PDF-tiedoston tulostaminen tarkoittaa kahta eri asiaa: dokumentin tulostamista fyysiselle paperille tai muiden tiedostomuotojen muuntamista PDF-muotoon virtuaalitulostimen avulla. Molemmat prosessit ovat arkipäivää yritysympäristössä, ja PDF-XChange PRO tarjoaa kattavat työkalut molempiin käyttötarkoituksiin. Tässä artikkelissa käymme läpi vaihe vaiheelta, miten PDF-tiedostojen tulostaminen onnistuu tehokkaasti Windows-ympäristössä.
Mitä tarkoittaa PDF-tiedoston tulostaminen?
PDF-tiedoston tulostaminen viittaa kahteen erilaiseen toimintoon. Fyysinen tulostus tarkoittaa PDF-dokumentin siirtämistä paperille tulostimen avulla, kun taas virtuaalinen tulostus muuntaa minkä tahansa dokumentin PDF-muotoon ilman paperitulostetta. Molemmat prosessit ovat välttämättömiä nykyaikaisessa toimistotyössä.
Yritysympäristössä fyysinen tulostus on tarpeen esimerkiksi sopimusten allekirjoituksessa, arkistointidokumenteissa tai palaverimateriaalien jakamisessa. Virtuaalinen tulostus puolestaan mahdollistaa dokumenttien yhdenmukaisen tallennuksen ja jakamisen sähköisesti. PDF-XChange PRO sisältää molemmat työkalut: PDF-XChange Editor Plus fyysiseen tulostukseen ja PDF-XChange Standard virtuaalitulostimeen.
Arkityössä PDF-tiedostojen tulostaminen on jokapäiväinen toiminto. Virtuaalitulostin asentuu Windows-käyttöjärjestelmään kirjoittimeksi, jolloin PDF-tiedostoja voi luoda suoraan mistä tahansa ohjelmasta. Tämä säästää aikaa ja varmistaa dokumenttien yhtenäisen muodon riippumatta alkuperäisestä ohjelmistosta.
PDF-XChange PRO tarjoaa laajat asetusmahdollisuudet molempiin tulostustyyppeihin. Voit määrittää sivukoot, resoluution, väriasetusten ja PDF/A-yhteensopivuuden tarpeidesi mukaan. Lataa ilmainen testiversio ja kokeile itse, miten ohjelmisto tehostaa PDF-tiedostojen käsittelyä.
Miten PDF-tiedosto tulostetaan paperille?
PDF-tiedoston tulostaminen paperille PDF-XChange Editor Plus -ohjelmistolla on suoraviivainen prosessi. Avaa ensin tulostettava PDF-tiedosto ohjelmistossa ja valitse Tiedosto-valikosta Tulosta-komento. Voit myös käyttää pikanäppäintä Ctrl+P tai tulostuspainiketta työkaluriviltä.
Tulostusikkunassa valitse käytettävä tulostin luettelosta. Määrittele tulostettavat sivut: voit tulostaa kaikki sivut, nykyisen sivun tai tietyn sivualueen. Sivualueen määrittäminen on hyödyllistä, kun haluat tulostaa vain osan laajasta dokumentista. Esimerkiksi merkintä ”1-5, 10, 15-20” tulostaa sivut 1–5, sivun 10 ja sivut 15–20.
Tulostusasetuksissa voit optimoida tulostuslaadun tarpeidesi mukaan. Sivun asettelu -valinnoissa määrität, tulostetaanko yksi sivu paperiarkkia kohden vai useampia sivuja samalle arkille. Monisivuisten dokumenttien tulostuksessa voit valita kirjamaisen tulostuksen, jossa sivut järjestetään automaattisesti oikeaan järjestykseen.
Käytännön vinkkejä monisivuisten dokumenttien tulostukseen:
- Käytä esikatselutoimintoa ennen tulostusta varmistaaksesi sivujärjestyksen
- Valitse kaksipuolinen tulostus säästääksesi paperia pitkissä dokumenteissa
- Määritä marginaalit oikein, jotta sisältö ei katoa reunoista
- Tarkista väriasetusten sopivuus tulostimesi kanssa ennen suurten dokumenttien tulostusta
Sivujärjestyksen hallinta on erityisen tärkeää kirjamaisen tulostuksen yhteydessä. PDF-XChange Editor Plus laskee automaattisesti oikean järjestyksen, mutta voit tarvittaessa muokata asetuksia manuaalisesti. Tulostuslaadun optimointi riippuu dokumentin käyttötarkoituksesta: luonnoksiin riittää normaali laatu, kun taas viralliset dokumentit kannattaa tulostaa korkealla resoluutiolla.
