PDF-tiedostojen jakaminen pienempiin osiin tarkoittaa laajan dokumentin pilkkomista erillisiksi, hallittavammiksi tiedostoiksi. Tämä voi tapahtua sivuittain, kirjanmerkkien mukaan tai tiedostokoon perusteella. Jakaminen helpottaa dokumenttien lähettämistä, arkistointia ja kohdennettua jakamista eri vastaanottajille. PDF-XChange PRO tarjoaa useita tehokkaita työkaluja tähän tarpeeseen. Tässä artikkelissa käymme läpi yleisimmät tilanteet, joissa dokumenttien jakaminen on tarpeen, sekä käytännön ohjeet eri jakotapoihin.
Jos haluat testata PDF-tiedostojen jakamisominaisuuksia käytännössä, voit ladata ilmaisen testiversion PDF-XChange PRO:sta ja kokeilla kaikkia toimintoja rajoituksetta.
Miksi pdf-tiedoston jakaminen pienempiin osiin on tarpeen?
PDF-tiedostojen jakaminen pienempiin osiin ratkaisee useita käytännön haasteita dokumenttien hallinnassa. Suuret PDF-tiedostot voivat ylittää sähköpostijärjestelmien liitetiedostorajoitukset, hidastaa dokumenttien avaamista ja vaikeuttaa tietyn sisällön löytämistä. Jakaminen mahdollistaa myös kohdennetun tiedon jakamisen eri vastaanottajille ilman, että koko dokumentti paljastuu kaikille.
Monet organisaatiot kohtaavat tilanteita, joissa laajat raportit, sopimukset tai koulutusmateriaalit täytyy pilkkoa osiin. Esimerkiksi laskuerät voidaan erotella yksittäisiksi laskuiksi arkistointia varten, tai koulutusmateriaalit voidaan jakaa osastoittain eri käyttäjäryhmille. Sopimusdokumenteista voi olla tarpeen poimia tietyt liitesivut erillisiksi tiedostoiksi asiakkaiden tai kumppaneiden käyttöön.
Dokumenttien jakaminen parantaa myös työnkulkujen tehokkuutta. Kun laaja dokumentti jaetaan loogisiin osiin, eri tiimin jäsenet voivat käsitellä omia osiaan samanaikaisesti. Tämä nopeuttaa prosesseja ja vähentää sekaannuksia. Lisäksi pienemmät tiedostot latautuvat nopeammin pilvipalveluihin ja vievät vähemmän tallennustilaa, kun niitä ei tarvitse monistaa kokonaisina versioina.
Arkistointinäkökulmasta dokumenttien jakaminen helpottaa tiedonhallintaa. Kun isosta asiakirjakokoelmasta erotetaan yksittäiset dokumentit omiksi tiedostoikseen, niiden luokittelu, haku ja käyttöoikeuksien hallinta yksinkertaistuu merkittävästi. Tämä on erityisen tärkeää organisaatioille, joilla on tiukat tietosuoja- tai arkistointivaatimukset.
Miten pdf-tiedosto jaetaan sivuittain PDF-XChange PRO:lla?
PDF-XChange Editor Plus mahdollistaa tarkan sivukohtaisen dokumenttien jakamisen. Prosessi alkaa avaamalla dokumentti ohjelmassa ja siirtymällä Dokumentti-välilehdelle, josta löytyy Jaa-toiminto. Tämä työkalu antaa täyden hallinnan siihen, mitkä sivut poimitaan omiksi tiedostoikseen ja miten ne nimetään.
Käytännön työnkulku etenee seuraavasti. Avaa jaettava PDF-dokumentti PDF-XChange Editor Plussassa. Valitse Dokumentti-välilehdeltä Jaa ja sen jälkeen Jaa dokumentti. Valintaikkunassa voit määrittää, jaetaanko dokumentti kirjanmerkkien mukaan, sivumäärän perusteella vai tiedostokoon mukaan. Sivukohtaiseen jakoon valitse ”Every x pages” ja määritä haluttu sivumäärä per tiedosto.
