Digitaalinen allekirjoitus PDF-lomakkeessa on sähköinen vastine käsin kirjoitetulle allekirjoitukselle, joka lisää dokumentin turvallisuutta ja oikeudellista pätevyyttä. Toisin kuin skannattu allekirjoitus, digitaalinen allekirjoitus sisältää sähköisen varmenteen, joka vahvistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja varmistaa, ettei dokumenttia ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen. PDF-XChange PRO -ohjelmistolla voit helposti luoda, lisätä ja hallinnoida digitaalisia allekirjoituksia täytettäviin PDF-lomakkeisiin, tehden dokumenttien käsittelystä turvallisempaa ja tehokkaampaa.
Mitä tarkoittaa PDF-lomakkeen digitaalinen allekirjoitus?
PDF-lomakkeen digitaalinen allekirjoitus on sähköinen varmenne, joka toimii käsinkirjoitetun allekirjoituksen korvikkeena sähköisissä dokumenteissa. Se ei ole pelkkä kuva allekirjoituksesta, vaan sisältää kryptografisen tiedon, joka sitoo allekirjoituksen sekä allekirjoittajaan että dokumenttiin.
Teknisesti digitaalinen allekirjoitus perustuu julkisen avaimen infrastruktuuriin (PKI), jossa käytetään kahta avainta: yksityistä avainta allekirjoituksen luomiseen ja julkista avainta sen todentamiseen. Allekirjoitusprosessissa luodaan dokumentin sisällöstä tiiviste, joka salataan allekirjoittajan yksityisellä avaimella.
Kun dokumentti allekirjoitetaan digitaalisesti, siihen lisätään myös aikaleima, joka kertoo täsmällisen allekirjoitusajankohdan. Tämä yhdistelmä varmistaa dokumentin:
- Autenttisuuden (kuka sen allekirjoitti)
- Eheyden (sisältöä ei ole muutettu)
- Kiistämättömyyden (allekirjoittaja ei voi kieltää allekirjoitustaan)
Miten allekirjoitat täytettävän PDF-lomakkeen PDF-XChange PRO -ohjelmistolla?
PDF-XChange PRO -ohjelmistossa voit lisätä digitaalisen allekirjoituksen PDF-lomakkeeseen usealla tavalla. PDF-XChange Editor Plus -sovellus tarjoaa monipuoliset työkalut allekirjoitusten hallintaan.
Näin allekirjoitat PDF-lomakkeen:
- Avaa täytettävä PDF-lomake PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa
- Valitse valintanauhasta ”Suojaa” (Protect) -välilehti
- Napsauta ”Allekirjoita dokumentti” (Sign Document) -painiketta
- Valitse joko olemassa oleva digitaalinen tunniste (digital ID) tai luo uusi
- Määritä allekirjoituksen ulkoasu ja sijainti dokumentissa
- Syötä tunnisteen salasana, jos sellainen on määritetty
- Vahvista allekirjoitus
Voit myös lisätä valmiiksi määritellyn allekirjoituskentän lomakkeeseen käyttämällä lomaketyökaluja. Tätä varten valitse ”Lomake”-välilehdeltä ”Allekirjoituskenttä” ja sijoita se haluamaasi kohtaan dokumentissa.
PDF-XChange PRO tukee sekä visuaalista allekirjoitusta (näkyvä allekirjoituskuva dokumentissa) että näkymätöntä digitaalista allekirjoitusta, joka näkyy ainoastaan allekirjoitustiedoissa.
Miksi digitaalinen allekirjoitus on luotettavampi kuin skannattu allekirjoitus?
Digitaalinen allekirjoitus on huomattavasti tietoturvallisempi kuin skannattu allekirjoitus, koska se sisältää kryptografista tietoa, jota ei voida helposti väärentää. Skannattu allekirjoitus on vain kuva, jonka kuka tahansa voi kopioida ja liittää toiseen dokumenttiin.
Digitaalisen allekirjoituksen edut verrattuna skannattuun:
- Sisältää aikaleiman, joka todistaa allekirjoitusajankohdan
- Perustuu sertifikaattipohjaiseen todentamiseen, joka varmentaa allekirjoittajan henkilöllisyyden
- Paljastaa, jos dokumenttia on muutettu allekirjoittamisen jälkeen
- Sisältää tietoa allekirjoituspaikasta ja -ajasta
- Voidaan varmentaa automaattisesti PDF-lukuohjelmilla
Lisäksi PDF-XChange PRO -ohjelmistossa voit tarkistaa allekirjoituksen aitouden ”Allekirjoituspaneeli”-näkymässä, joka näyttää allekirjoituksen tilan ja siihen liittyvät tiedot.
