PDF-ohjelmiston käyttöönotto yrityksessä edellyttää IT-osastolta huolellista ennakkovalmistelua: on varmistettava yhteensopivuus olemassa olevan IT-ympäristön kanssa, valittava oikea lisensointimalli, suunniteltava asennus usealle työasemalle ja huomioitava tietoturva sekä tukikäytännöt. Oikein toteutettuna käyttöönotto sujuu nopeasti ja ohjelmisto integroituu luontevasti yrityksen päivittäisiin työnkulkuihin. Tässä artikkelissa käymme läpi keskeisimmät kysymykset, jotka IT:n kannattaa selvittää ennen kuin PDF-ohjelmisto otetaan laajemmin käyttöön.
Mitä vaatimuksia PDF-ohjelmisto asettaa yrityksen IT-ympäristölle?
PDF-XChange PRO toimii Windows-käyttöjärjestelmässä, joten se sopii suoraan useimpiin suomalaisiin yritysympäristöihin ilman erillisiä alustainvestointeja. Ohjelmistopaketti sisältää PDF-XChange Editor Plus:n, PDF-Toolsin sekä PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimen, ja kaikki nämä komponentit asentuvat saman paketin yhteydessä. Terminal Server- ja Citrix-ympäristöt ovat myös tuettuja, mikä on tärkeä tieto jaettujen työpöytäympäristöjen kannalta.
Käytännön IT-ympäristövaatimukset ovat maltilliset. Ohjelmisto ei edellytä erityistä palvelininfrastruktuuria eikä jatkuvaa pilviyhteyttä toimiakseen. Keskeisiä asioita, jotka IT:n kannattaa tarkistaa etukäteen, ovat:
- Windows-versioyhteensopivuus (tuetut versiot kannattaa tarkistaa ennen laajaa käyttöönottoa)
- Levytilan riittävyys asennusta ja dokumenttien käsittelyä varten
- Terminal Server- tai Citrix-ympäristön erityisvaatimukset, jos ohjelmisto otetaan käyttöön jaetulla alustalla
- MS Office -liitännän toimivuus, mikäli organisaatiossa hyödynnetään suoraa integraatiota Word-, Excel- tai PowerPoint-ohjelmiin
Koska ohjelmisto tukee myös Microsoft AIP- ja Microsoft Azure Purview -ominaisuuksia, yritysten, joilla on käytössä Microsoftin tietosuoja- ja luokitteluratkaisut, kannattaa varmistaa näiden integraatioiden toimivuus osana käyttöönottoa.
Miten PDF-ohjelmiston lisensointi toimii yritysympäristössä?
PDF-XChange PRO myydään pysyvänä lisenssinä, joka sisältää aina yhden vuoden ylläpitosopimuksen. Toisin kuin tilauspohjaisissa malleissa, pysyvä lisenssi tarkoittaa, että ohjelmisto jää yrityksen käyttöön myös ylläpitosopimuskauden päätyttyä. Lisenssejä voidaan hankkia yritykselle tarvittava määrä, ja ne on suunnattu sekä pienille että suurille organisaatioille.
Ylläpitosopimuksen aikana käyttäjillä on oikeus ladata kaikki uusimmat versiopäivitykset sekä hyödyntää suomenkielistä tukea. Tämä on IT-hallinnan kannalta selkeä etu: tietoturvapäivitykset ja uudet ominaisuudet ovat saatavilla ilman lisäkustannuksia sopimuskauden ajan.
Lisensointimallissa on myös käytännöllinen joustovara:
- Uuden lisenssin yhteydessä voi hankkia yhden tai kaksi lisävuotta ylläpitoa etukäteen
- Hankintahetkellä lisäylläpitovuodet ovat edullisempia kuin voimassa olevan sopimuksen jatkaminen jälkikäteen
- Suomenkielinen tuki kuuluu aina voimassa olevan ylläpitosopimuksen piiriin
IT-päättäjien kannattaa siis huomioida ylläpitosopimuksen kesto jo hankintavaiheessa, sillä pidempi sopimus hankittuna kerralla on kustannustehokkaampi ratkaisu kuin vuosittainen uusiminen erikseen.
Miten PDF-ohjelmisto asennetaan usealle työasemalle kerralla?
PDF-XChange PRO tukee keskitettyä asennusta, mikä tarkoittaa, että IT voi jakaa ohjelmiston useille työasemille samanaikaisesti ilman manuaalista asennusta konekohtaisesti. Tämä on erityisen tärkeää organisaatioissa, joissa käyttäjiä on kymmeniä tai satoja. Ohjelmisto on yhteensopiva yleisimpien ohjelmistonjakelumenetelmien kanssa Windows-ympäristössä.
