PDF-tiedoston tulostaminen virtuaalitulostimella tarkoittaa asiakirjan muuntamista PDF-muotoon ilman fyysistä paperitulostusta. Virtuaalitulostin asennetaan Windows-käyttöjärjestelmään tavallisen tulostimen tavoin, mutta se luo digitaalisen PDF-tiedoston paperitulosteen sijasta. PDF-XChange Standard toimii tällaisena virtuaalitulostimena osana PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettia, mahdollistaen PDF-tiedostojen luomisen lähes mistä tahansa Windows-ohjelmasta. Oikeiden asetusten valinta vaikuttaa merkittävästi tuloksen laatuun ja käytettävyyteen.
Mikä on virtuaalitulostin ja miten se eroaa tavallisesta tulostimesta?
Virtuaalitulostin on ohjelmisto, joka asennetaan Windows-käyttöjärjestelmään kirjoittimeksi, mutta fyysisen paperitulosteen sijasta se tuottaa digitaalisen PDF-tiedoston. Kun valitset tulostuskomennon missä tahansa sovelluksessa ja valitset virtuaalitulostimen, ohjelma käsittelee dokumentin ja tallentaa sen PDF-muotoon valitsemaasi sijaintiin.
Tavallinen tulostin tulostaa asiakirjan paperille käyttäen mustetta tai väriainetta. Virtuaalitulostin puolestaan muuntaa dokumentin digitaaliseksi PDF-tiedostoksi, joka säilyttää alkuperäisen ulkoasun ja muotoilun. Tämä mahdollistaa asiakirjojen helpon jakamisen, arkistoinnin ja käsittelyn ilman paperikopioita.
PDF-XChange Standard virtuaalitulostin asentuu automaattisesti osana PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettia Windows-ympäristöön. Se ilmestyy tulostinvalikkoon muiden kirjoittimien rinnalle, ja sitä käytetään täsmälleen samalla tavalla kuin tavallista tulostinta. Ero on vain lopputuloksessa: saat digitaalisen tiedoston paperitulosteen sijasta.
Virtuaalitulostimen käyttö tuo merkittäviä etuja digitaalisessa dokumenttien hallinnassa. Voit luoda PDF-tiedostoja suoraan Word-dokumenteista, Excel-taulukoista, PowerPoint-esityksistä tai mistä tahansa ohjelmasta, jossa on tulostustoiminto. Tämä säästää aikaa, vähentää paperinkulutusta ja helpottaa dokumenttien jakamista sähköisesti.
Haluatko kokeilla, miten virtuaalitulostin toimii käytännössä? Lataa ilmainen testiversio PDF-XChange PRO:sta ja testaa PDF-tiedostojen tulostamista omassa ympäristössäsi.
Mitkä ovat tärkeimmät ominaisuudet PDF-tulostimessa?
Laadukas PDF-tulostin tarjoaa monipuoliset asetusvaihtoehdot, jotka mahdollistavat dokumentin muokkaamisen eri käyttötarkoituksiin sopivaksi. Tiedostokoon pakkaus on keskeinen ominaisuus, kun tiedostoja lähetetään sähköpostitse tai tallennetaan palvelimelle. PDF/A-arkistomuodon tuki on välttämätön pitkäaikaisessa dokumenttien säilytyksessä ja viranomaisten vaatimuksissa.
PDF-XChange Standard sisältää laajat asetusvaihtoehdot, joilla voit määrittää PDF-tiedoston laadun, koon ja yhteensopivuuden. Voit valita resoluution, väriavaruuden, fonttien upotuksen ja pakkausasetukset. Tietoturva-asetuksilla voit suojata dokumentin salasanalla tai rajoittaa tulostus- ja muokkausoikeuksia.
Monipuoliset tallennusvaihtoehdot helpottavat työnkulkua. Voit määrittää tiedostonimen automaattisesti alkuperäisen dokumentin mukaan, käyttää päiväys- tai aikaleimoja, tai yhdistää useita tulostettavia dokumentteja yhdeksi PDF-tiedostoksi. Nämä ominaisuudet säästävät aikaa toistuvissa tehtävissä.
