Saavutettavan PDF-dokumentin luominen on olennainen taito digitaalisessa ympäristössä toimiville organisaatioille. Saavutettavuus varmistaa, että dokumentit ovat kaikkien käyttäjien, mukaan lukien näkövammaisten ja muiden toimintarajoitteisten henkilöiden käytettävissä. Saavutettava PDF sisältää mm. hakukelpoista tekstiä, loogisen lukujärjestyksen, oikein merkityt rakenneosat sekä vaihtoehtoiset tekstit kuville. PDF-XChange PRO -ohjelmisto tarjoaa kattavat työkalut saavutettavien PDF-dokumenttien luomiseen ja tarkistamiseen standardien mukaisesti.
Mitä tarkoittaa PDF-dokumentin saavutettavuus?
PDF-dokumentin saavutettavuus tarkoittaa, että dokumentti on suunniteltu ja toteutettu siten, että kaikki käyttäjät voivat käyttää ja ymmärtää sen sisältöä riippumatta heidän toimintarajoitteistaan. Kyse ei ole vain eettisestä valinnasta, vaan myös lakisääteisestä velvoitteesta.
Suomessa julkisia verkkopalveluja ja -dokumentteja koskee EU:n saavutettavuusdirektiivi ja kansallinen laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta. Nämä edellyttävät, että julkisen sektorin verkkosivustot ja dokumentit, mukaan lukien PDF-tiedostot, täyttävät WCAG 2.1 -kriteeristön AA-tason vaatimukset.
Saavutettava PDF-dokumentti sisältää seuraavat peruselementit:
- Hakukelpoinen teksti, jota ruudunlukuohjelmat voivat lukea
- Looginen lukujärjestys ja selkeä rakenne
- Riittävä värikontrasti tekstin ja taustan välillä
- Vaihtoehtoiset tekstit kuville ja grafiikalle
- Selkeät otsikot ja metatiedot
- Tunnistettavat lomakekentät, jos dokumentissa on täytettäviä lomakkeita
Esteetön pdf-dokumentti hyödyttää monia: näkövammaisia, lukihäiriöisiä, motorisista rajoitteista kärsiviä sekä ikääntyneitä käyttäjiä. Lisäksi saavutettavuus parantaa dokumenttien käytettävyyttä kaikille käyttäjille.
Miten luot saavutettavan PDF-dokumentin PDF-XChange PRO -ohjelmistolla?
Saavutettavan PDF-dokumentin luominen PDF-XChange PRO -ohjelmistolla onnistuu hyödyntämällä ohjelmiston saavutettavuustyökaluja, jotka löytyvät Saavutettavuus-välilehdeltä. Prosessi kannattaa aloittaa jo alkuperäisen dokumentin huolellisella suunnittelulla.
Vaiheittainen ohje saavutettavan PDF-dokumentin luomiseen:
- Käytä PDF/A-standardia tallentaessasi dokumenttia, mikä varmistaa pitkäaikaisen säilyvyyden ja saavutettavuuden. Valitse ”Tiedosto” > ”Tallenna nimellä” > ”PDF/A”.
- Lisää dokumentille kunnolliset metatiedot: otsikko, tekijä, aihe ja avainsanat. Nämä auttavat käyttäjiä tunnistamaan dokumentin.
- Varmista dokumentin rakenteisuus PDF-XChange PRO:n ”Merkitse dokumentti” -toiminnolla, joka löytyy Saavutettavuus-välilehdeltä.
- Lisää kuville vaihtoehtoiset tekstit valitsemalla kuva, napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla ”Ominaisuudet” > ”Vaihtoehtoteksti”.
- Tarkista lukujärjestys ”Lukujärjestys”-työkalulla ja korjaa tarvittaessa, jotta sisältö etenee loogisesti.
- Lisää kirjanmerkit pidempiin dokumentteihin navigoinnin helpottamiseksi.
- Tarkista dokumentin saavutettavuus käyttämällä ”Saavutettavuuden tarkistus” -työkalua, joka löytyy Saavutettavuus-välilehdeltä.
PDF-XChange PRO:n saavutettavuuden tarkistus -työkalu käy läpi 32 eri sääntöä, jotka varmistavat dokumentin yhteensopivuuden kansainvälisten saavutettavuusstandardien kanssa.
Voit ladata ilmaisen testiversion kokeillaksesi näitä ominaisuuksia käytännössä.
Mitkä ovat yleisimmät saavutettavuusongelmat PDF-dokumenteissa?
Yleisimmät saavutettavuusongelmat PDF-dokumenteissa liittyvät puutteelliseen rakenteelliseen merkintään ja sisällön esteettömyyteen. Näiden ongelmien tunnistaminen ja korjaaminen on ensiarvoisen tärkeää saavutettavan dokumentin luomisessa.