Miten mikä tahansa dokumentti tulostetaan PDF-tiedostoksi?
PDF-XChange Standard virtuaalitulostin mahdollistaa minkä tahansa dokumentin muuntamisen PDF-muotoon suoraan alkuperäisestä ohjelmasta. Virtuaalitulostin asentuu Windows-käyttöjärjestelmään tavallisen tulostimen tavoin, mutta paperitulostuksen sijasta se luo PDF-tiedoston. Tämä toimii kaikista Windows-ohjelmista, jotka tukevat tulostustoimintoa.
Prosessi on yksinkertainen: avaa dokumentti alkuperäisessä ohjelmassaan (Word, Excel, PowerPoint tai muu ohjelma) ja valitse tulostuskomento. Tulostinvalikosta valitse PDF-XChange Standard kirjoittimeksi. Näin dokumentti muunnetaan PDF-muotoon säilyttäen alkuperäisen ulkoasun ja muotoilun.
Word-dokumenttien tulostaminen PDF-muotoon säilyttää tekstin muotoilun, kuvat ja taittelun täsmälleen alkuperäisen näköisenä. Excel-taulukoiden tulostuksessa voit valita, tulostetaanko koko työkirja vai vain tietyt välilehdet. PowerPoint-esitysten muuntaminen PDF-muotoon on kätevää, kun haluat jakaa esityksen ilman alkuperäistä ohjelmistoa.
Tulostusasetuksissa voit optimoida tiedostokokoa ja laatua. Laajat dokumentit kannattaa pakata pienemmiksi valitsemalla sopiva pakkausaste. PDF/A-arkistomuodon valinta on suositeltavaa pitkäaikaissäilytettäville dokumenteille, sillä se varmistaa tiedoston avattavuuden myös tulevaisuudessa.
Konkreettisia esimerkkejä eri käyttötilanteista:
- Laskujen ja tarjousten luominen suoraan laskutusohjelmasta PDF-muotoon
- Raporttien tulostaminen Excelistä yhtenäiseen PDF-dokumenttiin
- Verkkosivujen tallentaminen PDF-muotoon selaimesta
- CAD-piirustusten muuntaminen PDF-muotoon jakamista varten
Tiedostokokon optimointi on tärkeää sähköpostitse lähetettävissä dokumenteissa. PDF-XChange Standard tarjoaa esiasetusten lisäksi mahdollisuuden määrittää tarkat pakkausasetukset. Voit valita kuvanlaadun, fonttien upottamisen ja väriavaruuden tarpeidesi mukaan. Kokeile ilmaiseksi, miten helppoa PDF-tiedostojen luominen on virtuaalitulostimen avulla.
Mitä tulostusasetuksia PDF-XChange PRO tarjoaa?
PDF-XChange PRO sisältää laajat tulostusasetukset, jotka mahdollistavat dokumenttien tulostamisen täsmälleen haluamallasi tavalla. Asetukset vaikuttavat sekä tulostuksen laatuun että lopullisen PDF-tiedoston kokoon. Taulukossa on esitetty keskeiset asetuskategoriat ja niiden vaikutukset.
| Asetuskategoria | Vaihtoehdot | Käyttötarkoitus |
|---|---|---|
| Sivukoko | A4, A3, Letter, Custom | Määrittää tulostettavan paperin koon tai PDF-sivun mitat |
| Suuntaus | Pysty, Vaaka | Valitse dokumentin sisällön mukaan optimaalinen suunta |
| Resoluutio | 72-2400 DPI | Korkeampi resoluutio parantaa laatua mutta kasvattaa tiedostokokoa |
| Väriasetukset | Väri, Harmaasävy, Mustavalko | Valitse tulostustapa ja tiedostokoko optimointi |
| PDF/A-yhteensopivuus | PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-3b | Pitkäaikaissäilytys ja arkistointivaatimukset |
Sivukoon määritykset ovat joustavia: voit valita vakiokoot tai määrittää täysin mukautetun koon millimetreinä. Tämä on hyödyllistä erikoiskokoisten dokumenttien, kuten julisteiden tai esitteiden, tulostuksessa. Suuntausvalinta vaikuttaa siihen, miten sisältö sijoittuu sivulle.
