PDF-dokumentin jakaminen osiin tarkoittaa suuremman PDF-tiedoston pilkkomista pienemmiksi, erillisiksi tiedostoiksi. Tämä voidaan toteuttaa jakamalla dokumentti yksittäisiksi sivuiksi, sivumäärän mukaan, tiedostokoon perusteella tai irrottamalla tiettyjä sivuja omiksi tiedostoiksi. PDF-XChange PRO tarjoaa kattavat työkalut kaikkiin näihin jakotarpeisiin, ja ilmaisen testiversio avulla voit kokeilla näitä toimintoja käytännössä. Dokumenttien jakaminen helpottaa tiedostojen hallintaa, nopeuttaa jakamista ja tehostaa työnkulkuja.
Miksi PDF-dokumentti kannattaa jakaa osiin?
PDF-dokumenttien jakaminen osiin on käytännöllinen ratkaisu monissa työtilanteissa. Suuret tiedostot ylittävät usein sähköpostin liitetiedostorajoitukset, jotka ovat tyypillisesti 10-25 megatavua. Jakamalla dokumentin pienemmiksi osiksi varmistat, että tiedostot siirtyvät vaivattomasti vastaanottajille.
Dokumentin jakaminen tehostaa myös tiedon kohdentamista. Kun laajoista raporteista, sopimuksista tai ohjekirjoista tarvitsee toimittaa vain tiettyjä osia eri vastaanottajille, jakaminen säästää aikaa ja selkeyttää viestintää. Esimerkiksi projektisuunnitelmasta voidaan irrottaa vain yksittäisen osaston kannalta relevantit sivut.
Arkistoinnin ja dokumenttienhallinnan näkökulmasta jakaminen parantaa järjestelmällisyyttä. Pienet, selkeästi nimetyt tiedostot ovat helpompia löytää ja hallita kuin massiiviset kokoelmat. Tämä on erityisen tärkeää organisaatioissa, joissa dokumentteja käsitellään päivittäin.
Työnkulkujen tehokkuus paranee merkittävästi, kun tiimit voivat työstää dokumentin eri osia samanaikaisesti. Jakamalla laajan käyttöoppaan luvuittain useat henkilöt voivat tarkistaa ja kommentoida omia osioitaan rinnakkain.
Miten PDF-dokumentti jaetaan yksittäisiksi sivuiksi?
PDF-XChange Editor Plus mahdollistaa dokumentin jakamisen yksittäisiksi sivuiksi muutamalla klikkauksella. Valitse Dokumentti-välilehdeltä Jaa-toiminto ja sen jälkeen Jaa dokumentti -vaihtoehto. Valitse jakotavaksi sivumääräperusteinen jako ja aseta arvoksi 1 sivu, jolloin jokainen sivu muodostaa oman tiedostonsa.
Ennen jakamisen suorittamista kannattaa tarkistaa asetuksista, miten uudet tiedostot nimetään. Oletuksena PDF-XChange PRO käyttää alkuperäistä tiedostonimeä ja lisää siihen sivunumeron. Voit muokata nimeämiskäytäntöä nimimakrojen avulla, mikä helpottaa tiedostojen myöhempää tunnistamista ja järjestämistä.
Valitse kohdekansio, johon jaetut sivut tallennetaan. Erillinen alikansio pitää työpöydän siistinä ja helpottaa jaettujen tiedostojen hallintaa. Kun asetukset on määritetty, napsauta OK ja ohjelma luo automaattisesti erilliset PDF-tiedostot jokaisesta sivusta.
Sivunäkymän pikkukuvat auttavat tarkistamaan dokumentin rakenteen ennen jakamista. Näet helposti, montako sivua dokumentissa on ja voitko jakaa koko dokumentin vai vain tietyn sivualueen. Tämä visuaalinen esikatselu vähentää virheitä ja säästää aikaa.
Miten PDF jaetaan osiin tiedostokoon mukaan?
PDF-XChange PRO versiosta 9 alkaen dokumentin voi jakaa osiin tiedostokoon perusteella. Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen, kun tiedostot täytyy sovittaa tiettyihin kokorajoituksiin, kuten sähköpostin liitetiedostoihin tai verkkojärjestelmien latausrajoihin. Valitse Jaa dokumentti -valikosta vaihtoehto ”By size less than x MB”.
Määritä haluamasi enimmäiskoko megatavuina. Esimerkiksi jos sähköpostijärjestelmäsi sallii 10 megatavun liitteet, aseta arvoksi 9 MB jättääksesi hieman varaa viestin muulle sisällölle. Ohjelma jakaa dokumentin automaattisesti osiin, jotka eivät ylitä määritettyä kokoa.
Tiedostokokoon perustuva jako on älykkäämpi ratkaisu kuin sivumääräperusteinen, kun dokumentissa on erikokoisia sivuja. Kuvapitoiset sivut vievät enemmän tilaa kuin tekstisivut, joten sivumääräperusteinen jako voisi tuottaa erikokoisia tiedostoja. Kokoperusteinen jako varmistaa, että kaikki osat sopivat määritettyihin rajoihin.
Verkkoalustoilla ja pilvipalveluissa on usein latauskokorajoituksia. Jakamalla dokumentit sopiviksi ohjelmisto helpottaa tiedostojen siirtämistä eri järjestelmiin ilman manuaalista kokojen tarkistamista ja uudelleenjakoa.
Miten PDF-dokumentista irrotetaan tietyt sivut?
