PDF-dokumentin jakaminen tiedostokoon mukaan tarkoittaa laajan PDF-tiedoston pilkkomista useiksi pienemmiksi tiedostoiksi määrittämäsi kokorajoituksen perusteella. Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen, kun sinun täytyy lähettää suuria dokumentteja sähköpostitse tai ladata niitä järjestelmiin, joissa on tiedostokokorajoituksia. PDF-XChange PRO mahdollistaa tämän jaon automaattisesti, jolloin säästät aikaa ja varmistat dokumenttien sujuvan jakamisen.
Mikä on PDF-dokumentin jakaminen tiedostokoon mukaan?
PDF-dokumentin jakaminen tiedostokoon mukaan on toiminto, jossa ohjelma pilkkoo automaattisesti yhden suuren PDF-tiedoston useammaksi pienemmäksi tiedostoksi määrittämäsi enimmäiskoon perusteella. Esimerkiksi jos sinulla on 100 megatavun dokumentti ja määrität jaon 20 megatavun osiin, ohjelma luo viisi erillistä PDF-tiedostoa.
Tämä toiminto eroaa merkittävästi tavallisesta sivupohjaisesta jakamisesta, jossa määrität tarkan sivumäärän kullekin osalle. Tiedostokokopohjainen jako on joustavampi, sillä se ottaa huomioon sivujen todellisen koon. Jotkut sivut voivat sisältää runsaasti kuvia tai monimutkaisia grafiikkoja, jolloin ne vievät enemmän tallennustilaa kuin tekstipainotteiset sivut.
Toiminto on tarpeellinen useissa käytännön tilanteissa. Sähköpostijärjestelmät rajoittavat tyypillisesti liitetiedostojen kokoa 10-25 megatavuun, mikä tekee suurten dokumenttien lähettämisestä haastavaa. Myös monet pilvipalvelut ja dokumentinhallintajärjestelmät asettavat yksittäisille tiedostoille kokorajoituksia. PDF-XChange PRO:n Editor Plus sisältää tämän toiminnon versiosta 9 lähtien, ja se on saatavilla Dokumentti-välilehdellä.
Haluatko kokeilla, miten helposti voit jakaa suuria PDF-dokumentteja? Lataa ilmainen testiversio PDF-XChange PRO:sta ja testaa toimintoa omilla tiedostoillasi ilman rajoituksia.
Miten PDF-dokumentti jaetaan tiedostokoon mukaan PDF-XChange PRO:lla?
PDF-dokumentin jakaminen tiedostokoon mukaan PDF-XChange PRO:n Editor Plus -ohjelmalla on suoraviivainen prosessi, joka vaatii vain muutaman vaiheen. Toiminto on saatavilla ohjelmiston versiosta 9 eteenpäin, ja se löytyy helposti käyttöliittymästä.
Noudata näitä vaiheita dokumentin jakamiseen:
- Avaa jaettava PDF-dokumentti PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa
- Valitse ylävalikosta Dokumentti (Organize) -välilehti
- Napsauta Jaa (Split) -painiketta ja valitse Jaa dokumentti… (Split Document…)
- Valitse jakomenetelmäksi By size less than x MB (tiedostokoon mukaan)
- Määritä haluttu enimmäiskoko megatavuina, esimerkiksi 15 Mt sähköpostitusta varten
- Tarkista lisäasetukset, kuten kommenttien ja kirjanmerkkien kopiointi uusiin tiedostoihin
- Valitse kohdekansio, johon jaetut tiedostot tallennetaan
- Määritä tiedostojen nimeämistapa (oletuksena alkuperäinen nimi ja osanumero)
- Napsauta OK ja odota, että ohjelma suorittaa jaon
Optimaalisen tiedostokoon valinta riippuu käyttötarkoituksesta. Sähköpostin liitetiedostoille suositellaan 10-15 megatavun kokoa, sillä monet sähköpostijärjestelmät rajoittavat liitteiden koon 25 megatavuun, ja pienempi koko varmistaa sujuvan lähetyksen. Pilvipalveluihin ladattaessa voit käyttää suurempia kokoja, tyypillisesti 20-50 megatavua, riippuen palvelun rajoituksista.
Kun jaat dokumentteja sisäiseen arkistointiin tai dokumentinhallintajärjestelmään, kannattaa selvittää järjestelmän tekniset vaatimukset etukäteen. Tämä säästää aikaa ja välttää tarpeen jakaa dokumentteja uudelleen.