Onko PDF-XChange PRO:n digitaalinen allekirjoitus laillisesti pätevä?
Kyllä, PDF-XChange PRO -ohjelmistolla luodut digitaaliset allekirjoitukset voivat olla laillisesti päteviä Suomessa ja EU:ssa. EU:n eIDAS-asetus (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) määrittelee digitaalisten allekirjoitusten lainvoimaisuuden koko Euroopan unionissa.
PDF-XChange PRO tukee erilaisia digitaalisia allekirjoitustasoja:
- Yksinkertaiset sähköiset allekirjoitukset (perustason todentaminen)
- Kehittyneet sähköiset allekirjoitukset (Advanced Electronic Signatures, AdES)
- Hyväksytyt sähköiset allekirjoitukset kolmannen osapuolen varmenteilla
Laillisen pätevyyden varmistamiseksi kriittisissä asiakirjoissa kannattaa käyttää hyväksytyn varmentajan myöntämää varmennetta. Huomaa, että joissakin erityistapauksissa, kuten kiinteistökaupassa, voidaan vaatia erityistason sähköistä allekirjoitusta tai perinteistä allekirjoitusta.
Miten DocuSign-integraatio toimii PDF-XChange PRO -ohjelmistossa?
PDF-XChange PRO -ohjelmistossa on versiosta 9 (build 353.0) alkaen integroitu DocuSign-tuki, joka mahdollistaa saumattoman työskentelyn DocuSign-allekirjoituspalvelun kanssa. Tämä integraatio laajentaa ohjelmiston allekirjoitusmahdollisuuksia.
DocuSign-integraation käyttö:
- Avaa dokumentti PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa
- Valitse ”Suojaa” (Protect) -välilehdeltä ”DocuSign”
- Kirjaudu DocuSign-tilillesi tai luo uusi tili
- Määritä allekirjoittajat ja allekirjoituskentät
- Lähetä dokumentti allekirjoitettavaksi
DocuSign-integraation hyödyt ovat merkittävät erityisesti tilanteissa, joissa tarvitaan useamman henkilön allekirjoituksia. Palvelu mahdollistaa dokumenttien allekirjoittamisen mistä tahansa laitteelta, seuraa allekirjoitusprosessia ja ilmoittaa, kun dokumentti on allekirjoitettu. Tämä tehostaa merkittävästi työnkulkua ja vähentää paperiasiakirjojen käsittelyä.
Miten varmistat digitaalisesti allekirjoitetun PDF-lomakkeen turvallisuuden?
Digitaalisesti allekirjoitetun PDF-lomakkeen turvallisuuden varmistamiseksi on useita tärkeitä toimenpiteitä. Salasanasuojaus on yksi tehokas tapa lisätä tiedoston turvallisuutta PDF-XChange PRO -ohjelmistossa.
Keskeisiä turvallisuuskäytäntöjä:
- Käytä aina vahvaa salasanaa dokumenttien suojaamiseen
- Aseta käyttöoikeusrajoitukset, jotka estävät dokumentin muokkaamisen
- Jaa dokumentteja turvallisten kanavien kautta (esim. salattu sähköposti)
- Varmista, että digitaalinen allekirjoituksesi on suojattu vahvalla salasanalla
- Tarkista säännöllisesti varmenteiden voimassaolo
Allekirjoituksen aitouden voi tarkistaa PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa avaamalla allekirjoitetun dokumentin ja napsauttamalla allekirjoitusta. Ohjelma näyttää allekirjoituksen tilan ja mahdolliset varoitukset, jos dokumenttia on muutettu tai allekirjoitus ei ole pätevä.
Digitaalisen allekirjoituksen ja PDF-dokumenttien turvallisuuden varmistaminen on keskeinen osa nykyaikaista sähköistä asiakirjahallintaa. PDF-XChange PRO tarjoaa monipuoliset työkalut, joilla voit helposti luoda ja hallita turvallisia digitaalisia allekirjoituksia. Tutustu ohjelmiston toimintoihin lataamalla ilmainen testiversio tai katso lisätietoja PDF-XChange PRO -pikaohjeeesta.