Digitaalinen allekirjoitus PDF-tiedostoissa on sähköinen tapa varmentaa asiakirjan aitous ja allekirjoittajan henkilöllisyys. PDF-XChange PRO tarjoaa kehittyneitä työkaluja digitaaliseen allekirjoittamiseen, mukaan lukien DocuSign-integraation ja Microsoft AIP -tuen. Tämä opas vastaa yleisimpiin kysymyksiin sähköisestä allekirjoittamisesta PDF-XChange PRO:lla ja sen turvallisuusominaisuuksista.
Mitä tarkoittaa sähköinen allekirjoitus PDF-dokumenteissa?
Sähköinen allekirjoitus PDF-dokumenteissa on digitaalinen menetelmä, jolla allekirjoittaja voi varmentaa henkilöllisyytensä ja hyväksyä asiakirjan sisällön käsin allekirjoittamisen sijaan. Toisin kuin perinteinen allekirjoitus, digitaalinen allekirjoitus sisältää kryptografisen suojauksen, joka varmistaa asiakirjan eheyden.
Juridisesti sähköinen allekirjoitus on EU:ssa tunnustettu eIDAS-asetuksen mukaisesti. PDF-XChange PRO:n digitaalinen allekirjoitus täyttää vahvan sähköisen allekirjoituksen vaatimukset, mikä tekee siitä oikeudellisesti sitovan. Allekirjoitettu asiakirja sisältää aikaleiman ja allekirjoittajan varmenteen, jotka mahdollistavat allekirjoituksen jälkikäteisen todentamisen.
PDF-XChange PRO:ssa sähköinen allekirjoitus toimii PDF-XChange Editor Plus -ohjelman kautta. Ohjelmisto luo allekirjoituksesta kryptografisen hajautusarvon, joka liitetään asiakirjaan. Jos asiakirjaa muokataan allekirjoittamisen jälkeen, allekirjoitus mitätöityy automaattisesti. Tämä varmistaa asiakirjan muuttumattomuuden ja allekirjoituksen luotettavuuden.
Yritystoiminnassa digitaalinen allekirjoitus nopeuttaa sopimusten käsittelyä merkittävästi. Asiakirjojen kierrättäminen sähköisesti säästää aikaa ja kustannuksia verrattuna perinteiseen postittamiseen. Lisäksi allekirjoitetut asiakirjat voidaan arkistoida digitaalisesti, mikä helpottaa asiakirjahallintaa.
Miten PDF-XChange PRO:n digitaalinen allekirjoitus toimii käytännössä?
PDF-XChange Editor Plus:n digitaalinen allekirjoitus aktivoidaan allekirjoitustyökalujen kautta, jotka löytyvät ohjelman työkaluriviltä. Allekirjoitusprosessi alkaa digitaalisen varmenteen luomisella tai olemassa olevan varmenteen tuomisella ohjelmistoon.
Allekirjoitusprosessi etenee seuraavasti: Avaa allekirjoitettava PDF-dokumentti PDF-XChange Editor Plus:ssa. Valitse allekirjoitustyökalu ja klikkaa kohtaa dokumentissa, johon haluat lisätä allekirjoituksen. Ohjelma avaa allekirjoitusikkunan, jossa voit valita käytettävän varmenteen ja määrittää allekirjoituksen ulkoasun.
Allekirjoituksen varmentaminen tapahtuu automaattisesti, kun asiakirja avataan PDF-XChange PRO:lla. Ohjelma tarkistaa varmenteen voimassaolon ja asiakirjan eheyden. Jos allekirjoitus on voimassa, se näkyy vihreällä merkillä. Epäonnistuneet tai vanhentuneet allekirjoitukset merkitään punaisella varoituksella.
PDF-XChange PRO tukee myös useita allekirjoituksia samassa asiakirjassa. Tämä mahdollistaa monivaiheisen hyväksyntäprosessin, jossa eri osapuolet voivat allekirjoittaa asiakirjan vuorotellen. Jokainen allekirjoitus suojaa asiakirjan senhetkisen tilan, ja myöhemmät muutokset mitätöivät vain kyseisen allekirjoituksen jälkeiset allekirjoitukset.