Mitkä ovat PDF-dokumentin jakamisen hyödyt ja käyttötapaukset?
PDF-dokumentin jakaminen tiedostokoon mukaan ratkaisee monia käytännön haasteita erilaisissa liiketoimintatilanteissa. Toiminto on erityisen hyödyllinen, kun työskentelet suurten asiakirjojen kanssa ja tarvitset niiden jakamista eri kanavissa.
Rakennusalalla suunnitelma-asiakirjat sisältävät usein satoja sivuja teknisiä piirustuksia ja yksityiskohtaisia kaavioita. Nämä dokumentit voivat olla kooltaan useita satoja megatavuja, mikä tekee niiden jakamisesta haastavaa. Jakamalla dokumentit pienempiin osiin voit lähettää ne sähköpostitse urakoitsijoille ja alihankkijoille ilman erillisten tiedostonsiirtopalveluiden käyttöä.
Julkishallinnossa dokumenttien arkistointi ja jakaminen kansalaisille edellyttää usein tiettyjen tiedostokokorajoitusten noudattamista. Kunnat ja valtion virastot voivat jakaa laajat selvitykset, raportit ja päätösasiakirjat helposti hallittaviin osiin, jotka ovat käyttäjien ladattavissa verkkosivuilla.
Oppilaitokset jakavat opiskelijoille kurssimateriaalia, joka sisältää runsaasti kuvia, kaavioita ja taulukoita. Jakamalla materiaalit sopivan kokoisiin osiin varmistetaan, että kaikki opiskelijat voivat ladata ne myös hitaammilla verkkoyhteyksillä.
| Jakamismenetelmä | Toimintaperiaate | Paras käyttötarkoitus |
|---|---|---|
| Sivupohjainen jako | Jakaa dokumentin tietyn sivumäärän mukaan (esim. 10 sivua per tiedosto) | Tasalaatuiset dokumentit, joissa sivut ovat samankokoisia |
| Tiedostokokopohjainen jako | Jakaa dokumentin megatavujen mukaan (esim. 15 Mt per tiedosto) | Vaihtelevan kokoiset sivut, sähköpostitus, järjestelmärajoitukset |
| Kirjanmerkkipohjainen jako | Jakaa dokumentin kirjanmerkkien kohdalta loogisiin osiin | Rakenteelliset dokumentit, joissa selkeät luvut tai osiot |
PDF-XChange PRO tarjoaa kaikki nämä jakamismenetelmät samassa ohjelmistossa, mikä tekee siitä monipuolisen työkalun dokumenttien hallintaan. Voit valita kullekin tilanteelle sopivimman menetelmän ja vaihtaa niiden välillä tarpeen mukaan.
Mitä kannattaa huomioida PDF-dokumenttia jakaessa?
PDF-dokumenttien jakamisessa on useita käytännön seikkoja, jotka kannattaa ottaa huomioon onnistuneen lopputuloksen varmistamiseksi. Huolellinen suunnittelu säästää aikaa ja välttää mahdolliset ongelmat jaettujen tiedostojen käytössä.
Tiedostojen nimeäminen on ensimmäinen huomioitava asia. PDF-XChange PRO numeroi jaetut tiedostot automaattisesti, mutta voit muokata nimeämiskäytäntöä tarpeidesi mukaan. Selkeä nimeäminen helpottaa tiedostojen hallintaa, kun vastaanottajan täytyy ymmärtää, missä järjestyksessä osat tulee lukea. Käytä kuvaavia nimiä, jotka sisältävät projektin tai dokumentin nimen sekä osanumeron.
Varmuuskopioi aina alkuperäinen dokumentti ennen jakamista. Vaikka jako ei muuta alkuperäistä tiedostoa, on hyvä käytäntö säilyttää muokkaamaton versio turvallisessa paikassa. Näin voit tarvittaessa palata alkuperäiseen dokumenttiin tai suorittaa jaon uudelleen eri parametreilla.
Kirjanmerkkien ja linkkien säilyminen jaetuissa osissa riippuu valitsemistasi asetuksista. PDF-XChange PRO:ssa voit määrittää, kopioidaanko kirjanmerkit uusiin tiedostoihin. Valitse ”Copy Related” -asetus, jos haluat säilyttää vain kunkin osan sisältöön liittyvät kirjanmerkit. Tämä pitää jaetut dokumentit siisteinä ja helppolukuisina.
