PDF-tiedoston jakaminen sivumäärän mukaan tarkoittaa dokumentin pilkkomista pienempiin osiin määrittämällä, kuinka monta sivua kukin uusi tiedosto sisältää. Esimerkiksi 100-sivuinen raportti voidaan jakaa kymmeneen 10 sivun osaan. Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen suurten dokumenttien hallinnassa, sähköpostin liitekokorajoitusten kiertämisessä ja asiakaskohtaisten dokumenttien erottelussa. Voit kokeilla PDF-tiedostojen jakamista ilmaisella testiversiolla, joka sisältää kaikki tarvittavat työkalut dokumenttien käsittelyyn.
Mitä tarkoittaa PDF-tiedoston jakaminen sivumäärän mukaan?
PDF-tiedoston jakaminen sivumäärän mukaan on toiminto, jossa pitkä dokumentti pilkotaan pienemmiksi tiedostoiksi määrittämällä tarkka sivumäärä kullekin osalle. Kun valitset esimerkiksi jaon 10 sivun osiin, ohjelmisto luo automaattisesti uusia PDF-tiedostoja, joista jokainen sisältää 10 sivua alkuperäisestä dokumentista.
Tämä eroaa merkittävästi tiedostokoon mukaan jakamisesta, jossa jako perustuu megatavuihin sivujen sijaan. Sivumäärän mukaan jakaminen antaa tarkan kontrollin dokumentin rakenteeseen, mikä on tärkeää esimerkiksi silloin, kun jokaisen osan tulee sisältää tietty määrä sivuja arkistointi- tai jakelutarkoituksiin.
Yrityskäytössä tämä toiminto on keskeinen työkalu monissa tilanteissa. Suuret raportit, kuten vuosikertomukset tai laajat sopimukset, ovat usein satoja sivuja pitkiä. Niiden jakaminen hallittaviin osiin helpottaa käsittelyä ja nopeuttaa tiedostojen avaamista. Arkistomateriaalien hallinnassa sivumäärän mukaan jakaminen mahdollistaa johdonmukaisen dokumenttirakenteen ylläpitämisen.
Tyypillisiä käyttötapauksia ovat muun muassa asiakaskohtaisten dokumenttien erottelu suuremmasta kokonaisuudesta. Jos sinulla on esimerkiksi 300 sivuinen laskutusraportti, jossa kunkin asiakkaan osuus on 15 sivua, voit jakaa dokumentin 15 sivun osiin ja saada jokaisen asiakkaan tiedot omaksi PDF-tiedostokseen. Tämä säästää huomattavasti aikaa verrattuna manuaaliseen sivujen poimintaan.
Miten PDF-tiedosto jaetaan sivumäärän mukaan PDF-XChange PRO:lla?
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmalla PDF-dokumentin jakaminen sivumäärän mukaan on suoraviivainen prosessi. Avaa ensin jaettava dokumentti ohjelmassa ja siirry Dokumentti-välilehdelle. Sieltä löydät Jaa-painikkeen, joka avaa jakamisvalikon. Valitse ”Jaa dokumentti…” nähdäksesi kaikki jakamisvaihtoehdot.
Jakamisikkunassa valitse vaihtoehto ”Every x pages(s)”, joka mahdollistaa sivumäärän mukaan jakamisen. Kirjoita kenttään haluamasi sivumäärä jokaiselle osalle. Jos haluat esimerkiksi jakaa dokumentin 20 sivun osiin, kirjoita kenttään numero 20. Ohjelmisto laskee automaattisesti, kuinka monta uutta tiedostoa syntyy.
Tarkista jakamisasetuksista, haluatko kopioida kommentit ja kirjanmerkit uusiin tiedostoihin. Voit valita, kopioidaanko kaikki kirjanmerkit vai ainoastaan kullekin osalle liittyvät kirjanmerkit. Tulostusominaisuuksissa määrität, miten uudet tiedostot nimetään. Oletuksena nimet muodostuvat alkuperäisestä tiedostonimestä ja osanumerosta.
Valitse kohdekansio, johon uudet tiedostot tallennetaan, ja napsauta OK-painiketta. Ohjelmisto suorittaa jaon ja luo kaikki uudet PDF-tiedostot määrittämääsi sijaintiin. Prosessi kestää vain muutaman sekunnin, vaikka alkuperäinen dokumentti olisi satoja sivuja pitkä.
