Digitaalinen allekirjoitus PDF-dokumenteissa on kryptografisesti suojattu allekirjoitus, joka todentaa allekirjoittajan henkilöllisyyden ja varmistaa dokumentin eheyden. Aikaleima on olennainen osa luotettavaa allekirjoitusta, sillä se todistaa tarkan allekirjoitushetken ja estää dokumentin muokkaamisen jälkikäteen. PDF-XChange PRO tarjoaa edistyneet työkalut sekä allekirjoituksen luomiseen että todentamiseen suomenkielisellä tuella.
Mitä tarkoittaa PDF-allekirjoituksen aikaleima ja miksi se on tärkeä?
Aikaleima on luotettavan aikapalvelun myöntämä todiste siitä, että dokumentti on allekirjoitettu tietyllä hetkellä. Se sisältää tarkan päivämäärän ja kellonajan sekä kryptografisen todisteen, joka estää aikaleiman väärentämisen tai muokkaamisen.
Juridisessa mielessä aikaleima on kriittinen elementti, joka vahvistaa allekirjoituksen todistusvoiman. Se osoittaa, että dokumentti on ollut muuttumaton allekirjoitushetkestä lähtien ja että allekirjoitussertifikaatti oli voimassa allekirjoituksen aikana. Ilman aikaleimaa ei voida varmistua siitä, että allekirjoitus on tehty ennen mahdollista sertifikaatin vanhentumista.
Dokumentin eheyden varmistamisessa aikaleima toimii digitaalisena sinettinä. Jos joku yrittää muokata dokumenttia allekirjoituksen jälkeen, aikaleima paljastaa muutoksen ja allekirjoitus menettää pätevyytensä. Tämä tekee aikaleimasta välttämättömän työkalun sopimuksissa, virallisissa asiakirjoissa ja muissa juridisesti sitovissa dokumenteissa.
Miten PDF-XChange PRO:ssa luodaan aikaleimalla varustettu digitaalinen allekirjoitus?
PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa digitaalinen allekirjoitus luodaan valitsemalla Tools-valikosta Sign-työkalut ja klikkaamalla haluttua kohtaa dokumentissa. Ohjelma avaa allekirjoitusdialogin, jossa voit valita allekirjoitussertifikaatin ja määrittää aikaleima-asetukset.
Aikaleiman lisäämiseksi siirry allekirjoitusdialogin Advanced-välilehdelle ja valitse ”Add timestamp to signature” -vaihtoehto. Voit käyttää oletusaikapalvelinta tai määrittää oman TSA-palvelimen (Time Stamp Authority). PDF-XChange PRO tukee standardeja TSA-protokollia ja yhdistää automaattisesti luotettaviin aikapalvelimiin.
Sertifikaatin valinta tapahtuu Certificate-välilehdellä, jossa näet kaikki järjestelmään asennetut digitaaliset sertifikaatit. Valitse sopiva sertifikaatti ja määritä allekirjoituksen sijainti dokumentissa. Voit myös lisätä näkyvän allekirjoituskuvan, joka sisältää allekirjoittajan tiedot ja aikaleiman.
Lopuksi määritä allekirjoituksen suojaustaso: sertifioi koko dokumentti tai salli tietyt muutokset allekirjoituksen jälkeen. Klikkaa ”Sign” vahvistaaksesi allekirjoituksen aikaleiman kanssa.
Kuinka voit todentaa PDF-allekirjoituksen aitouden ja aikaleiman?
Allekirjoituksen todentaminen PDF-XChange PRO:ssa tapahtuu klikkaamalla allekirjoitusta dokumentissa. Ohjelma näyttää allekirjoituspaneelin, joka sisältää kaikki tiedot allekirjoituksen tilasta, sertifikaatista ja aikaleimasta.
Allekirjoituspaneelissa vihreä väri ja ”Valid” -merkintä osoittavat, että allekirjoitus on pätevä ja dokumentti on muuttumaton. Aikaleiman tiedot näkyvät erillisessä osiossa, joka kertoo allekirjoitusajan ja käytetyn aikapalvelimen. Keltainen väri saattaa tarkoittaa, että sertifikaatin luotettavuutta ei voida täysin varmistaa, mutta allekirjoitus on silti teknisesti pätevä.
