PDF-XChange Editorin AI Avustaja poimii yhteystiedot dokumentista automaattisesti tekoälyanalyysin avulla: valitset Toiminnot-valikosta Poimi yhteystiedot, ja avustaja käy läpi avoinna olevan PDF-tiedoston sekä esittää löytämänsä yhteystiedot jäsennellysti tekoälypaneelissa. Toiminto on osa PDF-XChange Editor Plus 11:ssä kesäkuussa 2026 julkaistua AI Avustaja -lisäosaa, joka hyödyntää ulkoista kielimallia, kuten OpenAI:n, Anthropicin tai Googlen tarjoamia malleja. Alla käymme läpi tarkemmin, mitä tietoja tunnistetaan, miten prosessi toimii teknisesti ja mihin käyttötilanteisiin ominaisuus soveltuu parhaiten.
Mitä tietoja AI Avustaja pystyy tunnistamaan PDF-dokumentista?
AI Avustaja tunnistaa PDF-dokumentista tyypilliset yhteystietokentät, kuten henkilönimet, organisaatiot, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, postiosoitteet ja verkkosivuosoitteet. Tunnistus perustuu valitun kielimallin kykyyn ymmärtää luonnollista kieltä, joten avustaja löytää yhteystiedot myös silloin, kun ne eivät ole erillisessä yhteystietolohkossa vaan upotettuna juoksevaan tekstiin.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että avustaja voi poimia yhteystietoja esimerkiksi sopimuksen johdantokappaleesta, sähköpostiketjun otsikkokentistä tai tarjouksen allekirjoitusrivillä olevista tiedoista. Koska tunnistus tapahtuu semanttisen analyysin kautta eikä pelkästään muodon perusteella, se toimii myös epämuodollisesti kirjoitetuissa dokumenteissa, joissa yhteystiedot voivat olla hajanaisesti esitettyinä.
AI Avustaja voi saman analyysin yhteydessä myös ryhmitellä nimet, organisaatiot ja päivämäärät erillisiin luetteloihin, jos valitset Nimien, organisaatioiden ja päivämäärien luettelo -toiminnon. Nämä toiminnot täydentävät toisiaan, joten yhteystietojen poimiminen ja osapuolten tunnistaminen voidaan tehdä loogisena kokonaisuutena.
Miten AI Avustajan yhteystietojen poiminta toimii teknisesti?
Yhteystietojen poiminta toimii siten, että PDF-XChange Editor lähettää avoimen dokumentin tekstisisällön salatun yhteyden kautta valitulle kielimallille, joka analysoi sisällön ja palauttaa tunnistetut yhteystiedot jäsenneltynä vastauksena tekoälypaneeliin. PDF-XChange ei käytä välitettyjä tietoja omiin tarkoituksiinsa, ja kaikki viestintä sovelluksen ja tekoälypalvelun välillä on salattua.
API-avain ja kielimallin valinta
Toiminnon käyttäminen edellyttää, että käyttäjällä on voimassa oleva API-avain valitsemaltaan tekoälypalveluntarjoajalta. Tuetut palveluntarjoajat ovat tällä hetkellä OpenAI, Anthropic ja Google. API-avain syötetään ohjelman asetuksiin AI Avustaja -välilehdellä, jossa määritetään myös käytettävä kielimalli sekä upotuspalvelu. Avain tallennetaan paikallisesti laitteelle turvallisia tallennusmekanismeja käyttäen, eikä sitä voi käyttää laitteen ulkopuolelta.
Poimintaprosessin kulku käytännössä
Kun API-avain on asetettu, yhteystietojen poiminta käynnistyy kolmella toimenpiteellä: avaa dokumentti PDF-XChange Editorissa, napsauta AI Avustaja -painiketta avataksesi tekoälypaneelin ja valitse Toiminnot-pudotusvalikosta Poimi yhteystiedot. Kielimalli käy läpi dokumentin tekstin ja esittää tulokset suoraan paneelissa. Raportin numerokuvakkeita napsauttamalla voit korostaa dokumentista sen tekstikohdan, johon kukin tunnistettu tieto viittaa.
Millaisista dokumenteista yhteystietoja voi poimia?
AI Avustaja pystyy poimimaan yhteystiedot lähes kaikenlaisista PDF-dokumenteista, joissa on luettavaa tekstiä: sopimuksista, tarjouksista, raporteista, sähköpostikoosteista, esitteistä ja virallisista kirjeistä. Myös skannatuista dokumenteista poiminta on mahdollista, kunhan dokumentille on ensin ajettu OCR-tekstintunnistus PDF-XChange Editor Plussan sisäänrakennetulla OCR-toiminnolla.
OCR-vaihe on tärkeä, koska AI Avustaja analysoi dokumentin tekstikerroksen, ei kuvakerroksen pikseleitä. Skannattu asiakirja, jossa ei ole tekstikerrosta, näyttäytyy kielimallille tyhjänä. Kun OCR on ajettu ensin, myös paperiasiakirjojen digitaaliset kopiot ovat täysin analysoitavissa. PDF-XChange Editor Plussan tehostettu OCR tukee useita kieliä, mukaan lukien suomi, mikä parantaa tunnistuksen tarkkuutta suomenkielisissä asiakirjoissa.
