PDF-dokumentit ovat yleisiä liike-elämässä, mutta joskus niistä täytyy poistaa arkaluontoista tai tarpeetonta sisältöä. Tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muiden tietoturvasäännösten mukaan on tärkeää, että yrityksillä on tehokkaat työkalut PDF-sisällön käsittelyyn ja poistamiseen. PDF-XChange PRO tarjoaa monipuoliset ominaisuudet tähän tarpeeseen. Oli kyse sitten henkilötiedoista, luottamuksellisista yritystiedoista tai vain dokumentin siivoamisesta, esittelemme viisi tehokasta tapaa poistaa sisältöä PDF-dokumenteistasi PDF-XChange PRO -ohjelmistolla.
PDF-dokumenttien muokkaamisen tärkeys
Nykyisessä tietoyhteiskunnassa tiedon oikeanlainen hallinta on yritysten toiminnalle kriittistä. PDF-dokumentit sisältävät usein tietoja, joita ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäväksi, kuten henkilö- ja maksutietoja, yrityssalaisuuksia tai arkaluontoista liiketoimintatietoa. EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) velvoittaa yrityksiä käsittelemään henkilötietoja vastuullisesti, mikä saattaa edellyttää tietojen poistamista ennen dokumenttien jakamista.
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti tarjoaa monipuoliset työkalut PDF-dokumenttien muokkaamiseen ja arkaluontoisen sisällön poistamiseen tietoturvallisesti. Toisin kuin peruslukuohjelmat, PDF-XChange Editor Plus mahdollistaa sisällön suoran muokkauksen ilman dokumentin konvertointia muihin formaatteihin, mikä säilyttää PDF:n alkuperäisen rakenteen ja ulkoasun.
1: Sensorointi- ja redaktointityökalun käyttö
PDF-XChange Editor Plus sisältää tehokkaan sensorointityökalun, joka tarkoitettu nimenomaan arkaluontoisen sisällön pysyvään poistamiseen. Toisin kuin tavalliset merkintätyökalut, sensorointi poistaa valitun tiedon kokonaan niin, ettei sitä voida palauttaa tai tarkastella myöhemmin.
Sensorointityökalun käyttö on yksinkertaista:
- Avaa PDF-dokumentti PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa
- Valitse ”Suojaa”-välilehdeltä ”Redaktoi valitut merkinnät”
- Valitse alue, teksti tai kuva, jonka haluat sensoroida
- Sovella sensorointia valitsemalla ”Käytä” tai ”Käytä kaikkiin”
- Tallenna dokumentti – nyt sensoroitu sisältö on pysyvästi poistettu
Huomionarvoista on, että sensorointityökalu mahdollistaa myös syyn lisäämisen poistetulle sisällölle, mikä voi olla hyödyllistä esimerkiksi viranomaisille toimitettavissa dokumenteissa. Kun sensorointi on suoritettu, peitettyjen alueiden sisältöä ei voi palauttaa edes erikoistyökaluilla – tämä takaa tietoturvan korkean tason.
2: Tekstin suora muokkaus ja poistaminen
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa voit muokata ja poistaa tekstiä suoraan ilman dokumentin konvertointia. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun haluat tehdä pieniä muutoksia tai poistaa yksittäisiä tietoja säilyttäen dokumentin alkuperäisen muotoilun.
Tekstin suoraan muokkaamiseen:
- Valitse ”Koti”-välilehdeltä ”Muokkaa sisältöä” -työkalu
- Napsauta tekstiä, jonka haluat poistaa tai muokata
- Poista teksti tai korvaa se toisella tekstillä
- Vahvista muutokset ja tallenna dokumentti
Tämä menetelmä on nopeampi vaihtoehto sensoroinnille tilanteissa, joissa et tarvitse täydellistä tietojen hävittämistä vaan ainoastaan tekstin muokkaamista. Huomaa kuitenkin, että suora tekstinmuokkaus ei välttämättä poista metatietoja tai piilotettuja kerroksia, joten arkaluontoiseen sisältöön suositellaan sensorointityökalua.
