Paperitulostus tarkoittaa dokumentin tulostamista fyysiselle paperille tulostimella, kun taas PDF-tulostus luo digitaalisen PDF-tiedoston virtuaalitulostimen avulla ilman fyysistä paperitulostetta. PDF-tulostus on kustannustehokas ja ympäristöystävällinen vaihtoehto, joka mahdollistaa dokumenttien helpon jakamisen ja arkistoinnin. Tämä artikkeli vastaa keskeisiin kysymyksiin näiden kahden tulostusmenetelmän eroista ja käyttötilanteista.
Mitä tarkoittaa paperitulostus ja PDF-tulostus?
Paperitulostus on perinteinen tapa tuottaa dokumentteja fyysiselle paperille käyttämällä mustesuihku- tai lasertulostinta. PDF-tulostus puolestaan luo digitaalisen PDF-tiedoston virtuaalitulostimen avulla, joka asentuu Windows-käyttöjärjestelmään ohjelmistoksi ja toimii kuten tavallinen tulostin.
Virtuaalitulostin, kuten PDF-XChange Standard, ei tulosta paperia vaan muuntaa minkä tahansa dokumentin PDF-muotoon. Kun valitset tulostuskomennon missä tahansa ohjelmassa ja valitset tulostimeksi PDF-XChange Standardin, ohjelma luo digitaalisen PDF-tiedoston alkuperäisestä asiakirjasta. Tämä toimii samalla tavalla riippumatta siitä, käsittelettekö Word-dokumenttia, Excel-taulukkoa, PowerPoint-esitystä tai verkkosivua.
PDF-XChange Standard asentuu osana PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettia ja toimii saumattomasti Windows-ympäristössä. Virtuaalitulostin näkyy tulostinluettelossa muiden tulostimien joukossa, ja sen käyttö on yhtä helppoa kuin tavallisen tulostimen valitseminen. Voit kokeilla PDF-XChange PRO:n toimintaa maksuttomalla testiversiolla ja tutustua virtuaalitulostimen käyttöön käytännössä.
Teknisesti PDF-tulostus tarkoittaa dokumentin renderöintiä PDF-muotoon säilyttäen alkuperäisen ulkoasun, fontit ja muotoilut. Toisin kuin paperitulostuksessa, jossa dokumentti muuttuu staattiseksi fyysiseksi tulosteeksi, PDF-tiedosto säilyy digitaalisena ja muokattavana tiedostona, jota voi jakaa sähköisesti.
Mitkä ovat PDF-tulostuksen edut verrattuna paperitulostukseen?
PDF-tulostus tarjoaa merkittäviä kustannussäästöjä verrattuna paperitulostukseen. Yritys säästää paperikustannuksissa, väriainekustannuksissa ja tulostimen huoltokuluissa. Kun dokumentteja ei tarvitse tulostaa paperille, myös tulostimien määrää ja niihin liittyviä ylläpitokustannuksia voidaan vähentää.
Ympäristövaikutukset ovat toinen keskeinen etu. PDF-tulostus vähentää paperinkulutusta, mikä säästää puuraaka-ainetta ja vähentää jätteiden määrää. Digitaaliset dokumentit eivät vaadi kuljetusta tai fyysistä säilytystilaa, mikä pienentää hiilijalanjälkeä entisestään.
PDF-tiedostojen jakaminen on huomattavasti helpompaa ja nopeampaa kuin paperidokumenttien. Dokumentin voi lähettää sähköpostilla tai jakaa pilvipalvelun kautta välittömästi usealle vastaanottajalle samanaikaisesti. PDF-XChange Standard mahdollistaa jopa dokumentin lähettämisen suoraan sähköpostiin PDF-tulostuksen yhteydessä.
Tallennustilan säästö on merkittävä etu erityisesti yrityksille, jotka käsittelevät suuria dokumenttimääriä. PDF-tiedostot vievät vähän tilaa palvelimilla tai pilvipalveluissa verrattuna fyysiseen arkistointiin tarvittavaan tilaan. PDF-XChange PRO:n pakkausasetukset mahdollistavat tiedostokoon pienentämisen entisestään ilman merkittävää laadun heikkenemistä.
Hakutoiminnot ovat PDF-tiedostoissa huomattavasti kehittyneempiä kuin paperidokumenteissa. Tekstintunnistuksen (OCR) avulla myös skannatuista dokumenteista voi etsiä tietoa tekstihakujen avulla. Tämä nopeuttaa tiedon löytämistä ja parantaa työnkulkuja merkittävästi.
