PDF-tiedostojen käsittelyn automatisointi Microsoft Office -ympäristössä on mahdollista tehokkailla ohjelmistoratkaisuilla, kuten PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketilla. Automatisointi säästää aikaa, vähentää virheitä ja tehostaa työnkulkua erityisesti suurten tiedostomäärien käsittelyssä. PDF-XChange PRO tarjoaa monipuoliset työkalut PDF-tiedostojen automaattiseen luomiseen, muokkaamiseen ja käsittelyyn suoraan Office-sovelluksista käsin. Automatisointi mahdollistaa niin yksittäisten dokumenttien nopean käsittelyn kuin kokonaisten kansioiden tiedostojen eräajon, mikä sopii erinomaisesti yrityskäyttöön.
Miten voin automatisoida pdf-tiedostojen käsittelyn MS Officessa?
PDF-tiedostojen käsittelyn automatisointi MS Officessa onnistuu PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketin avulla, joka sisältää monipuoliset automatisointityökalut. Ohjelmistopaketti integroituu saumattomasti Microsoft Office -sovelluksiin erityisen Office-liitännäisen kautta.
Automatisoinnin keskeisimmät työkalut ovat:
- Office-liitännäinen, joka mahdollistaa PDF-tiedostojen luomisen ja käsittelyn suoraan Word-, Excel-, PowerPoint- ja Outlook-sovelluksista
- PDF-XChange Standard -virtuaalitulostin, jolla voit tulostaa dokumentteja automaattisesti PDF-muotoon kaikista Windows-ohjelmista
- PDF Tools -komponentti, joka mahdollistaa useiden PDF-tiedostojen automatisoinnin eräajona
Automatisointi on erityisen hyödyllistä yritysympäristössä, kun käsitellään suuria määriä dokumentteja. Voit esimerkiksi automatisoida laskujen tai raporttien muuntamisen PDF-muotoon, OCR-tekstintunnistuksen skannatuissa dokumenteissa tai useiden PDF-tiedostojen yhdistämisen yhdeksi asiakirjaksi. Ohjelmistoon voi tutustua ilmaiseksi lataamalla testiversion.
Miten PDF-XChange PRO -ohjelmisto integroituu MS Office -sovelluksiin?
PDF-XChange PRO integroituu MS Office -sovelluksiin erityisen Office-liitännäisen kautta, joka asentuu automaattisesti ohjelmistopaketin asennuksen yhteydessä. Liitännäinen lisää PDF-XChange-työkalupalkin Wordin, Excelin, PowerPointin ja Outlookin käyttöliittymään.
Office-liitännäinen mahdollistaa:
- PDF-tiedostojen luomisen suoraan Office-sovelluksista yhdellä klikkauksella
- Office-tiedostojen muuntamisen PDF/A-arkistomuotoon
- PDF-tiedostojen lähettämisen sähköpostiliitteinä suoraan Outlookista
- Salasanasuojauksen lisäämisen PDF-tiedostoihin
- Office-tiedostojen muuttamisen PDF-lomakkeiksi
Esimerkiksi Wordissa työskennellessäsi voit nappia painamalla muuntaa dokumentin PDF-tiedostoksi, lisätä siihen automaattisesti vesileimat, ylä- ja alatunnisteet tai suojata sen salasanalla. Excelissä puolestaan voit säilyttää taulukon tarkan muotoilun PDF-tiedostossa tai määrittää, että PDF-tiedostosta tehdään automaattisesti täytettävä lomake.
Miten automatisoin useiden PDF-tiedostojen käsittelyn kerralla?
Useiden PDF-tiedostojen käsittely kerralla onnistuu tehokkaasti PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketin PDF Tools -komponentin avulla. Tämä työkalu on suunniteltu erityisesti eräajojen suorittamiseen, mikä säästää huomattavasti aikaa rutiininomaisissa tehtävissä.
PDF Toolsissa voit:
- Luoda omia työkaluja toistuviin rutiineihin, esimerkiksi PDF-tiedostojen automaattiseen pienentämiseen tai muuntamiseen
- Käsitellä kokonaisia kansioita kerrallaan, jolloin kaikki kansion PDF-tiedostot käsitellään samoilla asetuksilla
- Yhdistää useita PDF-tiedostoja yhdeksi dokumentiksi säilyttäen kirjanmerkit
- Suorittaa OCR-tekstintunnistuksen useille skannatuille dokumenteille samanaikaisesti
- Lisätä automaattisesti ylä- ja alatunnisteita, sivunumeroita tai vesileimoja useisiin dokumentteihin
Käytännön esimerkkinä voit luoda työkalun, joka käy läpi kaikki yrityksen laskut tietystä kansiosta, suorittaa niille OCR-tekstintunnistuksen, pienentää tiedostokokoa, lisää yrityksen logon vesileimaksi ja tallentaa käsitellyt tiedostot automaattisesti toiseen kansioon – kaikki tämä yhdellä napin painalluksella.