Yhteensopivuus eri Windows-ohjelmien kanssa on kriittinen ominaisuus yritysympäristössä. PDF-XChange Standard toimii saumattomasti kaikkien Windows-sovellusten kanssa, jotka tukevat tulostustoimintoa. Se tukee myös Terminal Server- ja Citrix-ympäristöjä, mikä on tärkeää monille yrityksille.
Suomenkielinen käyttöliittymä ja tuki ovat tärkeitä yrityskäytössä. Kun käyttäjät voivat työskennellä omalla äidinkielellään, virheiden määrä vähenee ja käyttöönotto sujuu nopeammin. Suomenkielinen tekninen tuki auttaa ratkaisemaan ongelmat tehokkaasti ilman kielimuuria.
Miten valitsen oikeat asetukset PDF-muotoon tallennuksessa?
Asetusten valinta riippuu siitä, mihin tarkoitukseen PDF-tiedosto luodaan. Arkistointiin tarkoitetut dokumentit vaativat PDF/A-muotoa ja korkeaa laatua, kun taas sähköpostiliitteet hyötyvät tehokkaasta pakkauksesta. Oikeat asetukset varmistavat, että dokumentti toimii tarkoitetulla tavalla ja tiedostokoko pysyy hallittavana.
PDF-XChange Standard mahdollistaa nopean asetusten vaihdon eri tilanteisiin. Voit tallentaa omat esiasetuksesi usein toistuviin tehtäviin, mikä nopeuttaa työnkulkua merkittävästi. Esimerkiksi voit luoda erillisen esiasetuksen arkistointiin, toisen sähköpostilähetykseen ja kolmannen verkkojulkaisuun.
| Käyttötarkoitus | Suositellut asetukset | Tiedostokoko |
|---|---|---|
| Arkistointi | PDF/A-2b tai PDF/A-3b, korkea resoluutio (300 dpi), kaikki fontit upotettu | Keskisuuri-suuri |
| Sähköpostiliite | Pakkaus optimoitu, keskitason resoluutio (150-200 dpi), kuvien pakkaus | Pieni |
| Tulostettava dokumentti | Korkea resoluutio (300 dpi), väriprofiili CMYK, ei ylimääräistä pakkausta | Suuri |
| Verkkojulkaisu | Keskitason resoluutio (150 dpi), RGB-värit, optimoitu näytölle | Pieni-keskisuuri |
Arkistointiin tarkoitetuissa dokumenteissa kannattaa käyttää PDF/A-muotoa, joka varmistaa dokumentin säilyvyyden ja luettavuuden pitkällä aikavälillä. Valitse PDF/A-2b tai PDF/A-3b ja korkea resoluutio. Upota kaikki fontit varmistaaksesi, että dokumentti näkyy oikein myös tulevaisuudessa.
Sähköpostin liitteeksi lähetettävissä dokumenteissa tiedostokoko on usein rajoitettu. Käytä pakkausasetuksia ja alenna resoluutiota 150-200 dpi:hin. PDF-XChange Standard pakkaa kuvat tehokkaasti säilyttäen silti riittävän laadun luettavuutta varten. Voit myös pakata tiedoston ZIP-muotoon suoraan tallennusvaiheessa.
Terminal Server- ja Citrix-yhteensopivuus on tärkeä ominaisuus yritysympäristöissä, joissa useat käyttäjät työskentelevät keskitetyssä palvelinympäristössä. PDF-XChange Standard tukee näitä ympäristöjä täydellisesti, mikä mahdollistaa sujuvan PDF-tiedostojen luomisen myös etätyöskentelyn yhteydessä.
Mitä eroa on PDF-muodon eri versioilla ja milloin käyttää PDF/A-muotoa?
PDF-versiot (PDF 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, 2.0) eroavat toisistaan tuettujen ominaisuuksien osalta. Uudemmat versiot tukevat kehittyneempiä toimintoja kuten 3D-sisältöä, parempia pakkausmenetelmiä ja monipuolisempia tietoturvaominaisuuksia. PDF/A-standardit ovat erikoistuneita arkistomuotoja, jotka on suunniteltu dokumenttien pitkäaikaiseen säilyttämiseen.
PDF 1.4 on vanhempi versio, joka tarjoaa laajan yhteensopivuuden myös vanhojen ohjelmien kanssa. PDF 1.7 on yleisimmin käytetty versio, joka tukee useimmat nykyaikaiset ominaisuudet. PDF 2.0 on uusin standardi, joka tuo parannuksia tietoturvaan ja saavutettavuuteen.
