PDF-tiedostot sisältävät usein arkaluontoista tietoa, joka voi olla vaarallista vääriin käsiin joutuessaan. Tietosuojarikkomusten ja yrityssalaisuuksien vuotamisen riskit kasvavat, jos PDF-dokumenteista ei osata poistaa arkaluontoista sisältöä oikein. Pelkkä tekstin värittäminen mustaksi tai valkoinen laatikko tekstin päällä eivät riitä – tieto jää edelleen dokumenttiin, josta se on helposti palautettavissa. Tässä artikkelissa esittelemme 10 tehokasta vinkkiä, joiden avulla voit turvallisesti ja pysyvästi poistaa luottamuksellista sisältöä PDF-tiedostoista käyttäen PDF-XChange PRO -ohjelmistoa.
Miksi PDF-tiedostojen sisällön turvallinen poistaminen on tärkeää?
PDF-tiedostojen yleistyminen yritysmaailman ja julkisen hallinnon standardimuotona on tuonut mukanaan myös tietoturvahaasteita. Monet käyttäjät eivät tiedä, että asiakirjaan näennäisesti peitetty tieto voi todellisuudessa olla edelleen luettavissa. Tämä koskee esimerkiksi mustalla laatikolla peitettyjä henkilötietoja, taloudellisia lukuja tai liikesalaisuuksia.
Tavallisimpia virheitä ovat dokumenttien puutteellinen käsittely piirtotyökaluilla peittämällä, metatietojen unohtaminen sekä lomakekenttien tietojen jättäminen dokumenttiin. PDF-XChange PRO -ohjelmisto tarjoaa monipuoliset työkalut näiden ongelmien välttämiseksi ja arkaluontoisen tiedon turvallisen poistamisen. Ohjelmistopaketti sisältää PDF-XChange Editor Plus -muokkausohjelman, PDF-Toolsin ja virtuaalitulostimen, joiden avulla voidaan varmistaa, että luottamuksellinen tieto poistetaan pysyvästi.
1. Sisällön pysyvä poistaminen redaktointityökalulla
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa on tehokas redaktointityökalu, jolla voit poistaa arkaluontoista tietoa pysyvästi. Toisin kuin tavalliset piirtotyökalut, redaktointityökalu ei ainoastaan peitä tekstiä, vaan poistaa sen kokonaan dokumentista. Tämä tarkoittaa, että poistettu sisältö ei ole palautettavissa edes erikoistyökaluilla.
Redaktointityökalun käyttäminen on yksinkertaista: Valitse Suojaa-välilehdeltä ”Redaktointi” > ”Merkitse redaktoitavat alueet”. Rajaa alue, jonka haluat poistaa, ja valitse sitten ”Toteuta redaktointi”. Voit myös määrittää redaktoitujen alueiden värin ja merkinnät. Toiminnolla voi poistaa kokonaisia tekstialueita, numeroita, nimiä tai muuta arkaluontoista tietoa lopullisesti dokumentista.
2. Metadata-tietojen tunnistaminen ja poistaminen
PDF-tiedostot sisältävät näkyvän sisällön lisäksi metatietoja, kuten dokumentin tekijän nimen, luontipäivämäärän, muokkauspäivämäärät ja käytetyt ohjelmistot. Nämä tiedot voivat paljastaa arkaluontoista tietoa organisaatiostasi tai dokumentin historiasta.
PDF-XChange PRO -ohjelmistolla voit tarkistaa ja poistaa metatiedot seuraavasti: Avaa PDF-XChange Editor Plus ja valitse Tiedosto > Ominaisuudet. Näet metatiedot välilehdillä Kuvaus, Lisätiedot ja Turvallisuus. Poista tai muuta arkaluontoiset tiedot ja tallenna dokumentti. Vaihtoehtoisesti voit käyttää PDF-Tools -osaa, jossa on automaattiset työkalut metatietojen puhdistamiseen useista tiedostoista kerralla.
3. Kuvien ja grafiikan poistaminen PDF-tiedostosta
Kuvat ja grafiikat PDF-tiedostoissa voivat sisältää arkaluontoista tietoa, kuten henkilökuvia, allekirjoituksia tai luottamuksellisia kaavioita. PDF-XChange Editor Plus tarjoaa tehokkaat työkalut näiden elementtien turvalliseen poistamiseen.