Pitkäaikainen säilytys on luotettavampaa PDF-muodossa, erityisesti kun käytetään PDF/A-arkistomuotoa. PDF-XChange Standard mahdollistaa suoran tulostuksen PDF/A-muotoon, joka on kansainvälinen standardi pitkäaikaista digitaalista säilytystä varten. Tämä takaa dokumenttien luettavuuden myös vuosikymmenien kuluttua.
- Ei paperi-, väriaine- tai huoltokustannuksia
- Ympäristöystävällinen vaihtoehto ilman paperijätettä
- Nopea ja helppo jakaminen sähköisesti
- Vähäinen tallennustilan tarve
- Tehokkaat hakutoiminnot ja tekstintunnistus
- Luotettava pitkäaikainen säilytys PDF/A-muodossa
- Dokumenttien pakkaus pienempään kokoon
- Versioiden hallinta ja muutosten seuranta
Milloin kannattaa käyttää paperitulostusta ja milloin PDF-tulostusta?
Paperitulostus on välttämätön tilanteissa, joissa tarvitaan fyysinen allekirjoitus tai virallinen paperiversio. Monet viranomaisasiakirjat, sopimukset ja oikeudelliset dokumentit vaativat edelleen alkuperäisen allekirjoituksen paperille. Myös tilaisuuksissa jaettavat esitysmateriaalit, käsikirjat ja muistiinpanopohjat toimivat usein paremmin paperiversioina.
PDF-tulostus on parempi vaihtoehto sisäiseen jakeluun, arkistointiin ja sähköiseen hyväksyntään. Kun dokumenttia ei tarvitse toimittaa fyysisesti, PDF-muoto on aina tehokkaampi ratkaisu. Tarjoukset, laskut, raportit ja sisäiset ohjeet kannattaa käsitellä digitaalisesti läpi koko prosessin.
Yrityksen työnkuluissa päätös tulostusmuodon välillä kannattaa tehdä dokumentin käyttötarkoituksen perusteella. Jos dokumentti tarvitaan vain tiedon jakamiseen tai hyväksyntään, PDF-tulostus on selkeä valinta. Paperitulostus tulee kyseeseen vain, kun fyysinen dokumentti on välttämätön tai merkittävästi käytännöllisempi.
| Tilanne | Suositus | Perustelu |
|---|---|---|
| Sisäinen raportointi | PDF-tulostus | Helppo jakaa ja arkistoida digitaalisesti |
| Viralliset sopimukset | Paperitulostus | Vaatii fyysisen allekirjoituksen |
| Tarjoukset asiakkaille | PDF-tulostus | Nopea toimitus sähköpostilla |
| Koulutusmateriaali | Paperitulostus | Helpompi tehdä muistiinpanoja |
| Laskutus | PDF-tulostus | Sähköinen laskutus on tehokas |
| Esitysmateriaalit | Molemmat | Riippuu tilanteesta ja yleisöstä |
| Arkistointi | PDF-tulostus | Säästää tilaa ja helpottaa hakua |
Käytännön esimerkkinä yrityksen tarjousten laatimisessa PDF-tulostus mahdollistaa nopean toimituksen asiakkaalle. Dokumentti voidaan luoda, tulostaa PDF-muotoon ja lähettää sähköpostilla minuuteissa. Jos asiakas hyväksyy tarjouksen ja tilaa tuotteen, varsinainen tilausvahvistus voidaan käsitellä digitaalisesti läpi prosessin. Vasta lopullinen toimitusdokumentti tai lasku saatetaan tarvita paperiversiona, jos asiakas sitä erikseen pyytää.
Miten PDF-XChange Standard virtuaalitulostin toimii käytännössä?
PDF-XChange Standard asentuu automaattisesti osana PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettia ja näkyy Windows-käyttöjärjestelmän tulostinluettelossa. Käyttö on yksinkertaista: valitse mikä tahansa sovellus, avaa tulostuskomento ja valitse tulostimeksi PDF-XChange Standard. Ohjelma muuntaa dokumentin PDF-muotoon ja pyytää tallennuspaikkaa ja tiedostonimeä.
Tulostusasetusten konfigurointi tapahtuu tulostusikkunan ominaisuudet-painikkeesta. Voit määrittää PDF-tiedoston laatuasetukset, sivukoon, suuntauksen ja monet muut parametrit. Asetukset voidaan tallentaa profiileiksi, jolloin usein käytetyt konfiguraatiot ovat nopeasti saatavilla.