PDF-XChange PRO sisältää myös muita hyödyllisiä dokumentinhallintaominaisuuksia. Voit muuttaa sivujärjestystä ennen jakamista, lisätä tai poistaa sivuja sekä luoda kirjanmerkkejä helpottamaan navigointia. Nämä toiminnot löytyvät kaikki samalta Dokumentti-välilehdeltä.
PDF Tools -komponentti laajentaa mahdollisuuksia entisestään. Sen avulla voit käsitellä useita dokumentteja samanaikaisesti tai jakaa kokonaisen kansion dokumentit kerralla. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun sinulla on säännöllisesti suuria määriä dokumentteja jaettavana. Voit myös luoda omia työkaluja usein toistuviin PDF-rutiineihin, mikä automatisoi jakamisprosessin täysin.
Milloin PDF-dokumentin jakaminen sivumäärän mukaan on hyödyllistä?
Sähköpostin liitekokorajoitukset ovat yksi yleisimmistä syistä PDF-dokumenttien jakamiseen. Monet sähköpostipalvelut rajoittavat liitteiden koon 25-50 megatavuun. Kun sinulla on esimerkiksi 200-sivuinen kuvallinen raportti, joka ylittää tämän rajan, voit jakaa sen pienempiin osiin ja lähettää ne joko erillisissä viesteissä tai pilvitallennuspalvelun kautta.
Dokumenttien jakaminen eri vastaanottajille on toinen keskeinen käyttötapaus. Projektidokumentaatiossa eri osapuolet tarvitsevat usein vain tiettyjä osia laajemmasta asiakirjasta. Sen sijaan, että lähettäisit koko 500-sivuisen projektisuunnitelman kaikille, voit jakaa sen osiin ja toimittaa kullekin sidosryhmälle vain heidän kannaltaan relevantit sivut.
Arkistointikäytännöt hyötyvät merkittävästi johdonmukaisesta dokumenttien jakamisesta. Kun tallennat dokumentteja pitkäaikaisarkistoon, on usein järkevää jakaa ne standardoidun kokoisiin osiin. Esimerkiksi 50 sivun osat ovat helposti hallittavia ja nopeasti avautuvia, mikä tehostaa tiedonhakua myöhemmin.
Tietoturvasyyt voivat myös vaatia dokumenttien jakamista. Jos dokumentin tietyt osat sisältävät luottamuksellista tietoa, voit jakaa dokumentin ja suojata vain arkaluonteiset osat salasanalla. Näin julkiset osat ovat vapaasti saatavilla, mutta sensitiivinen sisältö pysyy suojattuna.
Sopimuskäsittelyssä jakaminen tehostaa työnkulkua huomattavasti. Kun käsittelet useita samantyyppisiä sopimuksia, voit jakaa ne asiakaskohtaisiin osiin ja käsitellä jokaisen erikseen. Laskutuksessa vastaava toiminto mahdollistaa laskujen erottelun suurista laskutusajoista.
PDF-XChange PRO säilyttää kirjanmerkit jakamisen yhteydessä, jos valitset tämän asetuksen. Tämä tarkoittaa, että jokainen uusi osa sisältää siihen liittyvät kirjanmerkit, mikä helpottaa navigointia jaetuissa dokumenteissa. Voit myös valita, kopioidaanko kommentit ja muut merkinnät uusiin tiedostoihin.
Mitkä ovat PDF-XChange PRO:n edut PDF-dokumenttien jakamisessa?
PDF-XChange PRO tarjoaa pysyvän lisenssin, joka eroaa merkittävästi tilauspohjaisista vaihtoehdoista. Maksat ohjelmistosta vain kerran ja voit käyttää sitä ilman jatkuvia kuukausimaksuja. Tämä tekee pitkäaikaisesta käytöstä huomattavasti kustannustehokkaampaa, erityisesti yrityskäytössä, jossa dokumenttien jakaminen on päivittäinen tarve.
Suomenkielinen käyttöliittymä helpottaa ohjelmiston käyttöä merkittävästi. Kaikki jakamiseen liittyvät toiminnot, valikot ja asetukset ovat suomeksi, mikä vähentää virheiden määrää ja nopeuttaa työskentelyä. Tämä on erityisen tärkeää tilanteissa, joissa työskentelet aikataulupaineiden alla tai opetat uusia käyttäjiä.
Ilmainen suomenkielinen tuki on saatavilla kaikille lisensoiduille käyttäjille. Voit ottaa yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse, kun tarvitset apua dokumenttien jakamisessa tai muissa toiminnoissa. Tuki sisältää myös kattavan suomenkielisen käyttöohjeen, joka kattaa kaikki ohjelmiston ominaisuudet yksityiskohtaisesti.