Tyypillisimpiä saavutettavuusongelmia ovat:
- Skannattu, vain kuvana tallennettu teksti, jota ruudunlukijat eivät voi lukea
- Puuttuvat vaihtoehtotekstit kuville ja grafiikoille
- Riittämätön värikontrasti tekstin ja taustan välillä
- Puuttuva tai virheellinen lukujärjestys
- Rakenteettomat dokumentit ilman tunnisteita (tageja)
- Puuttuvat otsikot ja kirjanmerkit
- Suojausasetukset, jotka estävät ruudunlukijoiden toiminnan
PDF-XChange PRO -ohjelmistolla voit korjata nämä ongelmat tehokkaasti:
- Muunna skannattu teksti hakukelpoiseksi OCR-toiminnolla
- Lisää vaihtoehtotekstit kuviin Saavutettavuus-välilehden työkaluilla
- Tarkista ja korjaa värikontrastit muokkaustyökaluilla
- Järjestä lukujärjestys loogiseksi Lukujärjestys-työkalulla
- Lisää puuttuvat tunnisteet (tagit) Merkitse dokumentti -toiminnolla
- Luo kirjanmerkit automaattisesti tai manuaalisesti navigoinnin helpottamiseksi
Miten varmistat PDF-dokumentin yhteensopivuuden ruudunlukijoiden kanssa?
PDF-dokumentin yhteensopivuus ruudunlukijoiden kanssa vaatii huolellista dokumentin rakenteen optimointia. Ruudunlukijat tarvitsevat selkeän rakenteen ymmärtääkseen dokumentin sisällön oikeassa järjestyksessä ja kontekstissa.
Näin varmistat yhteensopivuuden ruudunlukijoiden kanssa PDF-XChange PRO -ohjelmistolla:
- Varmista, että dokumentissa on hakukelpoista tekstiä. Käytä tarvittaessa OCR-toimintoa skannattujen dokumenttien muuntamiseen.
- Merkitse dokumentti rakenteiseksi käyttäen ”Merkitse dokumentti” -toimintoa Saavutettavuus-välilehdellä.
- Tarkista ja korjaa tagit Rakenneruudussa, jotta ne vastaavat sisällön todellista merkitystä (otsikot, listat, taulukot jne.).
- Määrittele lukujärjestys Lukujärjestys-työkalulla vastaamaan visuaalista järjestystä ja loogista etenemistä.
- Lisää kuville ja muille ei-tekstielementeille vaihtoehtoiset tekstit.
- Määritä dokumentin kieli ja otsikko metatiedoissa, jotta ruudunlukijat voivat käyttää oikeaa puhesyntetisaattoria.
- Testaa dokumentti itse ruudunlukijalla, kuten NVDA:lla tai JAWS:lla.
PDF-XChange PRO:n saavutettavuustyökalut mahdollistavat dokumentin kattavan tarkistuksen ja varmistaa, että ruudunlukijat voivat käsitellä sisältöä oikein. Erityisen tärkeää on varmistaa, että suojausasetukset eivät estä ruudunlukijoiden toimintaa.
Saavutettavuuden tärkeimmät tarkistuspisteet ennen PDF-dokumentin julkaisua
Ennen PDF-dokumentin julkaisua on syytä käydä läpi kattava saavutettavuustarkistus. PDF-XChange PRO:n saavutettavuuden tarkistus -työkalu tekee tämän prosessin helpoksi, mutta on hyvä tuntea keskeiset tarkistuspisteet.
Olennaiset tarkistuspisteet saavutettavuuden varmistamiseksi:
- Dokumentti on merkitty rakenteiseksi (tagged PDF)
- Teksti on hakukelpoista, ei pelkkiä kuvia
- Dokumentilla on kuvaava otsikko metatiedoissa
- Dokumentin kieli on määritetty
- Kaikilla kuvilla ja grafiikoilla on vaihtoehtoiset tekstit
- Värikontrasti on riittävä (vähintään 4.5:1 tavalliselle tekstille)
- Lukujärjestys on looginen ja vastaa visuaalista järjestystä
- Dokumentissa on kirjanmerkkejä, jos siinä on yli 20 sivua
- Taulukot on merkitty oikein otsikkorivi- ja saraketunnisteilla
- Lomakekentät on nimetty ja niillä on ohjetekstit
PDF-XChange PRO:n saavutettavuuden tarkistus -työkalu automatisoi useimpien näiden tarkistuspisteiden arvioinnin ja antaa selkeät ohjeet ongelmien korjaamiseksi. Tarkistusraportti kertoo, mitkä alueet täyttävät standardit ja mitkä vaativat korjauksia.
Tutustuthan tarkemmin saavutettavuuden periaatteisiin kattavassa ohjeessamme, joka tarjoaa syvällisempää tietoa aiheesta.