Paras tapa muuntaa skannattu PDF muokattavaksi tekstiksi on käyttää luotettavaa OCR-tekstintunnistusta (Optical Character Recognition) sisältävää ohjelmistoa kuten PDF-XChange PRO. Tämä Windows-ympäristössä toimiva ohjelmistopaketti tarjoaa tehostetun OCR-toiminnallisuuden, joka tunnistaa tekstiä tarkasti myös skannatuista dokumenteista. PDF-XChange PRO:n avulla voit helposti muuntaa skannatun dokumentin muokattavaksi tekstiksi ja jatkokäsitellä sitä tarpeidesi mukaan – oli kyseessä sitten tekstin suora muokkaus PDF-muodossa tai dokumentin vieminen Word- tai Excel-tiedostoksi. Voit ladata ilmaisen testiversiomme täältä.
Miksi skannatun PDF-tiedoston muuntaminen muokattavaksi tekstiksi on tärkeää?
Skannatut PDF-tiedostot ovat pohjimmiltaan kuvia, joiden sisältö ei ole tietokoneelle muokattavassa muodossa. Tämä rajoittaa merkittävästi niiden käytettävyyttä työelämässä, sillä tekstin kopiointi, haku ja muokkaus eivät ole mahdollisia ilman tekstintunnistusta.
Muuntamalla skannattuja PDF-tiedostoja muokattavaksi tekstiksi voit:
- Etsiä tietoa dokumenteista hakutoiminnolla
- Kopioida tekstiä muihin sovelluksiin
- Muokata ja päivittää dokumenttien sisältöä
- Hyödyntää dokumentin sisältämää dataa esimerkiksi taulukkolaskennassa
- Viedä sisällön muihin tiedostomuotoihin kuten Wordiin tai Exceliin
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketin OCR-toiminnallisuus auttaa muuntamaan arkistoidut paperiset asiakirjat digitaalisiksi, muokattaviksi dokumenteiksi tehokkaasti. Tämä tehostaa tiedonhallintaa ja -käsittelyä merkittävästi erityisesti organisaatioissa, joissa käsitellään suuria määriä asiakirjoja.
Mikä on OCR-tekstintunnistus ja miten se toimii?
OCR-tekstintunnistus (Optical Character Recognition) on teknologia, joka tunnistaa ja muuntaa skannattujen dokumenttien ja kuvien sisältämän tekstin muokattavaksi digitaaliseksi tekstiksi. Se on avaintyökalu skannattujen PDF-tiedostojen muuntamisessa käsiteltävään muotoon.
OCR-teknologian toimintaperiaate:
- Kuvan esikäsittely – kontrastin parantaminen ja kohinan poistaminen
- Tekstialueiden tunnistaminen – algoritmit erottavat tekstin muista elementeistä
- Merkkien tunnistaminen – järjestelmä vertaa tunnistettuja kuvioita tunnettuihin kirjaimiin
- Sanojen ja lauseiden muodostaminen – tunnistamalla sananvälit ja rivinvaihdot
- Tekstin jälkikäsittely – virheiden korjaaminen ja tekstin muotoilu
PDF-XChange PRO:n tehostettu OCR-toiminnallisuus käyttää kehittyneitä algoritmeja, jotka parantavat tunnistuksen tarkkuutta erityisesti haastavissa dokumenteissa. Ohjelmisto tukee suomen kieltä, mikä on erityisen tärkeää suomenkielisten dokumenttien käsittelyssä. OCR-toiminto tunnistaa myös asiakirjojen rakenteen, kuten taulukot, sarakkeet ja kappaleet, mikä helpottaa asiakirjan muotoilun säilyttämistä.
Miten käytät PDF-XChange PRO:n OCR-toimintoa skannatun PDF:n muuntamiseen?
PDF-XChange PRO:n OCR-toiminnon käyttäminen skannatun PDF:n muuntamiseen muokattavaksi tekstiksi on suoraviivainen prosessi. Tässä yksityiskohtainen ohje:
- Avaa skannattu PDF-tiedosto PDF-XChange Editor Plus -ohjelmassa
- Valitse ”Koti”-välilehdeltä kohta ”OCR sivut” tai vaihtoehtoisesti ”Asiakirja” > ”OCR sivut”
- Valitse, haluatko tunnistaa koko dokumentin vai vain tietyt sivut
- Valitse kielen tunnistus – suomenkielisille dokumenteille ”suomi”
- Valitse OCR-tunnistuksen tarkkuustaso (yleensä ”tasapainotettu” on hyvä valinta)
- Käynnistä OCR-prosessi klikkaamalla ”OK”
Voit optimoida OCR-prosessia ohjelmiston asetuksista:
- Jos skannattu dokumentti on huonolaatuinen, voit valita ”Edistyneet asetukset” ja säätää kuvan esikäsittelyasetuksia
- Monikieltä käyttäville dokumenteille voit valita useita kieliä samanaikaisesti
- Teknisiä dokumentteja käsitellessäsi voit säätää erityisasetuksia, kuten taulukoiden tunnistusta
OCR-prosessin jälkeen dokumentin teksti on muokattavissa ja haettavissa. PDF-XChange Editor Plus mahdollistaa tekstin suoran muokkaamisen suoraan PDF-dokumentissa, mikä tekee muutosten tekemisestä helppoa ja sujuvaa.
