PDF-tiedoston jakaminen sivumäärän mukaan tarkoittaa laajan dokumentin pilkkomista pienempiin osiin niin, että jokainen uusi tiedosto sisältää määritetyn sivumäärän. PDF-XChange PRO:n PDF-XChange Editor Plus mahdollistaa tämän toiminnon muutamalla klikkauksella, ja se on erityisen hyödyllinen suurten asiakirjojen hallinnassa, sähköpostiliitteiden rajoitusten kiertämisessä ja dokumenttien organisoinnissa. Toiminto tehostaa työnkulkua yritysympäristössä ja helpottaa tiedostojen jakamista kollegoille. Voit kokeilla PDF-XChange PRO:n ominaisuuksia maksuttomalla testiversiolla ja tutustua pdf-dokumenttien jakamiseen käytännössä.
Miksi PDF-tiedoston jakaminen sivumäärän mukaan on tarpeellista?
PDF-dokumentin jakaminen sivumäärän mukaan on käytännöllinen ratkaisu monissa työtilanteissa. Toiminto mahdollistaa suurten asiakirjojen hallinnan ja käsittelyn tehokkaammin, kun laaja dokumentti voidaan pilkkoa hallittaviin osiin. Tämä parantaa dokumenttien organisointia ja nopeuttaa tarvittavien tietojen löytämistä.
Sähköpostin liitetiedostorajoitukset aiheuttavat usein haasteita suurten PDF-tiedostojen lähettämisessä. Kun dokumentti jaetaan pienempiin osiin sivumäärän mukaan, tiedostot pysyvät sähköpostijärjestelmien kokorajoitusten sisällä. Tämä helpottaa asiakirjojen jakamista kollegoille ja asiakkaille ilman erillisten tiedostonjakopalveluiden käyttöä.
Arkistointitarpeet vaativat usein dokumenttien järjestelmällistä organisointia. Kun pitkä raportti tai laaja asiakirjakokonaisuus jaetaan loogisiin osiin, arkistointi ja myöhempi hakeminen helpottuvat merkittävästi. Esimerkiksi vuosiraportti voidaan jakaa neljännesvuosittaisiin osiin, mikä nopeuttaa tietyn ajanjakson tietojen löytämistä.
Eri toimialoilla on erilaisia käyttötapauksia pdf-dokumenttien jakamiselle. Rakennusalalla laajat projektisuunnitelmat voidaan jakaa työvaiheiden mukaan, kun taas julkishallinnossa pitkät selvitykset pilkotaan temaattisiin osiin. Oppilaitoksissa oppimateriaalit jaetaan lukukohtaisiin tiedostoihin, mikä helpottaa opiskelijoiden työskentelyä.
Miten PDF-tiedosto jaetaan sivumäärän mukaan PDF-XChange PRO:lla?
PDF-tiedoston jakaminen sivumäärän mukaan PDF-XChange Editor Plus -ohjelmistolla on suoraviivainen prosessi. Toiminto löytyy Dokumentti (Organize) -välilehdeltä, josta valitaan Jaa (Split) ja sen jälkeen Jaa dokumentti… (Split Document…). Tämä avaa valintaikkunan, jossa määritetään jakamisen parametrit.
Valintaikkunassa tulee valita jakovaihtoehto ”Every x pages(s)”, joka mahdollistaa sivumäärän mukaisen jakamisen. Tähän kenttään syötetään haluttu sivumäärä jokaiselle jaettavalle osalle. Jos esimerkiksi haluat jakaa 100-sivuisen dokumentin 10 sivun osiin, syötä kenttään luku 10. Ohjelma luo automaattisesti kymmenen erillistä PDF-tiedostoa.
Valintaikkunan asetuksista voit määrittää, kopioidaanko kommentit ja kirjanmerkit mukaan jaettuihin tiedostoihin. Tulostusominaisuudet (Output Options) -kohdasta määritetään, miten uudet tiedostot nimetään. Oletuksena nimenä on alkuperäinen tiedostonimi ja osanumero, mutta nimeämistavan voi muuttaa nimimakroilla tarpeen mukaan.
Viimeisenä valitaan kohdekansio, johon jaetut tiedostot tallennetaan. Napsauttamalla OK-painiketta ohjelma suorittaa jaon automaattisesti. Koko prosessi kestää vain muutaman sekunnin, vaikka kyseessä olisi laaja dokumentti. Yleisimpiä virheitä voi välttää varmistamalla, että alkuperäinen dokumentti on avattu ohjelmassa ennen jaon aloittamista ja että kohdekansio on määritetty oikein.
Mitä muita PDF-dokumentin jakamisvaihtoehtoja PDF-XChange PRO tarjoaa?