Resoluutio vaikuttaa merkittävästi sekä tulostuksen laatuun että tiedostokokoon. Luonnoksiin riittää 150 DPI, kun taas painotuotteisiin suositellaan vähintään 300 DPI:tä. Korkeampi resoluutio kasvattaa tiedostokokoa huomattavasti, joten valitse tarpeisiisi sopiva tasapaino laadun ja tiedostokoon välillä.
Väriasetukset mahdollistavat tulostuskustannusten hallinnan. Harmaasävytulostus pienentää tiedostokokoa ja säästää väritulostimien väriä. Mustavalkotulostus on edullisin vaihtoehto tekstidokumenteille, joissa ei tarvita värejä. PDF/A-arkistomuodon valinta varmistaa, että dokumentti säilyy avattavana ja muuttumattomana vuosikymmeniä eteenpäin.
Erikoisominaisuudet tehostavat työnkulkua merkittävästi. PDF-XChange PRO mahdollistaa kaikkien avoinna olevien dokumenttien tulostuksen kerralla Tulosta kaikki -komennolla. Tämä säästää aikaa, kun käsittelet useita dokumentteja samanaikaisesti. Toiminto on käytettävissä versiosta 9.2.357.0 eteenpäin.
Asetukset tallennetaan profiileiksi, jolloin voit vaihtaa nopeasti eri käyttötarkoituksiin sopivien asetusten välillä. Voit luoda esimerkiksi profiilin korkealaatuisille painotuotteille ja toisen nopean luonnoksen tulostukseen. Tämä nopeuttaa työnkulkua, kun samat asetukset toistuvat säännöllisesti.
Miten Mmpro auttaa PDF-XChange PRO:n käytössä?
Mmpro on PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketin virallinen suomalainen toimittaja. Toimitamme suomalaisille yrityksille ja yksityishenkilöille kehittyneitä ja kustannustehokkaita ratkaisuja PDF-tiedostojen tuottamiseen, käsittelyyn ja muokkaamiseen. Ohjelmistopaketti sisältää PDF-XChange Editor Plus -muokkausohjelman, PDF-Toolsin ja PDF-XChange Standard virtuaalitulostimen.
Lisensoiduille käyttäjille tarjoamme suomenkielisen käyttöohjeen, joka helpottaa ohjelmiston käyttöönottoa ja ominaisuuksien hyödyntämistä. Ohje kattaa kaikki keskeiset toiminnot yksityiskohtaisine ohjeineen, mukaan lukien tulostusasetusten määrittämisen ja virtuaalitulostimen käytön eri ohjelmista.
Asiakkaillamme on käytettävissä maksuton suomenkielinen tuki sähköpostitse ja puhelimitse. Tuki kuuluu voimassa olevan ylläpitosopimuksen piiriin. Autamme ratkaisemaan tulostusongelmia, asetusvirheitä ja muita teknisiä haasteita nopeasti ja tehokkaasti. Konkreettisia tapoja, joilla tuemme asiakkaitamme tulostusongelmien ratkaisemisessa:
- Tulostusasetusten optimointi eri käyttötarkoituksiin
- Virtuaalitulostimen asennuksen ja konfiguroinnin tuki
- PDF/A-arkistomuodon määritysten ohjeistus
- Tiedostokokon optimoinnin neuvonta
- Tulostuslaadun parantamisen vinkit
Ylläpitosopimus sisältää oikeuden uusimpiin päivityksiin, jotka takaavat viimeisimmät tietoturvapäivitykset ja uudet ominaisuudet. Uusi lisenssi sisältää aina yhden vuoden ylläpitosopimuksen, ja voit hankinnan hetkellä ottaa edullisesti yksi tai kaksi lisävuotta ylläpitoa.
Sadat suomalaiset yritykset, yliopistot ja julkishallinnon organisaatiot käyttävät PDF-XChange PRO -ohjelmistoa päivittäisessä työssään. Ohjelmisto toimii Windows-ympäristössä ja sisältää suomenkielisen ohjelmistoversion. Lataa ilmainen testiversio ja kokeile itse, miten PDF-XChange PRO tehostaa PDF-tiedostojen tulostamista ja käsittelyä. Autamme mielellämme käyttöönotossa ja vastaamme kysymyksiisi suomeksi.