Käytännön asennuksessa IT-tiimi voi hyödyntää esimerkiksi seuraavia lähestymistapoja:
- MSI-pakettipohjainen asennus: Ohjelmisto voidaan jakaa organisaation sisäisillä työkaluilla, kuten Microsoft Endpoint Configuration Managerilla (MECM/SCCM) tai vastaavilla ratkaisuilla.
- Ryhmäkäytännöt (GPO): Windows-ympäristössä asennusta voidaan ohjata ryhmäkäytäntöjen avulla, jolloin ohjelmisto asentuu automaattisesti määritellyille käyttäjäryhmille.
- Terminal Server / Citrix: Jaetussa ympäristössä ohjelmisto asennetaan palvelimelle, josta kaikki käyttäjät hyödyntävät sitä keskitetysti.
Ennen laajaa käyttöönottoa on suositeltavaa testata asennus pilottiryhmällä. Näin varmistetaan, että kaikki ohjelmistopaketin osat, mukaan lukien PDF-XChange Standard -virtuaalitulostin, toimivat oikein yrityksen ympäristössä. Ilmainen testiversio on ladattavissa, mikä helpottaa pilotoinnin käynnistämistä ennen lisenssihankintaa.
Mitä tietoturva-asioita IT:n tulee huomioida PDF-ohjelmistossa?
PDF-XChange PRO sisältää useita tietoturvan kannalta keskeisiä ominaisuuksia, jotka IT:n on hyvä tuntea ennen käyttöönottoa. Ohjelmisto tukee salasanasuojausta, digitaalista allekirjoitusta sekä luottamuksellisen sisällön lopullista poistamista dokumentista. Nämä ominaisuudet ovat tärkeitä erityisesti organisaatioissa, joissa käsitellään arkaluonteisia asiakirjoja.
Tietoturvan näkökulmasta huomionarvoisia ominaisuuksia ovat:
- Microsoft AIP -tuki (versiosta 9.1.356.0 eteenpäin): mahdollistaa Microsoftin tietosuojaluokittelujen käytön suoraan PDF-dokumenteissa
- Microsoft Azure Purview -tuki (versiosta 10.4.0.388 eteenpäin): tukee organisaation laajempaa tietojen hallintaa ja luokittelua
- DocuSign-integraatio (versiosta 9, build 353.0 ja uudemmat): mahdollistaa sähköisen allekirjoituksen suoraan ohjelmiston kautta
- Salasanasuojaus ja digitaalinen allekirjoitus: dokumenttien suojaaminen luvattomalta käytöltä ja muokkaukselta
- Sisällön lopullinen poistaminen: luottamuksellinen tai salainen tieto voidaan hävittää dokumentista pysyvästi
IT:n kannattaa myös varmistaa, että ylläpitosopimus on voimassa, sillä se takaa pääsyn uusimpiin tietoturvapäivityksiin. Vanhentuneen ohjelmistoversion käyttö ilman päivityksiä voi altistaa organisaation tietoturva-aukoille, joten ajantasainen ylläpitosopimus on suositeltava käytäntö.
Kuka vastaa PDF-ohjelmiston tuesta ja päivityksistä?
Voimassa olevan ylläpitosopimuksen piirissä olevat lisenssiasiakkaat saavat suomenkielisen tuen suoraan meiltä. Tuki kattaa sekä sähköpostin että puhelinpalvelun, ja se on lisensoiduille käyttäjille maksuton. Tämä tarkoittaa, että IT-osasto ei ole yksin ongelmatilanteiden kanssa, vaan asiantunteva tuki on saatavilla omalla äidinkielellä.
Päivitysten osalta käytäntö on selkeä: ylläpitosopimuksen voimassaoloaikana organisaatio voi hakea kaikki uusimmat versiopäivitykset, jotka sisältävät sekä tietoturvapäivitykset että uudet ominaisuudet. IT:n ei tarvitse seurata erikseen päivitysten saatavuutta, vaan prosessi on suoraviivainen.
Käytännön vastuunjako tuen ja päivitysten osalta näyttää tyypillisesti tältä:
- IT-osasto: vastaa ohjelmiston asennuksesta, jakelusta ja päivitysten käyttöönotosta yrityksen sisällä
- Loppukäyttäjät: voivat ottaa yhteyttä tukeen suoraan käyttöön liittyvissä kysymyksissä
- Mmpro: tarjoaa suomenkielisen teknisen tuen ja neuvonnan lisenssiin liittyvissä asioissa voimassa olevan ylläpitosopimuksen puitteissa
Lisäksi lisensoiduille käyttäjille on tarjolla suomenkielinen käyttöohje, joka tukee sekä IT:n käyttöönottoprosessia että loppukäyttäjien perehdyttämistä. Tämä vähentää IT-osaston sisäistä tukitaakkaa, kun käyttäjillä on selkeä dokumentaatio omalla kielellään.