Ohjelmiston muut dokumentinhallintaominaisuudet tukevat jakamisprosessia monipuolisesti. Voit lisätä sivunumeroinnin ennen jakamista, mikä helpottaa osien tunnistamista. Kirjanmerkkien luonti mahdollistaa nopean navigoinnin jaetuissa dokumenteissa. Portfolion luominen puolestaan antaa mahdollisuuden koota jaetut osat takaisin yhteen tarvittaessa.
PDF Tools -komponentin batch-käsittelymahdollisuudet ovat erityisen tehokkaita, kun käsittelet suuria dokumenttimääriä. Voit määrittää jakamisasetukset kerran ja soveltaa niitä koko kansion dokumentteihin automaattisesti. Tämä säästää tunteja aikaa verrattuna yksittäisten tiedostojen manuaaliseen käsittelyyn.
Omien työkalujen luominen usein toistuviin PDF-rutiineihin vie automatisaation vielä pidemmälle. Jos jaat säännöllisesti dokumentteja samoilla asetuksilla, voit luoda mukautetun työkalun, joka suorittaa koko prosessin yhdellä napsautuksella. Tämä on erityisen hyödyllistä esimerkiksi kuukausittaisessa raportoinnissa tai säännöllisessä dokumenttien arkistoinnissa.
Miten Mmpro auttaa PDF-XChange PRO:n käytössä?
Toimimme PDF-XChange PRO -ohjelmiston virallisena toimittajana Suomessa ja tarjoamme kattavat palvelut ohjelmiston käyttöönottoon ja käyttöön. Kun hankit lisenssin meiltä, saat käyttöösi suomenkielisen ohjelmistoversion, joka sisältää kaikki dokumenttien jakamiseen tarvittavat työkalut.
Tarjoamme jokaiselle lisensoidulle käyttäjälle suomenkielisen käyttöohjeen, joka kattaa kaikki PDF-XChange PRO:n ominaisuudet. Ohje sisältää yksityiskohtaiset ohjeet dokumenttien jakamiseen sekä sivumäärän että kirjanmerkkien mukaan. Löydät sieltä myös käytännön esimerkkejä ja vinkkejä tehokkaaseen dokumentinhallintaan.
Tekninen tukemme on saatavilla suomeksi sekä sähköpostitse että puhelimitse. Autamme mielellämme kaikissa PDF-tiedostojen jakamiseen ja muihin dokumentinhallintatehtäviin liittyvissä kysymyksissä. Tukipalvelumme on maksutonta kaikille voimassa olevan ylläpitosopimuksen omaaville käyttäjille.
Käyttöönotto-ohjeistuksemme varmistaa, että pääset sujuvasti alkuun PDF-XChange PRO:n kanssa. Autamme ohjelmiston asentamisessa, perusasetusten määrittämisessä ja ensimmäisten dokumenttien jakamisessa. Tarjoamme myös neuvoja siitä, miten voit hyödyntää PDF Tools -komponentin automatisointimahdollisuuksia omassa työssäsi.
Ylläpitosopimus sisältää seuraavat konkreettiset edut:
- Kaikki ohjelmistopäivitykset uusimpine ominaisuuksineen
- Tietoturvapäivitykset heti, kun ne julkaistaan
- Suomenkielinen tekninen tuki sähköpostitse ja puhelimitse
- Pääsy suomenkieliseen käyttöohjeeseen ja ohjemateriaaleihin
- Neuvonta dokumentinhallintaprosessien tehostamisessa
Uusi lisenssi sisältää aina ensimmäisen vuoden ylläpitosopimuksen. Voit halutessasi hankkia ylläpidon heti yhdeksi tai kahdeksi lisävuodeksi edullisempaan hintaan. Tämä varmistaa, että saat jatkuvasti uusimmat ominaisuudet ja tietoturvapäivitykset ilman keskeytyksiä.
Lataa ilmainen testiversio PDF-XChange PRO:sta ja kokeile dokumenttien jakamista käytännössä. Testiversio sisältää kaikki toiminnot, joten voit tutustua ohjelmiston mahdollisuuksiin rauhassa ennen ostopäätöstä. Ota yhteyttä suomenkieliseen asiakaspalveluumme, niin autamme sinua löytämään sopivimman ratkaisun dokumentinhallintaan.