Yksittäisen kuvan poistamiseksi valitse ”Objektien valinta” -työkalu Koti-välilehdeltä, napsauta kuvaa ja paina Delete-näppäintä. Vaativampiin tarpeisiin voit käyttää redaktointityökalua, joka poistaa myös kuvien alla olevat piilotetut tiedot. Kuvien tilalle voit lisätä tarvittaessa korvaavaa sisältöä – esimerkiksi geneerisen kuvakkeen tai selittävän tekstin – käyttämällä Lisää-välilehden työkaluja.
4. Kommenttien ja merkintöjen turvallinen poistaminen
PDF-dokumentit sisältävät usein kommentteja, merkintöjä ja huomautuksia, jotka voivat sisältää arkaluontoista palautetta tai sisäistä keskustelua. Nämä elementit eivät välttämättä näy tulostettaessa, mutta ne ovat luettavissa dokumenttia tarkasteltaessa.
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa voit tarkistaa kaikki kommentit ja merkinnät avaamalla Kommentit-paneelin. Valitse Kommentit-välilehti ja klikkaa ”Kommenttilista” nähdäksesi kaikki dokumentin kommentit. Voit poistaa yksittäisiä kommentteja tai valita ”Poista kaikki kommentit” varmistaaksesi, ettei mitään kommentteja jää dokumenttiin. Lisäksi on hyvä käyttää ”Tarkista dokumentti” -toimintoa varmistamaan, että kaikki piilotetut merkinnät ja huomautukset on poistettu.
5. Salaustyökalujen hyödyntäminen tietojen suojaamisessa
PDF-tiedoston sisällön poistamisen lisäksi on tärkeää suojata jäljelle jäävä sisältö asianmukaisesti. PDF-XChange PRO tarjoaa monipuoliset salaustyökalut, joilla voit rajoittaa dokumentin käyttöä ja suojata sen sisältöä.
Suojaa-välilehdeltä löydät toiminnot dokumentin salaamiseen salasanalla. Voit määrittää erikseen dokumentin avaussalasanan ja käyttöoikeussalasanan, joka rajoittaa tiedoston muokkaamista, tulostamista tai sisällön kopioimista. PDF-XChange PRO tukee myös digitaalisia allekirjoituksia ja DocuSign-integraatiota, joiden avulla voit vahvistaa dokumentin aitouden ja eheyden. Lisäksi ohjelmisto tukee Microsoft AIP- ja Azure Purview -teknologioita arkaluontoisten dokumenttien suojaamiseen yritysympäristöissä.
6. Toimintaohjeet upotettuja tiedostoja sisältäville PDF-dokumenteille
PDF-dokumentteihin voidaan upottaa muita tiedostoja liitteinä, ja nämä voivat sisältää arkaluontoista tietoa. Upotetut tiedostot eivät välttämättä näy dokumenttia selatessa, mutta ne ovat edelleen osa tiedostoa ja voivat paljastaa luottamuksellista sisältöä.
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa voit tarkistaa kaikki liitetiedostot avaamalla ”Liitteet”-paneelin. Valitse Näytä-välilehti ja klikkaa ”Ruudut” > ”Liitteet”. Näet kaikki dokumenttiin liitetyt tiedostot. Poista arkaluontoiset liitteet napsauttamalla niitä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla ”Poista”. Muista tallentaa dokumentti muutosten jälkeen. Voit myös käyttää PDF-Tools -osaa liitetiedostojen automaattiseen käsittelyyn useissa dokumenteissa kerrallaan.
7. Lomakekenttätietojen tyhjentäminen ja poistaminen
Täytetyt PDF-lomakkeet sisältävät usein arkaluontoista tietoa lomakekenttiin syötettynä. Tietojen tyhjentäminen tai kokonaisen lomakepohjan muuttaminen tavalliseksi dokumentiksi on tärkeää, kun haluat jakaa lomakepohjan ilman aiemmin syötettyjä tietoja.
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa voit tyhjentää lomakekentät valitsemalla Lomakkeet-välilehdeltä ”Tyhjennä lomake”. Tämä poistaa kaikki syötetyt tiedot, mutta säilyttää lomakerakenteen. Jos haluat poistaa lomakekentät kokonaan ja muuttaa dokumentin tavalliseksi PDF-tiedostoksi, valitse ”Litistä lomake”. Tämä toiminto muuttaa lomakekentät tavalliseksi sisällöksi ja estää tietojen palauttamisen. Voit myös käyttää redaktointitoimintoa yksittäisten lomakekenttien pysyvään poistamiseen.