Miten luon automaattisesti täytettäviä PDF-lomakkeita Office-dokumenteista?
Täytettävien PDF-lomakkeiden luominen Office-dokumenteista onnistuu PDF-XChange PRO:n avulla joko Office-liitännäisen tai PDF-XChange Editor Plus -komponentin kautta. Tämä prosessi voidaan myös automatisoida toistuvaa käyttöä varten.
Lomakkeiden luomisen vaiheet:
- Luo ensin lomakepohja Microsoft Wordissa tai Excelissä
- Käytä Office-liitännäistä tiedoston muuntamiseen PDF-muotoon
- PDF-XChange Editorissa lisää lomakekenttiä kuten tekstikenttiä, valintaruutuja tai pudotusvalikoita
- Määritä kenttien ominaisuudet, kuten pakolliset kentät tai automaattiset laskukaavat
- Tallenna lomake uudelleenkäytettäväksi pohjaksi
Lomakkeita voidaan automatisoida esimerkiksi niin, että tietyt kentät täyttyvät automaattisesti, tai lomakkeen täyttäminen laukaisee muita toimintoja. Täytetyt lomakkeet voidaan myös määrittää lähetettäväksi automaattisesti tiettyyn sähköpostiosoitteeseen tai keräämään tiedot keskitettyyn tietokantaan.
Miten OCR-tekstintunnistus toimii PDF-XChange PRO:ssa?
PDF-XChange PRO:n OCR-tekstintunnistus (Optical Character Recognition) mahdollistaa skannattujen dokumenttien muuntamisen muokattavaan muotoon. Ohjelmistossa on lisäksi tehostettu OCR-toiminnallisuus, joka tarjoaa entistä tarkempia tuloksia.
OCR-tekstintunnistus toimii seuraavasti:
- Skannattu dokumentti avataan PDF-XChange Editorissa
- OCR-toiminto käynnistetään joko automaattisesti tai manuaalisesti
- Ohjelmisto analysoi dokumentin ja tunnistaa siinä olevat tekstit, taulukot ja kuvat
- Tunnistettu teksti lisätään näkymättömänä kerroksena alkuperäisen kuvan päälle
- Tämän jälkeen dokumentin tekstiä voi etsiä, kopioida ja jopa muokata
Eräajona tapahtuva OCR mahdollistaa kokonaisten kansioiden täynnä skannattuja dokumentteja käsittelyn yhdellä kertaa. Tämä on erityisen hyödyllistä esimerkiksi arkistojen digitalisoinnissa tai suurten paperiasiakirjamäärien sähköistämisessä. Tunnistuksen jälkeen dokumenteista voidaan tehdä hakuja sisällön perusteella, mikä tehostaa tiedonhallintaa merkittävästi.
Mitä hyötyä on PDF-XChange PRO:n ylläpitosopimuksesta automaattisten prosessien toimivuudelle?
PDF-XChange PRO:n ylläpitosopimus on erittäin tärkeä automaattisten prosessien jatkuvan toimivuuden kannalta. Uusi lisenssi sisältää aina yhden vuoden ylläpitosopimuksen, ja voimassa oleva ylläpitosopimus varmistaa, että automatisoidut työnkulut toimivat moitteettomasti myös tulevaisuudessa.
Ylläpitosopimuksen keskeisimmät hyödyt automatisoinnille:
- Automaattiset päivitykset tuovat uusia ominaisuuksia, jotka voivat tehostaa olemassa olevia automatisoituja prosesseja
- Säännölliset tietoturvapäivitykset takaavat automaattisten toimintojen turvallisuuden
- Suomenkielinen tuki auttaa nopeasti, jos automatisoiduissa prosesseissa ilmenee ongelmia
- Uudet Office-versiot ja Windows-päivitykset eivät riko automatisoituja työnkulkuja
Ylläpitosopimuksen voi hankkia useammaksi vuodeksi kerrallaan – lisenssin hankintahetkellä voi ottaa joko yhden tai kaksi lisävuotta ylläpitoa, jolloin ylläpitosopimus on voimassa yhteensä jopa kolme vuotta. Lisävuodet ovat edullisempia hankintahetkellä kuin myöhemmin uusittaessa.
Automatisoitujen PDF-prosessien tehokas hyödyntäminen vaatii ajan tasalla olevaa ohjelmistoa, ja ylläpitosopimus on paras tapa varmistaa, että automatisointi toimii luotettavasti organisaation muuttuvassa IT-ympäristössä. Tutustu PDF-XChange PRO:n ominaisuuksiin tarkemmin lataamalla pikaohje.