Mikä on DocuSign-integraation hyöty PDF-XChange PRO:ssa?
DocuSign-integraatio PDF-XChange PRO:ssa (versio 9, build 353.0 ja uudemmat) yhdistää DocuSignin pilvipalvelun PDF-XChange Editor Plus:n toiminnallisuuksiin. Integraatio mahdollistaa DocuSign-allekirjoitusten lähettämisen, vastaanottamisen ja hallinnan suoraan PDF-XChange PRO:sta käsin.
Yrityskäytössä DocuSign-integraatio tarjoaa merkittäviä etuja sopimushallinnan tehostamisessa. Käyttäjät voivat lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi useille henkilöille samanaikaisesti ja seurata allekirjoitusprosessin etenemistä reaaliajassa. Tämä nopeuttaa erityisesti moniosapuolisten sopimusten käsittelyä.
DocuSign toimii PDF-XChange Editor Plus:n kanssa saumattomasti. Asiakirjan voi valmistella PDF-XChange PRO:lla, lisätä allekirjoituskentät ja muut tarvittavat elementit, minkä jälkeen se lähetetään DocuSign-palvelun kautta allekirjoitettavaksi. Allekirjoitettu asiakirja palautuu automaattisesti takaisin PDF-XChange PRO:hun.
Integraation lisäarvo allekirjoitusprosessiin tulee erityisesti etätyöskentelyn tukemisesta. DocuSign mahdollistaa allekirjoittamisen miltä tahansa laitteelta internetyhteyden kautta, kun taas PDF-XChange PRO:n paikallinen käsittely varmistaa asiakirjojen nopean muokkauksen ja arkistoinnin. Voit kokeilla PDF-XChange PRO:n ominaisuuksia maksuttomalla testiversiolla ja tutustua DocuSign-integraatioon käytännössä.
Mitkä ovat sähköisen allekirjoituksen turvallisuusominaisuudet PDF-XChange PRO:ssa?
PDF-XChange PRO:n turvallisuusominaisuudet allekirjoituskontekstissa perustuvat monikerroksiseen suojaukseen. Salasanasuojaus varmistaa, että vain valtuutetut henkilöt voivat avata ja allekirjoittaa asiakirjoja. Microsoft AIP (Azure Information Protection) -tuki mahdollistaa asiakirjojen automaattisen luokittelun ja suojauksen yrityksen tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.
Microsoft Azure Purview -tuki (versiosta 10.4.0.388 eteenpäin) laajentaa turvallisuutta tiedonhallinnan avulla. Purview seuraa asiakirjojen käyttöä ja jakamista organisaatiossa, mikä auttaa noudattamaan tietosuojasäädöksiä. Allekirjoitetut asiakirjat voidaan merkitä automaattisesti luottamuksellisiksi, ja niiden käyttöä voidaan tarvittaessa rajoittaa.
Allekirjoitettujen asiakirjojen suojaus perustuu kryptografisiin menetelmiin. PDF-XChange PRO käyttää PKI-teknologiaa (Public Key Infrastructure), jossa jokainen allekirjoitus sisältää allekirjoittajan julkisen avaimen ja aikaleiman. Asiakirjan eheys varmistetaan hajautusarvoilla, jotka muuttuvat, jos asiakirjaa muokataan allekirjoittamisen jälkeen.
Allekirjoitusten aitous varmistetaan varmenteiden ketjulla, joka yhdistää allekirjoittajan henkilöllisyyden luotettavaan varmentajaan. PDF-XChange PRO tarkistaa automaattisesti varmenteiden voimassaolon ja luotettavuuden asiakirjaa avattaessa. Epäilyttävät tai vanhentuneet allekirjoitukset merkitään selkeästi käyttäjälle.
PDF-XChange PRO tarjoaa myös mahdollisuuden poistaa luottamuksellista sisältöä lopullisesti allekirjoittamisen yhteydessä. Tämä ominaisuus varmistaa, että arkaluontoiset tiedot eivät jää asiakirjaan piilossa olevina elementteinä, mikä on tärkeää erityisesti julkisessa hallinnossa ja lakialalla.