8. PDF-tiedoston automaattinen tarkistus arkaluontoisen sisällön varalta
PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettiin kuuluva PDF-Tools tarjoaa tehokkaat työkalut PDF-tiedostojen automaattiseen tarkistamiseen ja arkaluontoisen sisällön tunnistamiseen. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun käsitellään suuria määriä dokumentteja tai kun halutaan varmistaa, ettei mitään arkaluontoista sisältöä jää dokumentteihin huomaamatta.
PDF-Tools-sovelluksessa voit luoda oman työnkulun, joka automaattisesti tarkistaa dokumentteja tiettyjen kriteerien mukaan. Voit määrittää työnkulun etsimään esimerkiksi henkilötunnuksia, luottokorttinumeroita tai muita määriteltyjä tietotyyppejä. Sovellus voi myös tarkistaa metatiedot, liitetiedostot, kommentit ja muut piilotetut elementit useista dokumenteista kerralla. Luomalla tallennettuja profiileja voit automatisoida toistuvat tarkistukset ja varmistaa yhtenäisen käsittelyn kaikille dokumenteille.
9. Tekstikerrosten ja OCR-tunnistetun sisällön turvallinen muokkaus
PDF-tiedostot voivat sisältää useita tekstikerroksia, erityisesti jos dokumentti on luotu skannaamalla ja käsitelty OCR-tekstintunnistuksella. Nämä kerrokset voivat sisältää piilotettua tekstiä, joka ei näy suoraan dokumenttia katsottaessa.
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa on tehokas OCR-tekstintunnistus, joka auttaa tunnistamaan skannattujen dokumenttien sisältöä. OCR-tunnistetun sisällön muokkaamiseksi valitse Koti-välilehdeltä ”Muokkaa sisältöä” -työkalu. Voit nyt muokata tai poistaa tekstiä suoraan. Arkaluontoisen tekstin pysyvään poistamiseen käytä redaktointityökalua, joka poistaa myös tekstin alla olevat kerrokset. Voit myös käyttää ”Tekstimuokkain”-työkalua tunnistamaan ja poistamaan piilotettua tekstiä, joka ei välttämättä näy dokumentin päällimmäisessä kerroksessa.
10. Dokumentin lopullinen tarkistus ennen jakamista
Ennen PDF-dokumentin jakamista on tärkeää tehdä perusteellinen lopputarkistus, jotta kaikki arkaluontoinen sisältö on varmasti poistettu. PDF-XChange PRO tarjoaa kattavat työkalut tähän tarkistusprosessiin.
Käytä seuraavaa tarkistuslistaa varmistaaksesi dokumentin turvallisuuden:
1. Tarkista metatiedot (Tiedosto > Ominaisuudet)
3. Tarkista liitetiedostot (Näytä > Ruudut > Liitteet)
5. Tarkista lomakekentät (Lomakkeet-välilehti)
7. Kokeile tekstin valitsemista ja kopioimista varmistaaksesi, että redaktoitu teksti ei ole palautettavissa
8. Tallenna dokumentti uudella nimellä lopullisten muutosten jälkeen
Tehosta PDF-tiedostojesi tietoturvaa jatkossa
PDF-tiedostojen turvallinen käsittely on jatkuva prosessi, joka vaatii oikeita työkaluja ja hyviä käytäntöjä. PDF-XChange PRO -ohjelmisto tarjoaa kattavat työkalut arkaluontoisen sisällön turvalliseen poistamiseen ja PDF-dokumenttien tietoturvan varmistamiseen.
Tärkeimmät oppimamme käytännöt ovat redaktointityökalujen käyttö pelkkien piirtotyökalujen sijaan, metatietojen tarkistaminen, piilotettujen sisältöjen läpikäynti ja lopullinen dokumentin tarkistus ennen jakamista. Noudattamalla näitä käytäntöjä voit merkittävästi parantaa yrityksesi tietoturvaa ja suojata arkaluontoista tietoa.
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti sisältää kaikki tarvittavat työkalut PDF-tiedostojen turvalliseen käsittelyyn, mukaan lukien PDF-XChange Editor Plus -muokkausohjelman, PDF-Toolsin automaattiset työnkulut ja kehittyneen PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimen. Ohjelmistopaketti toimii Windows-ympäristössä ja on saatavilla suomenkielisenä. Lisensoiduille käyttäjille on tarjolla suomenkielinen käyttöohje sekä maksuton sähköposti- ja puhelintuki.
Tutustu PDF-XChange PRO -ohjelmiston ominaisuuksiin lataamalla ilmainen testiversio ja lataa myös hyödyllinen pikaohje ohjelmiston tehokkaaseen käyttöön!