Tilitoimistolle sopiva PDF-ohjelma on sellainen, joka tukee päivittäistä asiakirjojen käsittelyä: skannausten tekstintunnistusta, salasanasuojausta, lomakkeiden täyttämistä ja tiedostojen yhdistämistä. Taloushallinnon työssä korostuvat erityisesti tietoturvaominaisuudet ja tehokkuus, sillä asiakirjoja käsitellään suuria määriä ja niissä liikkuu arkaluonteista asiakastietoa. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät kysymykset, joita tilitoimistossa kannattaa pohtia PDF-ohjelmistoa valitessa.
Mitä PDF-töitä tilitoimistossa tehdään päivittäin?
Tilitoimistossa PDF-tiedostoja käsitellään lähes jokaisessa työvaiheessa. Tyypillisiä päivittäisiä tehtäviä ovat skannausten muokkaaminen, asiakkaiden toimittamien asiakirjojen tarkastaminen, laskujen ja tilinpäätösten arkistointi, lomakkeiden täyttäminen sekä allekirjoitusta vaativien dokumenttien lähettäminen. PDF on taloushallinnon tosiasiallinen standardimuoto.
Käytännössä tilitoimiston henkilöstö saattaa yhden työpäivän aikana tehdä seuraavia PDF-toimenpiteitä:
- Useiden asiakasasiakirjojen yhdistäminen yhdeksi tiedostoksi
- Skannausten muuttaminen hakukelpoiseksi tekstiksi OCR-toiminnolla
- Täydennettävien lomakkeiden luominen ja täyttäminen
- Arkaluonteisten asiakirjojen salasanasuojaus ennen lähettämistä
- Tilinpäätösten vienti PDF-muodosta Wordiksi tai Exceliksi jatkokäsittelyä varten
- Sivujen lisääminen, poistaminen tai järjestyksen muuttaminen valmiissa asiakirjassa
- Asiakirjojen arkistointi PDF/A-muodossa
Nämä tehtävät toistuvat päivittäin ja voivat viedä merkittävän osan työajasta, jos käytössä oleva PDF-työkalu ei tue niitä sujuvasti. Tilitoimiston PDF-ohjelmiston valinta vaikuttaa suoraan työn tehokkuuteen ja tietoturvan tasoon.
Mitä ominaisuuksia tilitoimiston PDF-ohjelmassa pitää olla?
Tilitoimiston PDF-ohjelmistossa on oltava vähintään tekstin suora muokkaus, OCR-tekstintunnistus, salasanasuojaus, tiedostojen yhdistäminen, sivujen hallinta sekä mahdollisuus viedä PDF-tiedosto muihin toimistoformaatteihin. Nämä ominaisuudet kattavat suurimman osan taloushallinnon päivittäisistä PDF-tarpeista.
Tarkemmin eriteltynä tilitoimiston PDF-muokkausohjelmassa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin ominaisuuksiin:
- Tekstin suora muokkaus: Mahdollisuus muokata PDF-dokumentin sisältöä ilman erillistä konvertointia
- OCR-tekstintunnistus: Skannausten muuttaminen hakukelpoiseksi ja muokattavaksi tekstiksi
- Tiedostojen yhdistäminen: Useiden PDF-tiedostojen kokoaminen yhdeksi dokumentiksi kirjanmerkkeineen
- Sivujen hallinta: Sivujen lisäys, poisto, järjestyksen muuttaminen ja korvaaminen
- Salasana- ja digitaalinen suojaus: Arkaluonteisten asiakirjojen turvaaminen
- PDF-vienti muihin formaatteihin: Tiedoston muuntaminen Wordiksi, Exceliksi tai PowerPointiksi
- Täydennettävät lomakkeet: Lomakkeiden luominen ja täyttäminen suoraan PDF-ympäristössä
- PDF/A-arkistomuoto: Pitkäaikaissäilytystä varten hyväksytty tiedostomuoto
- Eräkäsittely: Mahdollisuus käsitellä useita tiedostoja tai kokonainen kansio kerralla
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti sisältää kaikki edellä mainitut ominaisuudet. Paketti koostuu PDF-XChange Editor Plus -muokkausohjelmasta, PDF-Tools-eräkäsittelytyökalusta sekä PDF-XChange Standard -virtuaalitulostimesta, jolla voi tulostaa minkä tahansa Windows-ohjelman dokumentin suoraan PDF-muotoon.
Miksi OCR-toiminto on tärkeä tilitoimiston PDF-ohjelmassa?
OCR-toiminto on tilitoimistolle välttämätön, koska suuri osa asiakkaiden toimittamista asiakirjoista saapuu skannattuina kuvina, joiden sisältöä ei voi hakea, kopioida tai muokata ilman tekstintunnistusta. OCR muuttaa kuvamuotoisen skannauksen hakukelpoiseksi tekstiksi, mikä nopeuttaa tiedonhakua ja mahdollistaa asiakirjan jatkokäsittelyn.
Taloushallinnossa OCR:n käytännön hyödyt näkyvät konkreettisesti useissa tilanteissa. Kun asiakas toimittaa paperisen kuitin tai vanhan sopimuksen skannauksena, OCR mahdollistaa sen, että dokumentista voidaan hakea tiettyjä tietoja, kuten summia tai päivämääriä, ilman manuaalista läpikäyntiä. Tämä säästää aikaa erityisesti tilinpäätöskausilla, kun asiakirjamäärät kasvavat.
PDF-XChange Editor Plus sisältää tehostetun OCR-toiminnon, joka tunnistaa tekstiä myös kuvamuotoisista skannauksista. Tekstintunnistus toimii suomenkielisessä aineistossa, mikä on olennainen etu kotimaiselle tilitoimistolle. Tunnistuksen jälkeen asiakirjasta voidaan tehdä merkkijonohaku, kopioida tekstiä tai viedä dokumentti muokattavaan formaattiin.