Sivujen hallintanäkymä tarjoaa visuaalisen tavan valita tietyt sivut. Pikkukuvanäkymässä voit napsauttaa yksittäisiä sivuja tai valita sivualueen pitämällä Shift-näppäintä pohjassa. Ctrl-näppäimellä voit valita useita yksittäisiä sivuja eri kohdista dokumenttia. Tämä joustavuus tekee kohdistetun sisällön poiminnasta nopeaa.
Dokumentin laadun säilyminen jaon aikana on tärkeää. PDF-XChange PRO säilyttää alkuperäisen sivulaadun, resoluution ja fontit automaattisesti. Voit myös valita, kopioidaanko kirjanmerkit ja linkit mukaan uusiin tiedostoihin. Vaihtoehto ”Copy Related” kopioi vain jaettuun osioon liittyvät kirjanmerkit, mikä pitää uudet tiedostot siisteinä.
Tulostusominaisuuksissa määrität, miten uudet tiedostot nimetään ja mihin ne tallennetaan. Voit käyttää nimimakroja, jotka lisäävät automaattisesti esimerkiksi sivunumerot tai päivämäärän tiedostonimiin. Tämä automatisoi nimeämisen ja pitää tiedostot järjestyksessä. Valitse kohdekansio ja hyväksy jako napsauttamalla OK.
Miten pdf jaetaan tiedostokoon mukaan?
PDF-XChange PRO version 9 ja uudemmat sisältävät tiedostokokoon perustuvan jaon, joka pilkkoo automaattisesti suuret PDF-tiedostot määritetyn kokorajan mukaisiksi osiksi. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun dokumentteja täytyy sovittaa sähköpostiliitteiden kokorajoituksiin tai optimoida pilvipalveluun tallennusta varten.
Toiminnon käyttö on suoraviivaista. Avaa dokumentti ja siirry Dokumentti-välilehdelle. Valitse Jaa ja sen jälkeen Jaa dokumentti. Valintaikkunassa valitse vaihtoehto ”By size less than x MB”. Määritä haluttu maksimikoko megatavuina. Ohjelma laskee automaattisesti, kuinka moneen osaan dokumentti jakautuu ja näyttää ennakkoarvion.
Tiedostokokoon perustuva jako on hyödyllinen useissa skenaarioissa. Sähköpostijärjestelmät rajoittavat usein liitetiedostot 10-25 megatavuun, jolloin suuremmat raportit tai esitykset täytyy pilkkoa. Pilvipalvelut toimivat tehokkaammin pienempien tiedostojen kanssa, ja verkkojakelua varten dokumentit kannattaa optimoida nopeaa latautumista varten.
Kokovalinnan määrittämisessä kannattaa huomioida käyttötarkoitus. Sähköpostitusta varten 5-10 megatavun osat ovat turvallinen valinta. Verkkojulkaisua varten pienempi jako, kuten 2-5 megatavua, parantaa käyttökokemusta. Sisäiseen arkistointiin voit käyttää suurempia osia, kuten 20-50 megatavua, jolloin tiedostomäärä pysyy hallittavana.
Tuloksena syntyvät tiedostot nimetään automaattisesti järjestysnumeroilla. Voit muokata nimeämismallia nimimakrojen avulla lisäämään esimerkiksi päivämäärän tai projektin nimen. Ohjelma säilyttää dokumentin sisällön ja laadun täysin muuttumattomana, jakaminen vaikuttaa vain tiedostojen kokoon ja määrään.
Mitä eroa on sivujen poistolla ja dokumentin jakamisella?
Sivujen poisto ja dokumentin jakaminen ovat kaksi erilaista PDF-käsittelytapaa, joilla on selkeät käyttötarkoitukset. Sivujen poisto tarkoittaa tiettyjen sivujen pysyvää poistamista dokumentista, kun taas dokumentin jakaminen luo alkuperäisestä tiedostosta useita erillisiä tiedostoja säilyttäen kaiken sisällön.
Sivujen poistoa käytetään, kun tiettyä sisältöä ei enää tarvita. Esimerkiksi luonnossivut, tyhjät sivut tai vanhentuneet liitteet voidaan poistaa ennen dokumentin viimeistelyä. Poisto muuttaa alkuperäistä tiedostoa pysyvästi, ja poistettu sisältö katoaa, ellei sinulla ole varmuuskopiota. Tämä keventää tiedostokokoa ja poistaa tarpeettoman tiedon.