3: Sivujen poistaminen PDF-dokumentista
Joskus tehokkain tapa poistaa sisältöä on poistaa kokonaisia sivuja. PDF-XChange Editor Plus tarjoaa helppokäyttöiset työkalut sivujen käsittelyyn ja poistamiseen:
- Avaa ”Järjestä”-välilehti tai käytä sivupaneelia dokumentin vasemmalla puolella
- Valitse sivu tai sivut, jotka haluat poistaa (pidä Ctrl-näppäintä painettuna valitaksesi useita)
- Napsauta hiiren oikealla painikkeella ja valitse ”Poista sivut” tai käytä Delete-näppäintä
- Vahvista toiminto ja tallenna dokumentti
PDF-XChange PRO mahdollistaa myös sivujen uudelleenjärjestelyn dokumentissa vedä ja pudota -toiminnolla sekä sivujen kopioimisen, kääntämisen tai korvaamisen yhdellä toimenpiteellä. Tämä on erityisen hyödyllistä isoissa dokumenteissa, joissa tarvitaan rakenteellisia muutoksia.
Huomaa, että sivuja poistettaessa kannattaa tarkistaa myös dokumentin sisällysluettelo ja kirjanmerkit, jotta ne vastaavat uutta sivunumerointia.
4: Miten hyödyntää kerroksia sisällön hallinnassa?
PDF-dokumenteissa voidaan käyttää kerroksia (layers) sisällön järjestämiseen ja hallintaan. PDF-XChange Editor Plus tarjoaa tehokkaat työkalut kerrosten käsittelyyn, mikä mahdollistaa sisällön selektiivisen näyttämisen ilman pysyvää poistamista.
Kerrosten käyttämiseksi sisällön hallinnassa:
- Avaa ”Kerrokset”-paneeli PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa
- Tarkastele dokumentin kerroksia tai luo uusia kerroksia
- Siirrä sisältöä kerroksiin tai luo uutta sisältöä tietylle kerrokselle
- Piilota kerroksia poistamalla valintamerkki kerroksen edestä
- Poista kerroksia tarvittaessa kokonaan
Kerrosten käyttö on erityisen hyödyllistä, kun samasta dokumentista tarvitaan eri versioita eri yleisöille. Voit esimerkiksi pitää luottamukselliset tiedot erillisellä kerroksella, jonka voit piilottaa tai näyttää tarpeen mukaan. Tämä on joustavampi ratkaisu kuin sisällön pysyvä poistaminen.
Tehosta PDF-dokumenttien käsittelyä PDF-XChange PRO -ohjelmistolla
PDF-sisällön turvallinen ja tehokas muokkaaminen on nykyään olennainen osa tietoturvallista työskentelyä. PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti tarjoaa monipuoliset työkalut PDF-dokumenttien käsittelyyn, kuten sensoroinnin, suoran tekstinmuokkauksen, sivujen hallinnan ja kerrosten käytön. Nämä ominaisuudet tekevät arkaluontoisen sisällön poistamisesta helppoa ja turvallista.
PDF-XChange PRO on suomenkielinen ohjelmistopaketti, joka sisältää PDF-XChange Editor Plus -muokkausohjelman, PDF-Tools -työkalukokoelman sekä PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimen. Lisensoiduille käyttäjille on tarjolla suomenkielinen käyttöohje sekä maksuton sähköposti- ja puhelintuki, mikä tekee ohjelmiston käytöstä vaivatonta suomalaisille yrityksille ja yksityishenkilöille.
Voit tutustua ohjelmiston kaikkiin ominaisuuksiin lataamalla ilmaisen testiversion ja kokeilla itse, kuinka helposti voit käsitellä PDF-dokumenttejasi. Tarkempia ohjeita löydät myös pikaoppaastamme, joka auttaa sinua pääsemään alkuun ohjelmiston käytössä.