Miten PDF-ohjelmalla voi suojata arkaluonteiset taloushallinnon asiakirjat?
PDF-ohjelmalla voi suojata arkaluonteiset asiakirjat salasanalla, digitaalisella allekirjoituksella tai poistamalla luottamuksellisen sisällön pysyvästi dokumentista. Nämä kolme menetelmää kattavat tilitoimiston yleisimmät tietoturvatarpeet, kuten asiakastietojen suojaamisen siirron aikana ja arkistoidun aineiston eheyden varmistamisen.
Käytännön suojaustoimenpiteet PDF-XChange Editor Plus -ohjelmalla:
- Salasanasuojaus: Asiakirjalle voidaan asettaa avaus- tai muokkaussalasana, joka estää luvattoman pääsyn
- Digitaalinen allekirjoitus: Allekirjoitus varmistaa asiakirjan alkuperän ja eheyden, eikä allekirjoitettua dokumenttia voi muokata huomaamattomasti
- DocuSign-integraatio: Sähköinen allekirjoitusprosessi suoraan PDF-ohjelmasta käsin
- Sisällön pysyvä poistaminen: Luottamuksellinen tieto, kuten henkilötunnukset tai pankkitilinumerot, voidaan häivyttää dokumentista lopullisesti niin, ettei sitä voi palauttaa
- Microsoft AIP ja Azure Purview -tuki: Integraatio Microsoftin tietosuojatyökaluihin mahdollistaa dokumenttien luokittelun ja käyttöoikeuksien hallinnan organisaatiotasolla
Tilitoimistojen on tärkeää huomata, että pelkkä salasanasuojaus ei aina riitä. Kun dokumentista poistetaan arkaluonteista tietoa ennen jakamista, on varmistuttava siitä, että tieto poistuu myös tiedoston metatiedoista eikä ole palautettavissa. PDF-XChange Editor Plussan sisällönpoistotoiminto on suunniteltu juuri tähän tarkoitukseen.
Kannattaako tilitoimiston käyttää Adobe Acrobatia vai edullisempaa vaihtoehtoa?
Tilitoimistolle edullisempi vaihtoehto Adobe Acrobatille on usein perusteltu valinta, sillä markkinoilla on ohjelmistoja, jotka tarjoavat vastaavat ydintoiminnot huomattavasti pienemmällä kustannuksella. Ratkaisevaa on se, että valittu ohjelma kattaa tilitoimiston todelliset tarpeet eikä sisällä tarpeettomia ominaisuuksia, joista maksetaan turhaan.
Adobe Acrobat Pro toimitetaan nykyisin tilauspohjaisella lisenssimallilla, jossa maksu toistuu kuukausittain tai vuosittain käyttäjämäärän mukaan. Tilitoimistossa, jossa PDF-ohjelmistoa käyttää useampi henkilö, kustannukset voivat nousta merkittäviksi vuositasolla.
PDF-XChange PRO tarjoaa vaihtoehdon, jossa lisenssi on pysyvä eikä edellytä jatkuvaa tilausmaksua. Ohjelmistopaketti sisältää ominaisuudet, jotka ovat vertailukelpoisia Adobe Acrobat Pron kanssa: tekstin suoran muokkauksen, OCR-toiminnon, täydennettävien lomakkeiden luomisen, digitaaliset allekirjoitukset ja tiedostomuunnokset. Lisäksi paketti toimii suomen kielellä, ja lisensoiduille käyttäjille on tarjolla maksuton suomenkielinen tuki sekä käyttöohje.
Tilitoimistolle, jossa arvostetaan pitkäjänteistä kustannushallintaa ja suomenkielistä asiakaspalvelua, pysyvä lisenssi kustannustehokkaaseen ohjelmistoon on usein järkevin ratkaisu.
Miten PDF-ohjelmiston ylläpitosopimus vaikuttaa tilitoimiston tietoturvaan?
Voimassa oleva ylläpitosopimus varmistaa, että PDF-ohjelmisto saa säännölliset tietoturvapäivitykset, jotka suojaavat tunnettuja haavoittuvuuksia vastaan. Ilman ajantasaisia päivityksiä ohjelmisto voi muodostaa tietoturvariskin, erityisesti ympäristössä, jossa käsitellään arkaluonteisia asiakastietoja.
Tilitoimistojen on syytä huomioida, että tietoturva ei ole kertaluonteinen hankinta vaan jatkuva prosessi. PDF-ohjelmistoon kohdistuvat haavoittuvuudet korjataan tyypillisesti päivityksissä, ja vanhentuneen ohjelmistoversion käyttö voi olla ristiriidassa myös tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimusten kanssa asiakastietojen suojaamisen osalta.
PDF-XChange PRO -lisenssi sisältää aina yhden vuoden ylläpitosopimuksen, joka kattaa kaikki päivitykset ja uusimmat ominaisuudet. Ylläpitosopimuksen aikana käytössä on myös suomenkielinen tuki. Hankintavaiheessa ylläpitosopimusta voi laajentaa yhdellä tai kahdella lisävuodella, ja tämä on edullisempaa kuin sopimuksen uusiminen jälkikäteen sen umpeuduttua.
Tilitoimistolle suositeltava käytäntö on pitää ylläpitosopimus jatkuvasti voimassa, jotta ohjelmisto pysyy ajan tasalla ja tuki on saatavilla aina tarvittaessa. Voit tutustua ohjelmistoon ennen hankintapäätöstä lataamalla ilmaisen testiversion PDF-XChange PRO:sta ja arvioida sen soveltuvuuden tilitoimistonne tarpeisiin.