Mitä etuja PDF-XChange PRO tarjoaa verrattuna muihin OCR-ohjelmistoihin?
PDF-XChange PRO erottuu edukseen OCR-ohjelmistojen joukossa useilla käyttäjäystävällisillä ominaisuuksilla ja eduilla:
- Suomenkielinen käyttöliittymä ja käyttöohje – tekee ohjelman käytöstä sujuvaa suomalaisille käyttäjille
- Kustannustehokas kertalisenssi – ei kuukausimaksuja toisin kuin tilauspohjaisissa ohjelmistoissa
- Maksuton suomenkielinen sähköposti- ja puhelintuki lisensoiduille käyttäjille
- Tehostettu OCR-toiminnallisuus, joka tunnistaa tekstiä tarkasti myös haastavista dokumenteista
- Saumaton integrointi Windows-ympäristöön
- Monipuoliset jatkokäsittelymahdollisuudet: teksti joko PDF-muodossa tai vietynä muihin tiedostomuotoihin
PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketti sisältää PDF-XChange Editor Plus:n, PDF-Toolsin ja PDF-XChange Standard virtuaalitulostimen, joten saat kattavan työkalupaketin yhden lisenssin hinnalla. Ohjelmiston laaja ominaisuusvalikoima, kuten tiedostojen yhdistely, sivujärjestyksen muuttaminen ja digitaalinen allekirjoitus, tekevät PDF-tiedostojen hallinnasta tehokasta ja joustavaa.
Kuinka korjaat yleisimmät OCR-virheet ja parannat tunnistustuloksia?
OCR-tunnistuksen laatu riippuu useista tekijöistä. Voit parantaa tunnistustuloksia ja korjata tyypillisiä virheitä näillä käytännön vinkeillä:
- Varmista laadukas skannaus: Käytä vähintään 300 DPI:n resoluutiota ja hyvää kontrastia
- Suorista vinot dokumentit: PDF-XChange Editor Plus:n ”Suorista sivut” -toiminto korjaa vinot skannaukset
- Käytä oikeaa kielen tunnistusta: Suomenkielisille dokumenteille valitse suomi
- Säädä tunnistusasetuksia dokumenttityypin mukaan:
- Tekstipainotteisille dokumenteille: painota tekstin tunnistusta
- Taulukoita sisältäville dokumenteille: käytä taulukkorakenteen tunnistusta
- Kuvia sisältäville dokumenteille: säädä kuva/teksti -tunnistusasetuksia
- Käytä OCR-virheiden korjaustoimintoa: PDF-XChange Editor Plus sisältää työkalut tunnistusvirheiden manuaaliseen korjaamiseen
Käsin kirjoitettuja merkintöjä sisältävillä dokumenteilla OCR-tunnistus voi olla haastavampaa. Näissä tapauksissa voit käyttää PDF-XChange Editor Plus:n aluekohtaista OCR-tunnistusta, jolloin voit valita vain konekirjoitetut osat tunnistettavaksi ja jättää käsinkirjoitetut osat kuviksi.
Miten muunnat skannatun PDF:n suoraan muokattavaksi Word- tai Excel-tiedostoksi?
PDF-XChange PRO:lla voit muuntaa skannatun ja OCR-käsitellyn PDF-tiedoston suoraan Microsoft Office -tiedostomuotoihin säilyttäen dokumentin muotoilut. Näin tehdäksesi:
- Avaa skannattu PDF-tiedosto PDF-XChange Editor Plus:ssa
- Suorita OCR-tekstintunnistus (ks. aiempi ohje)
- Valitse ”Tiedosto” > ”Vie” > ”Vie Microsoftin Wordiin” (tai ”Exceliin”)
- Valitse muuntoasetukset:
- Wordiin viennissä voit valita, muunnetaanko dokumentin rakenne ja muotoilut
- Exceliin viennissä voit valita, tunnistetaanko taulukkorakenteet
- Valitse tallennussijainti ja nimi
- Klikkaa ”Tallenna”
Muunnettu tiedosto avautuu automaattisesti valitussa Microsoft Office -sovelluksessa, jos se on asennettuna koneellesi. PDF-XChange PRO:n kehittynyt muunnostekniikka pyrkii säilyttämään dokumentin alkuperäisen ulkoasun mahdollisimman tarkasti, mukaan lukien fontit, taulukot ja kuvat.
Jos muunnetussa tiedostossa on pieniä muotoiluvirheitä, voit korjata ne helposti Word- tai Excel-sovelluksessa. PDF-XChange PRO:n OCR-teknologia on erityisen tehokas asiakirjojen rakenteen tunnistamisessa, mikä tekee muunnoksista tarkempia kuin monilla kilpailevilla ohjelmistoilla.
Voit kokeilla näitä toimintoja ilmaiseksi lataamalla PDF-XChange PRO:n testiversiomme, joka toimii ilman aikarajaa koekäytössä.