Sertifikaattitietojen tarkistamiseksi klikkaa ”Certificate Details” -painiketta. Tässä näkymässä voit tarkistaa allekirjoittajan tiedot, sertifikaatin myöntäjän, voimassaoloajan ja käyttötarkoituksen. Aikaleiman validointi tapahtuu automaattisesti, ja mahdolliset ongelmat näkyvät selvästi paneelissa.
Virheilmoitukset, kuten ”Certificate expired” tai ”Timestamp invalid”, kertovat ongelmista todentamisessa. Nämä eivät välttämättä tarkoita, että allekirjoitus olisi väärä, vaan että jotkin tekniset vaatimukset eivät täyty tarkistushetkellä.
Mitä eroa on yksinkertaisella ja edistyneellä digitaalisella allekirjoituksella?
Yksinkertainen digitaalinen allekirjoitus PDF-XChange PRO:ssa perustuu perus-PKI-sertifikaattiin ja tarjoaa dokumentin eheyden suojauksen sekä allekirjoittajan todentamisen. Se soveltuu sisäiseen käyttöön ja tilanteisiin, joissa juridiset vaatimukset ovat vähäisempiä.
Edistynyt sähköinen allekirjoitus (AdES) sisältää tiukemmat vaatimukset sertifikaatin laadulle, aikaleiman pakolliselle käytölle ja pitkäaikaisen todentamisen mahdollisuudelle. Se täyttää EU:n eIDAS-asetuksen vaatimukset ja on juridisesti sitovampi. Edistynyt allekirjoitus sisältää aina luotettavan aikaleiman ja mahdollistaa allekirjoituksen todentamisen vuosienkin päästä.
PDF-XChange PRO tukee molempia allekirjoitustyyppejä ja tarjoaa DocuSign-integraation pilvipalvelupohjaisia allekirjoituksia varten. DocuSign-integraatio mahdollistaa etäallekirjoituksen ja monivaiheisen allekirjoitusprosessin, jossa useampi henkilö voi allekirjoittaa saman dokumentin määrätyssä järjestyksessä.
Juridinen pätevyys riippuu käyttötarkoituksesta ja paikallisesta lainsäädännöstä. Virallisissa sopimuksissa ja julkishallinnon asiakirjoissa suositellaan aina edistynyttä allekirjoitusta aikaleiman kanssa, kun taas sisäisissä prosesseissa yksinkertainen allekirjoitus voi riittää.
Miten ratkaista yleisimmät ongelmat PDF-allekirjoituksen todentamisessa?
Vanhentunut sertifikaatti on yleisin ongelma allekirjoitusten todentamisessa. Jos sertifikaatti on vanhentunut allekirjoituksen jälkeen, mutta aikaleima todistaa allekirjoituksen tapahtuneen voimassaoloaikana, allekirjoitus on edelleen pätevä. PDF-XChange PRO näyttää tämän tilanteen keltaisena varoituksena.
Aikaleiman epäonnistuminen voi johtua verkko-ongelmista allekirjoitushetkellä tai aikapalvelimen saavuttamattomuudesta. Ratkaisuna voit yrittää todentamista uudelleen tai tarkistaa, että aikapalvelimen URL-osoite on oikea ja saavutettavissa. Joissakin tapauksissa organisaation palomuuri estää yhteyden aikapalvelimeen.
Allekirjoituksen korruptio ilmenee yleensä ”Invalid signature” -virheilmoituksena. Tämä voi johtua dokumentin muokkaamisesta allekirjoituksen jälkeen tai tiedoston vioittumisesta. Tarkista, että käytät alkuperäistä dokumenttia etkä kopiota, joka saattaa olla muuttunut.
Ongelmien välttämiseksi varmista aina, että käytössäsi on voimassa oleva sertifikaatti ja luotettava internetyhteys allekirjoituksen aikana. Tallenna allekirjoitetut dokumentit turvalliseen paikkaan ja tee varmuuskopioita. PDF-XChange PRO:n testiversio mahdollistaa allekirjoitusominaisuuksien kokeilun ennen lopullista käyttöönottoa.
Suomenkielinen tukipalvelumme auttaa monimutkaisemmissa todentamisongelmissa ja opastaa organisaation allekirjoituskäytäntöjen suunnittelussa. Ylläpitosopimuksen piirissä olevat käyttäjät saavat myös uusimmat päivitykset, jotka parantavat allekirjoitusten yhteensopivuutta ja tietoturvaa.