PDF-XChange PRO tarjoaa sivumäärän mukaisen jaon lisäksi useita muita dokumentin jakamisvaihtoehtoja eri käyttötarpeisiin. Jakaminen tiedostokoon mukaan on hyödyllinen, kun tarvitaan tietyn kokoisia tiedostoja esimerkiksi järjestelmärajoitusten vuoksi. Tällöin määritetään enimmäiskoko megatavuina (By size less than x MB), ja ohjelma jakaa dokumentin automaattisesti sopiviin osiin.
Kirjanmerkkien perusteella jakaminen on tehokas menetelmä, kun dokumentti on rakenteeltaan selkeästi jaoteltu. Toiminto jakaa dokumentin päätason kirjanmerkkien kohdista kokonaisina sivuina. Jokainen osa nimetään automaattisesti kirjanmerkin otsikon mukaan, mikä helpottaa tiedostojen tunnistamista. Tämä on erityisen käytännöllinen esimerkiksi raporteissa, joissa jokainen luku on merkitty omalla kirjanmerkillään.
Sivujen poimiminen ja erottelu mahdollistaa vapaamman dokumentin osien käsittelyn. Voit valita yksittäisiä sivuja tai sivualueita ja luoda niistä erillisiä tiedostoja. Tämä on hyödyllinen, kun tarvitset vain tietyt osat laajasta dokumentista. Sivujen jakaminen toiminnolla voit myös jakaa yksittäisen sivun vaakasuunnassa tai pystysuunnassa osiin, mikä on käytännöllistä esimerkiksi lehtileikkeiden käsittelyssä.
PDF Tools -ohjelma tarjoaa eräkäsittelymahdollisuudet, kun samoja toimintoja täytyy suorittaa useille dokumenteille samanaikaisesti. Voit käsitellä kokonaisen kansion kerrallaan ja luoda omia työkaluja usein toistuvien pdf-rutiinien tekemiseen. Tämä tehostaa merkittävästi työnkulkua, kun pdf-dokumenttien jakaminen on säännöllinen osa työtä.
Eri menetelmien välillä valinta riippuu käyttötarpeesta. Sivumäärän mukainen jako sopii parhaiten tasaiseen jakoon, tiedostokoon mukainen jako järjestelmärajoitusten hallintaan ja kirjanmerkkien mukainen jako loogisesti rakennettujen dokumenttien käsittelyyn. PDF-XChange PRO:n monipuolisuus mahdollistaa tehokkaan dokumenttien hallinnan kaikissa tilanteissa.
Miten Mmpro auttaa PDF-XChange PRO:n käytössä?
Me Mmprossa tarjoamme PDF-XChange PRO -ohjelmiston lisenssit suomalaisille yrityksille ja organisaatioille kattavan tukipaketin kera. Palvelumme sisältää suomenkielisen käyttöohjeen, joka helpottaa ohjelmiston ominaisuuksien haltuunottoa. Lisensoiduille käyttäjille tarjoamme maksutonta suomenkielistä sähköposti- ja puhelintukea, mikä varmistaa nopean avun tarpeen tullen.
Ylläpitosopimus on keskeinen osa palveluamme. Uusi lisenssi sisältää aina yhden vuoden ylläpitosopimuksen, jonka aikana käyttäjät saavat:
- Uusimmat ohjelmistopäivitykset automaattisesti
- Viimeisimmät tietoturvapäivitykset
- Uudet ominaisuudet heti julkaisun jälkeen
- Suomenkielisen teknisen tuen
- Käyttöohjeen päivitykset
Tuemme asiakkaitamme PDF-dokumenttien käsittelyssä konkreettisesti. Kun kohtaat haasteita pdf-dokumenttien jakamisessa tai muissa toiminnoissa, saat apua suomeksi puhelimitse tai sähköpostilla. Tukipalvelumme vasteaika on nopea, ja asiantuntijamme tuntevat PDF-XChange PRO:n ominaisuudet perusteellisesti. Autamme esimerkiksi eräkäsittelyn määrittämisessä, kun tarvitset toistuvien toimintojen automatisointia.
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti sisältää PDF-XChange Editor Plus:n, PDF Tools:n ja PDF-XChange Standard virtuaalitulostimen. Kaikki toimivat Windows-ympäristössä ja sisältävät suomenkielisen ohjelmistoversion. Tarjoamme myös neuvontaa ohjelmiston käyttöönotossa ja koulutusta henkilöstölle tarpeen mukaan.
Lataa maksuton testiversio PDF-XChange PRO:sta ja tutustu pdf-dokumenttien jakamiseen ja muihin monipuolisiin ominaisuuksiin. Testiversio mahdollistaa kaikkien toimintojen kokeilun ilman sitoumuksia. Autamme mielellämme testiversiosta lisenssiin siirtymisessä ja vastaamme kaikkiin kysymyksiin ohjelmiston soveltuvuudesta organisaatiosi tarpeisiin.