Suora tulostus PDF/A-muotoon on mahdollista valitsemalla asetuksista haluttu arkistomuoto. PDF/A-standardi takaa dokumentin pitkäaikaisen luettavuuden ja säilyvyyden. Tämä on erityisen tärkeää virallisille asiakirjoille ja pitkäaikaiseen arkistointiin tarkoitetuille dokumenteille.
Dokumenttien pakkaus tapahtuu automaattisesti valittujen asetusten mukaan. Voit valita pakkausasteen tarpeidesi mukaan: korkea laatu suuremmalla tiedostokoolla tai pienempi tiedostokoko hieman heikommalla laadulla. Useimmissa tapauksissa pakkaus ei vaikuta dokumentin luettavuuteen merkittävästi.
Useiden dokumenttien yhdistäminen tulostuksen yhteydessä onnistuu tallennusikkunan kautta. Kun tulostat toisen dokumentin, valitse tallennusikkunassa aiemmin tallennettu tiedosto ja merkitse ”Yhdistä olemassa olevan PDF:n loppuun” -valinta. Näin voit kerätä useita dokumentteja yhdeksi PDF-tiedostoksi ilman erillistä yhdistämisvaihetta.
Konkreettinen käyttöskenaario: laadi tarjous Word-ohjelmassa, tulosta se PDF-muotoon PDF-XChange Standardilla, lisää kansilehti tulostamalla se erikseen ja yhdistämällä tarjouksen alkuun, ja lähetä valmis paketti asiakkaalle suoraan tulostusikkunan sähköpostitoiminnolla. Koko prosessi vie muutaman minuutin ja säästää aikaa sekä kustannuksia.
Vinkkejä tehokkaaseen käyttöön: luo eri käyttötarkoituksiin omat tulostusprofiilit (esimerkiksi ”Arkistointi PDF/A”, ”Sähköposti pieni koko”, ”Korkea laatu”), käytä automaattista tiedostonimen muodostusta päivämäärän tai kellonajan perusteella, ja hyödynnä suoraa sähköpostitoimintoa nopeaan jakamiseen.
Miten Mmpro auttaa PDF-XChange PRO:n käytössä?
Mmpro toimittaa PDF-XChange PRO -ohjelmistopakettia suomalaisille yrityksille ja yksityishenkilöille. Tarjoamme kattavan ratkaisun PDF-tiedostojen tulostamiseen, muokkaamiseen ja hallintaan, sisältäen PDF-XChange Standard virtuaalitulostimen, joka tekee PDF-tulostuksesta helppoa ja tehokasta.
Tarjoamme asiakkaillemme suomenkielisen tuen, joka auttaa hyödyntämään PDF-tulostuksen kaikki edut paperitulostukseen verrattuna. Lisensoidut käyttäjät saavat suomenkielisen käyttöoppaan sekä maksuttoman sähköposti- ja puhelintuen. Tämä takaa, että saat apua aina tarvittaessa omalla äidinkielelläsi.
Ylläpitosopimus sisältää:
- Uusimmat ohjelmistopäivitykset ja tietoturvapäivitykset
- Uudet ominaisuudet heti niiden julkaisun jälkeen
- Suomenkielinen tekninen tuki sähköpostilla ja puhelimitse
- Suomenkielinen käyttöohje ja dokumentaatio
- Apu tulostusasetusten optimointiin
- Neuvonta PDF/A-arkistomuodon käyttöön
- Tuki dokumenttien yhdistämiseen ja automaatioon
Autamme asiakkaitamme siirtymään paperitulostuksesta PDF-tulostukseen tarjoamalla käytännön ohjeistusta ja tukea koko prosessin ajan. Opastamme tulostusprofiilien luomisessa, asetusten optimoinnissa ja työnkulkujen tehostamisessa. Tavoitteenamme on varmistaa, että saat PDF-XChange PRO:sta maksimaalisen hyödyn omassa käytössäsi.
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti sisältää virtuaalitulostimen lisäksi PDF-XChange Editor Plus -muokkausohjelman ja PDF-Tools-työkalut. Tämä kokonaisuus tarjoaa kaiken tarvittavan PDF-tiedostojen tuottamiseen, käsittelyyn ja hallintaan Windows-ympäristössä. Kaikki työkalut toimivat suomenkielellä ja integroituvat saumattomasti toisiinsa.
Lataa maksuton testiversio PDF-XChange PRO:sta ja kokeile virtuaalitulostimen toimintaa käytännössä. Testiversio sisältää kaikki ominaisuudet, joten voit arvioida ohjelmiston soveltuvuutta omiin tarpeisiisi ennen ostopäätöstä. Autamme mielellämme testiversiossa ja vastaamme kaikkiin kysymyksiisi suomeksi.