Tiettyjen sivujen irrottaminen PDF-dokumentista on erilainen toiminto kuin dokumentin jakaminen. Sivujen irrotus luo uuden dokumentin valituista sivuista säilyttäen alkuperäisen tiedoston ennallaan, kun taas jakaminen pilkkoo dokumentin useiksi erillisiksi tiedostoiksi. PDF-XChange Editor Plus tarjoaa molemmat toiminnot.
Sivujen irrottamiseen käytä sivunäkymän pikkukuvia. Valitse haluamasi sivut napsauttamalla niitä Ctrl-näppäin pohjassa, jos haluat valita useita yksittäisiä sivuja. Sivualueen valintaan käytä Shift-näppäintä napsauttaen ensimmäistä ja viimeistä sivua. Valitut sivut korostuvat, ja voit sitten käyttää Pura sivut -toimintoa.
Purkutoiminnon asetuksissa määrität, poistetaanko irrotetut sivut alkuperäisestä dokumentista vai säilytetäänkö ne. Useimmissa tapauksissa on turvallisempaa säilyttää alkuperäinen dokumentti koskemattomana ja luoda uusi tiedosto vain valituista sivuista. Näin alkuperäinen asiakirja säilyy arkistossa muuttumattomana.
Sivunäkymän navigointityökalut helpottavat oikeiden sivujen löytämistä suurista dokumenteista. Voit zoomata pikkukuvia, käyttää hakutoimintoa tai selata kirjanmerkkejä löytääksesi tarvitsemasi sivut nopeasti. Tämä on erityisen hyödyllistä satojen sivujen dokumenttien kanssa työskennellessä.
Mitä työkaluja PDF-XChange PRO tarjoaa dokumentin jakamiseen?
PDF-XChange PRO sisältää kattavan valikoiman dokumenttien jakamiseen ja sivujen hallintaan tarkoitettuja työkaluja. Nämä toiminnot ylittävät selvästi tavallisten PDF-lukuohjelmien kyvyt ja vastaavat ammattilaisten tarpeita. Keskeiset työkalut löytyvät Dokumentti-välilehdeltä selkeästi järjestettynä.
Jakotoiminnot sisältävät:
- Kirjanmerkkiperusteinen jako – jakaa dokumentin päätason kirjanmerkkien kohdalta, nimeää osat automaattisesti kirjanmerkkien mukaan
- Sivumääräperusteinen jako – pilkkoo dokumentin tasaisiin osiin, esimerkiksi 10 sivun pätkiin
- Kokoperusteinen jako – jakaa dokumentin tiedostokoon mukaan (versiosta 9 alkaen)
- Sivujen irrotus – luo uuden dokumentin valituista sivuista
- Sivujen poisto – poistaa tarpeettomia sivuja dokumentista
Sivujen uudelleenjärjestely toimii yksinkertaisella vedä ja pudota -tekniikalla sivunäkymässä. Voit siirtää sivuja uuteen järjestykseen, kopioida sivuja tai poistaa niitä visuaalisesti. Tämä helpottaa dokumentin rakenteen muokkaamista ennen jakamista.
PDF-Tools-komponentti mahdollistaa useiden dokumenttien samanaikaisen käsittelyn. Voit jakaa kokonaisen kansion täynnä PDF-tiedostoja yhdellä toimenpiteellä käyttäen samoja jakosääntöjä kaikkiin tiedostoihin. Tämä säästää merkittävästi aikaa, kun käsiteltäviä dokumentteja on paljon.
Työkalujen integrointi työnkulkuihin on sujuvaa. Voit luoda PDF-Toolsissa omia työkaluja usein toistuviin jakotehtäviin, jolloin samat asetukset ovat käytettävissä yhdellä napsautuksella. Tämä automatisoi rutiinitehtävät ja vähentää manuaalista työtä.
Miten Mmpro auttaa PDF-XChange PRO:n käytössä?
Toimimme PDF-XChange PRO -ohjelmiston suomalaisena jälleenmyyjänä ja tarjoamme lisenssien lisäksi kattavan tukipalvelun suomeksi. Lisensoitujen käyttäjien käytössä on suomenkielinen käyttöohje, joka kattaa kaikki dokumenttien jakamiseen liittyvät toiminnot yksityiskohtaisesti. Lisäksi tarjoamme maksutonta sähköposti- ja puhelintukea suomeksi.
Tekninen tukemme auttaa ratkaisemaan PDF-dokumenttien jakamiseen liittyviä haasteita:
- Oikeiden jakotoimintojen valinta eri käyttötarkoituksiin
- Nimeämiskäytäntöjen määrittäminen suurille dokumenttimäärille
- PDF-Toolsin hyödyntäminen useiden tiedostojen eräkäsittelyssä
- Työnkulkujen optimointi toistuviin jakotehtäviin
- Teknisten ongelmien ratkaisu ja vinkit tehokkaaseen käyttöön
Ylläpitosopimus varmistaa, että käytössäsi on aina uusimmat päivitykset ja tietoturvaominaisuudet. Uudet lisenssit sisältävät automaattisesti ensimmäisen vuoden ylläpidon, jonka aikana saat kaikki ohjelmistopäivitykset ja uudet toiminnallisuudet maksutta. Ylläpitosopimuksen voimassaoloaikana myös suomenkielinen tukipalvelu on käytettävissäsi.
Kannustamme kokeilemaan PDF-XChange PRO:n ilmaista testiversiota, joka sisältää kaikki dokumenttien jakamiseen tarvittavat toiminnot. Testiversio antaa käytännön kokemuksen siitä, miten ohjelmisto helpottaa PDF-tiedostojen käsittelyä ja tehostaa työnkulkujasi. Autamme mielellämme valitsemaan sopivan lisenssimallin ja vastaamme kysymyksiin ohjelmiston käytöstä suomeksi.