PDF/A-arkistomuoto on ISO-standardi, joka varmistaa dokumenttien pitkäaikaisen säilyvyyden ja luettavuuden. PDF/A-1b on perusversio, joka takaa visuaalisen ulkoasun säilymisen. PDF/A-2b tuo lisäominaisuuksia kuten JPEG2000-pakkauksen ja läpinäkyvyyden tuen. PDF/A-3b mahdollistaa muiden tiedostomuotojen upottamisen PDF-dokumenttiin.
PDF/A-muoto on välttämätön virallisissa asiakirjoissa ja sopimuksissa. Viranomaiset vaativat usein PDF/A-muotoa lakisääteisessä arkistoinnissa. Myös yritykset käyttävät PDF/A-muotoa tärkeiden sopimusten, talousraporttien ja muiden pitkäaikaisesti säilytettävien dokumenttien tallentamiseen.
Konkreettisia tilanteita, joissa PDF/A on suositeltava:
- Työsopimukset ja muut oikeudelliset asiakirjat
- Tilinpäätökset ja veroraportointi
- Rakennusluvat ja tekniset dokumentit
- Tutkimusraportit ja opinnäytetyöt
- Viralliset todistukset ja sertifikaatit
PDF-XChange Standard mahdollistaa suoran tulostuksen PDF/A-muotoon ilman erillistä konvertointia. Valitse tulostusasetuksista haluamasi PDF/A-versio, ja ohjelma luo standardin mukaisen tiedoston automaattisesti. Tämä säästää aikaa verrattuna jälkikäteen tehtävään muunnokseen.
Miten Mmpro auttaa PDF-XChange PRO:n käytössä?
Mmpro toimii PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketin suomalaisena toimittajana ja tarjoaa kattavaa tukea suomenkielisille käyttäjille. Toimitamme ohjelmistopakettiin suomenkielisen käyttöohjeen, joka helpottaa ohjelmiston käyttöönottoa ja päivittäistä käyttöä. Lisensoiduille käyttäjille tarjoamme maksutonta sähköposti- ja puhelintukea suomen kielellä.
PDF-XChange PRO sisältää kolme keskeistä komponenttia yhtenä kokonaisuutena:
- PDF-XChange Editor Plus – monipuolinen PDF-tiedostojen luku- ja muokkausohjelma
- PDF-Tools – työkalu useiden dokumenttien samanaikaiseen käsittelyyn
- PDF-XChange Standard – kehittynyt virtuaalitulostin PDF-tiedostojen luomiseen
Ylläpitosopimus takaa, että saat käyttöösi uusimmat päivitykset ja tietoturvapäivitykset. Uusi lisenssi sisältää aina ensimmäisen vuoden ylläpitosopimuksen, jonka voimassaolon aikana saat kaikki ohjelmistopäivitykset ja uudet ominaisuudet. Voit halutessasi hankkia lisävuosia ylläpitoa jo ostohetkellä edullisempaan hintaan.
Tuemme asiakkaita PDF-XChange Standardin käytössä monin tavoin. Autamme tulostimen asetusten optimoinnissa eri käyttötarkoituksiin, neuvomme PDF/A-muodon käytössä arkistoinnissa ja ratkaisemme tekniset ongelmat nopeasti suomenkielisen tuen avulla. Terminal Server- ja Citrix-ympäristöjen käyttöönotossa tarjoamme asiantuntevaa apua.
Suomenkielinen tuki on erityisen tärkeä, kun tarvitset nopeaa apua kiireellisissä tilanteissa. Voit ottaa yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse, ja saat vastauksen suomen kielellä ilman kielimuuria. Tämä nopeuttaa ongelmien ratkaisua ja varmistaa, että ymmärrät ohjeet oikein.
Haluatko kokeilla PDF-XChange PRO:n kaikkia ominaisuuksia käytännössä? Lataa ilmainen testiversio ja testaa virtuaalitulostimen toimintaa, asetusten monipuolisuutta ja PDF/A-arkistomuodon luomista omassa ympäristössäsi. Testiversio sisältää kaikki ominaisuudet, ja voit ottaa yhteyttä suomenkieliseen tukeemme, jos tarvitset apua käyttöönotossa.