Dokumentin jakaminen säilyttää kaiken sisällön, mutta organisoi sen erillisiksi tiedostoiksi. Tämä on oikea valinta, kun kaikki tieto on arvokasta, mutta sitä täytyy jakaa eri vastaanottajille tai käyttötarkoituksiin. Esimerkiksi vuosiraportti voidaan jakaa osastokohtaisiksi osioiksi, joista jokainen sisältää vain kyseisen osaston kannalta oleellisen tiedon.
Metadata ja dokumenttirakenne käyttäytyvät eri tavoin näissä toiminnoissa. Sivujen poistossa alkuperäisen dokumentin kirjanmerkit, linkit ja lomakekentät säilyvät, mutta poistettuihin sivuihin viittaavat elementit voivat rikkoutua. Dokumentin jaossa voit valita, kopioidaanko metadata ja rakenne-elementit uusiin tiedostoihin, mikä säilyttää navigoinnin ja toiminnallisuuden.
Palautettavuus on keskeinen ero. Sivujen poisto on peruuttamaton toimenpide tallennuksen jälkeen, joten alkuperäisen tiedoston varmuuskopiointi on tärkeää. Dokumentin jako ei muuta alkuperäistä tiedostoa lainkaan, joten voit aina palata siihen ja suorittaa jaon uudelleen eri parametreilla tarvittaessa.
Miten Mmpro auttaa PDF-XChange PRO:n käytössä?
Mmpro toimittaa PDF-XChange PRO -lisenssit suomalaisille organisaatioille ja tarjoaa kattavan tukipalvelun ohjelmiston tehokkaaseen hyödyntämiseen. Tarjoamme suomenkielisen käyttöohjeen, joka kattaa kaikki dokumenttien jakamiseen liittyvät toiminnot yksityiskohtaisin ohjein. Lisensoiduille käyttäjille tarjoamme ilmaisen suomenkielisen sähköposti- ja puhelintuen, joka auttaa ratkaisemaan tekniset haasteet nopeasti.
Tuemme asiakkaitamme dokumenttien jakamisen työnkulkujen suunnittelussa ja käyttöönotossa. Autamme määrittämään, mikä jakotapa sopii parhaiten organisaatiosi tarpeisiin, olipa kyse sitten sivukohtaisesta jaosta, tiedostokokoon perustuvasta pilkkomisesta tai kirjanmerkkeihin pohjautuvasta rakenteellisesta jaosta. Tekninen tukemme ratkaisee myös erikoistilanteet, kuten monimutkaisten dokumenttirakenteiden käsittelyn.
Ylläpitosopimus takaa pääsyn uusimpiin ohjelmistopäivityksiin ja tietoturvakorjauksiin. PDF-XChange PRO kehittyy jatkuvasti, ja uudet versiot tuovat lisää dokumenttien käsittelyominaisuuksia. Esimerkiksi tiedostokokoon perustuva jako lisättiin versiossa 9, ja tehostetut OCR-toiminnot paransivat skannattujen dokumenttien käsittelyä. Ylläpitosopimuksen aikana saat nämä parannukset automaattisesti käyttöösi.
Tarjoamme myös neuvontaa PDF-XChange PRO:n integroinnista osaksi laajempia dokumenttiprosesseja. Ohjelmisto toimii saumattomasti Windows-ympäristössä ja tukee Terminal Server- ja Citrix-asennuksia, mikä mahdollistaa keskitetyn käytön organisaatioissa. Autamme suunnittelemaan ratkaisun, joka tehostaa dokumenttien hallintaa juuri teidän toimintaympäristössänne.
Ennen hankintapäätöstä voit ladata ilmaisen testiversion ja kokeilla kaikkia dokumenttien jakamisominaisuuksia käytännössä. Testiversio sisältää täyden toiminnallisuuden, joten näet tarkalleen, miten PDF-XChange PRO ratkaisee organisaatiosi PDF-tiedostojen käsittelytarpeet. Olemme valmiina auttamaan testauksen aikana ja vastaamaan kaikkiin kysymyksiin ohjelmiston soveltuvuudesta käyttötarkoitukseenne.