PDF/A-arkistomuodon yhteensopivuus on tärkeää, jos dokumentit on tarkoitettu pitkäaikaisarkistointiin. PDF-XChange PRO säilyttää PDF/A-määritykset jaon aikana, mikä varmistaa dokumenttien arkistokelpoisuuden myös jakamisen jälkeen.
Suositeltavat tiedostokoot eri käyttötarkoituksiin:
- Sähköpostitiedostot: 10-15 Mt (varmistaa yhteensopivuuden useimpien järjestelmien kanssa)
- Pilvipalvelut: 20-30 Mt (nopeampi lataus, mutta riittävän suuri sisällölle)
- Verkkojakelut: 5-10 Mt (toimii hyvin myös hitaammilla yhteyksillä)
- Sisäinen arkistointi: 30-50 Mt (vähemmän tiedostoja hallittavana)
- Mobiililaitteet: 5-15 Mt (ottaa huomioon rajallisen tallennustilan)
PDF-XChange PRO sisältää myös muita dokumenttien hallintaominaisuuksia, jotka täydentävät jakamistoimintoa. Voit yhdistää useita PDF-tiedostoja yhdeksi dokumentiksi, hallita sivujärjestystä, lisätä tai poistaa sivuja sekä suorittaa määrälaskentaa rakennuspiirustuksista mittaustyökalujen avulla. Nämä toiminnot tekevät ohjelmistosta kattavan ratkaisun PDF-dokumenttien käsittelyyn.
Miten Mmpro auttaa PDF-XChange PRO:n käytössä?
Toimitamme PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketin lisenssit suomalaisille yrityksille, julkishallinnolle ja yksityiskäyttäjille. Roolimme ei rajoitu pelkkään lisensointiin, vaan tarjoamme kattavan tukipaketin, joka varmistaa ohjelmiston sujuvan käytön kaikissa tilanteissa.
Suomenkielinen käyttöohje on saatavilla kaikille lisensoiduille käyttäjille. Ohje kattaa kaikki ohjelmiston ominaisuudet, mukaan lukien dokumentin jakamisen eri menetelmillä. Ohjeistus on kirjoitettu selkeästi ja sisältää käytännön esimerkkejä, jotka helpottavat toimintojen omaksumista.
Tarjoamme maksutonta sähköposti- ja puhelintukea suomeksi kaikille voimassa olevan ylläpitosopimuksen omaaville asiakkaille. Tukemme auttaa dokumentin jakamisen käytännön kysymyksissä, kuten optimaalisten asetusten valinnassa eri käyttötarkoituksiin tai ongelmatilanteissa.
Ylläpitosopimuksen edut sisältävät:
- Oikeus kaikkiin ohjelmistopäivityksiin sopimuksen voimassaoloaikana
- Tietoturvapäivitykset, jotka varmistavat dokumenttien turvallisen käsittelyn
- Uudet ominaisuudet heti, kun ne julkaistaan
- Suomenkielinen tekninen tuki sähköpostitse ja puhelimitse
- Ohjeistus ohjelmiston integrointiin yrityksen työprosesseihin
Autamme asiakkaita konkreettisesti dokumentin jakamisen ja muiden toimintojen käytössä. Voit kysyä meiltä neuvoja parhaista käytännöistä juuri sinun organisaatiosi tarpeisiin. Esimerkiksi jos yrityksessänne käsitellään suuria määriä rakennuspiirustuksia tai arkistodokumentteja, autamme optimoimaan jakoasetukset tehokasta työnkulkua varten.
PDF-XChange PRO:n Editor Plus sisältää kaikki tarvittavat työkalut PDF-dokumenttien monipuoliseen käsittelyyn. Jakamisen lisäksi voit muokata tekstiä ja kuvia, luoda täydennettäviä lomakkeita, käyttää OCR-tekstintunnistusta sekä viedä PDF-tiedostoja muihin muotoihin kuten Wordiin tai Exceliin.
Lataa ilmainen testiversio PDF-XChange PRO:sta ja kokeile itse, miten helposti voit jakaa suuria PDF-dokumentteja tiedostokoon mukaan. Testiversio sisältää kaikki toiminnot ilman rajoituksia, ja voit testata ohjelmistoa omilla dokumenteillasi. Jos tarvitset apua testauksen aikana tai haluat kysyä lisätietoja ohjelmistosta, ota yhteyttä suomenkieliseen tukeemme.