipalvelut – käyttäjät voivat työskennellä omalla äidinkielellään
- Kertalisenssimalli ilman kuukausimaksuja – lisenssi on pysyvä ja sisältää ensimmäisen vuoden ylläpitosopimuksen
- Tehostettu OCR-teknologia (V9) – parempi tarkkuus myös haastavissa dokumenteissa
- Monipuoliset jatkokäsittelyominaisuudet – OCR:n jälkeen dokumentteja voidaan muokata, yhdistää tai viedä muihin formaatteihin (Word, Excel, PowerPoint)
- Microsoft-integraatiot (AIP, Azure Purview) – parempi yhteensopivuus yritysten olemassa olevien järjestelmien kanssa
PDF-XChange PRO:n OCR-toiminnallisuus on suunniteltu erityisesti yrityskäyttöön, jossa käsitellään suuria määriä dokumentteja. Se mahdollistaa myös lomakkeiden automaattisen tunnistuksen ja täytettävien PDF-lomakkeiden luomisen. Voit ladata ilmaisen testiversio-ohjelmiston ja kokeilla OCR-toimintoa omilla dokumenteillasi.
Miten OCR-tekstintunnistus parantaa tietoturvaa ja saavutettavuutta?
OCR-tekstintunnistus parantaa tietoturvaa mahdollistamalla digitaalisten tunnisteiden, salasanasuojauksen ja luottamuksellisen tiedon hallitun käsittelyn. Saavutettavuuden osalta OCR tekee dokumenteista paremmin kaikkien käyttäjien hyödynnettäviä, mikä on erityisen tärkeää julkishallinnossa ja palveluorganisaatioissa.
Tietoturvan kannalta merkittäviä etuja ovat:
- Digitaalinen allekirjoitus – OCR-käsiteltyihin dokumentteihin voidaan lisätä digitaalinen allekirjoitus
- Salasanasuojaus – arkaluontoisia dokumentteja voidaan suojata käyttöoikeusrajoituksin
- Luottamuksellisen sisällön pysyvä poistaminen – PDF-XChange PRO mahdollistaa sensitiivisen tiedon lopullisen poistamisen dokumenteista
- Dokumenttien eheyden varmistaminen – käsiteltyjen dokumenttien muutoshistoria on seurattavissa
Saavutettavuuden parantuminen näkyy esimerkiksi siinä, että OCR-käsitellyt dokumentit toimivat paremmin ruudunlukuohjelmistojen kanssa, mikä hyödyttää näkövammaisia käyttäjiä. PDF-XChange PRO:n avulla voidaan myös luoda PDF/A-standardin mukaisia arkistokelpoisia dokumentteja, jotka takaavat pitkäaikaisen saavutettavuuden.
Kuinka käyttäjät voivat tehostaa työnkulkua OCR-toiminnon avulla?
Käyttäjät voivat tehostaa työnkulkujaan OCR-toiminnon avulla automatisoimalla dokumenttien käsittelyä, hyödyntämällä eräajoprosesseja ja yhdistämällä OCR-tekstintunnistuksen muihin dokumentinkäsittelytoimintoihin. PDF-XChange PRO tarjoaa tähän monipuoliset työkalut.
Tehokkaita työnkulkujen parannuksia ovat:
- Useiden dokumenttien samanaikainen OCR-käsittely – PDF-Tools-komponentin avulla voidaan käsitellä kokonaisia kansioita kerralla
- Omien työkalujen luominen – toistuviin OCR-rutiineihin voidaan rakentaa automatisoituja työnkulkuja
- Skannaus suoraan OCR-käsittelyyn – dokumentit voidaan skannata ja OCR-käsitellä yhdellä työnkululla
- Lomakkeiden automaattinen tunnistus ja täyttö – lomakekentät tunnistetaan ja muunnetaan täytettäviksi
- OCR-käsiteltyjen dokumenttien vienti eri formaatteihin – mahdollisuus muuntaa tunnistettu teksti Wordiin, Exceliin tai PowerPointiin
Erityisen hyödyllinen ominaisuus on PDF-XChange PRO:n kyky vertailla kahta PDF-dokumenttia keskenään ja tunnistaa niiden väliset muutokset. Tämä on arvokas toiminto esimerkiksi sopimusten ja muiden juridisten dokumenttien käsittelyssä. Tehostettua OCR-toimintoa voidaan hyödyntää myös dokumenttien määrälaskennassa ja mittaustoiminnoissa, mikä on erityisen hyödyllistä rakennusalalla ja projektitoimituksissa.