Erittäin pitkissä dokumenteissa, kuten laajoissa sopimuskokonaisuuksissa tai vuosiraporteissa, yhteystiedot voivat olla hajallaan eri luvuissa. AI Avustaja käy läpi koko avoinna olevan tiedoston, joten se pystyy koostamaan yhteystiedot yhdeksi listaukseksi riippumatta siitä, millä sivulla tiedot sijaitsevat.
Voiko AI Avustaja poimia yhteystiedot useasta dokumentista kerralla?
AI Avustaja analysoi kerrallaan yhden avoinna olevan dokumentin. Jos haluat poimia yhteystiedot useammasta tiedostosta, sinun tulee avata jokainen dokumentti erikseen ja ajaa poiminta kullekin tiedostolle omana toimenpiteenään. Avustaja ei tällä hetkellä tue eräkäsittelyä, jossa useita tiedostoja analysoitaisiin yhdellä komennolla.
Käytännön työnkulkua voi kuitenkin tehostaa kahdella tavalla. Ensinnäkin, jos usean dokumentin yhteystiedot halutaan koota yhteen, dokumentit voidaan ensin yhdistää yhdeksi PDF-tiedostoksi PDF-XChange Editor Plussan Tiedostojen yhdistäminen -toiminnolla, jonka jälkeen AI Avustaja analysoi yhdistetyn tiedoston kokonaisuutena. Toiseksi PDF-Tools-komponentti, joka sisältyy PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettiin, mahdollistaa toistuvien PDF-rutiinien automatisoinnin ja kokonaisten kansioiden käsittelyn, mikä voi tukea laajempia tiedonpoimintaprojekteja.
Miten poimitut yhteystiedot voi tallentaa tai siirtää muihin järjestelmiin?
Tekoälypaneelissa näkyvän yhteystietoraportin voi kopioida leikepöydälle valitsemalla haluamasi tekstin, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Kopioi. Kopioitu teksti voidaan liittää suoraan mihin tahansa muuhun sovellukseen, kuten CRM-järjestelmään, taulukkolaskentaohjelmaan tai sähköpostiohjelmaan.
Raportin tekstin voi myös liittää takaisin itse PDF-dokumenttiin. Siirry haluamallesi sivulle, napsauta Leikepöytä-kuvaketta ja valitse Liitä. Näin yhteystiedot voidaan lisätä esimerkiksi dokumentin yhteenvetosivulle tai erilliselle muistiinpanosivulle. Raportit säilyvät tekoälypaneelissa, kunnes ne poistetaan manuaalisesti napsauttamalla toiminnon kuvaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Tyhjennä.
Suoraa vientitoimintoa esimerkiksi vCard- tai CSV-muotoon ei AI Avustajassa ole, joten monimutkaisemmissa integrointitarpeissa tiedot on kopioitava manuaalisesti tai siirrettävä välitysvaiheen kautta. PDF-XChange Editor Plus tukee PDF-tiedoston vientiä Exceliin, mikä voi toimia välietappina, jos yhteystiedot halutaan strukturoida taulukkomuotoon ennen siirtämistä muihin järjestelmiin.
Kuinka tarkka AI Avustaja on yhteystietojen tunnistamisessa?
AI Avustajan tunnistustarkkuus riippuu ensisijaisesti kolmesta tekijästä: valitun kielimallin laadusta, dokumentin tekstin selkeydestä sekä siitä, onko skannattu dokumentti käsitelty OCR-tunnistuksella ennen analyysia. Selkeitä, rakenteeltaan hyvin johdonmukaisia dokumentteja analysoitaessa tunnistus on yleensä luotettavaa, mutta monimutkaisissa tai huonolaatuisissa dokumenteissa virheitä voi esiintyä.
On tärkeää huomata, että AI Avustaja toimii kanavana valitulle kielimallille, joten tunnistustarkkuus ei ole kiinteä ominaisuus vaan vaihtelee sen mukaan, mitä mallia käytetään. Kehittyneemmät mallit, kuten OpenAI:n tai Anthropicin uusimmat versiot, tuottavat tyypillisesti tarkempia ja johdonmukaisempia tuloksia kuin vanhemmat tai kevyemmät mallit. Käyttäjä voi vaihtaa mallia suoraan tekoälypaneelista pudotusvalikosta ilman, että ohjelmaa tarvitsee sulkea.
Ammattimaisessa käytössä on suositeltavaa tarkistaa poimitut yhteystiedot silmämääräisesti ennen niiden siirtämistä muihin järjestelmiin. Tekoälypaneelin numerokuvakkeet helpottavat tarkistusta: napsauttamalla kuvaketta ohjelma korostaa dokumentista sen tekstikohdan, johon tunnistettu tieto perustuu, jolloin lähteen tarkistaminen on nopeaa. Voit myös esittää avustajalle tarkentavia kysymyksiä tekstikenttään kirjoittamalla, jos haluat varmistaa jonkin yksittäisen tiedon oikeellisuuden.
Haluatko kokeilla AI Avustajaa ja muita PDF-XChange Editor Plussan ominaisuuksia käytännössä? Voit ladata ilmaisen testiversion ja tutustua toimintoihin omassa ympäristössäsi ennen hankintapäätöstä.