Datan kerääminen täytettävistä PDF-lomakkeista on tehokasta ja turvallista PDF-XChange PRO -ohjelmistolla. Täytettävät PDF-lomakkeet mahdollistavat tietojen keräämisen digitaalisesti, mikä tehostaa työprosesseja ja vähentää manuaalista työtä. Lomakkeilla kerätty data voidaan tallentaa eri muodoissa, viedä taulukkolaskentaohjelmiin analysointia varten tai käsitellä automatisoidusti. PDF-XChange PRO tarjoaa monipuoliset työkalut lomakkeiden luomiseen, tietojen keräämiseen ja käsittelyyn sekä lomakeprosessien automatisointiin ja tietoturvaan.
Mitä ovat täytettävät PDF-lomakkeet ja niiden hyödyt?
Täytettävät PDF-lomakkeet ovat digitaalisia dokumentteja, joihin on lisätty interaktiivisia lomakekenttiä tietojen syöttämistä ja keräämistä varten. Ne toimivat paperilomakkeiden digitaalisina vastineina, mutta tarjoavat huomattavasti enemmän toiminnallisuuksia ja käyttömahdollisuuksia.
PDF-XChange PRO -ohjelmistolla voit luoda monipuolisia lomakkeita eri tarkoituksiin. Ohjelmiston PDF-XChange Editor Plus -komponentti sisältää kattavat työkalut lomakekenttien lisäämiseen, muokkaamiseen ja hallintaan. Voit luoda lomakkeita joko alusta alkaen tai muuntaa olemassa olevia dokumentteja täytettäviksi lomakkeiksi.
Digitaalisten PDF-lomakkeiden etuja verrattuna paperilomakkeisiin ovat:
- Automaattinen tietojen validointi ja virheiden minimointi
- Mahdollisuus laskennallisiin kenttiin, jotka päivittyvät automaattisesti
- Tietojen helppo keruu ja jatkokäsittely
- Ympäristöystävällisyys paperin säästön myötä
- Tehokkaampi arkistointi ja tietojen haku
Miten luoda tehokkaita tiedonkeruulomakkeita PDF-XChange PRO -ohjelmistolla?
Tehokkaan tiedonkeruulomakkeen luominen PDF-XChange PRO -ohjelmistolla onnistuu käyttämällä Editor Plus -sovelluksen lomaketyökaluja. Lomakkeen suunnittelu aloitetaan valitsemalla Lomake-välilehti (Form), josta löytyvät kaikki lomakekenttätyökalut lomakkeen rakentamiseen.
PDF-XChange Editor Plus tarjoaa monipuolisen valikoiman erilaisia lomakekenttiä:
- Tekstikentät yksirivisille tai monirivisille tekstisyötteille
- Valintaruudut kyllä/ei-vaihtoehtojen valintaan
- Radiopainikkeet eri vaihtoehtojen välillä valitsemiseen
- Pudotusvalikot tilanteisiin, joissa valintavaihtoehtoja on useita
- Laskentakentät automaattiseen laskentaan
- Päivämääräkentät kalenteritoiminnolla
- Painikkeet toimintojen käynnistämiseen
Lomakkeen suunnittelussa kannattaa huomioida käytettävyys ja loogisuus. Järjestä kentät johdonmukaiseen järjestykseen ja ryhmittele ne aihepiireittäin. Hyödynnä viivainta, ruudukkoa ja apulinjoja kenttien tasaamiseen ja lomakkeen ulkoasun selkeyttämiseen. Voit myös hyödyntää Järjestä-välilehden työkaluja kenttien tasaamiseen ja samankokoistamiseen.
Voit kokeilla lomakkeiden luomista lataamalla ilmaisen testiversion ohjelmistosta.
Kuinka kerätä ja tallentaa lomakkeilla saatua dataa?
PDF-lomakkeilla kerätyn datan tallentaminen ja jatkokäsittely on joustavaa PDF-XChange PRO -ohjelmistolla. Lomakkeisiin syötetyt tiedot voidaan tallentaa useissa eri tiedostomuodoissa jatkokäsittelyä varten.
PDF-XChange Editor Plus mahdollistaa lomaketietojen viemisen seuraaviin muotoihin:
- FDF (Form Data Format) – Adoben lomaketietojen tallennusmuoto
- XFDF – XML-pohjainen FDF-muoto
- XML – rakenteellinen tietomuoto, jota monet sovellukset tukevat
- TXT – yksinkertainen tekstitiedosto
Tietojen vienti Exceliin analysointia varten tapahtuu helposti Lomake-välilehden Vie lomaketiedot -toiminnolla. Valitse tiedostomuodoksi XML tai TXT, jonka jälkeen voit avata tiedoston Excelissä. Näin lomakkeilla kerätty data on helposti analysoitavissa ja muokattavissa taulukkolaskentaohjelmassa.
PDF-Toolsin avulla voit automatisoida lomaketietojen käsittelyä suuremmassa mittakaavassa. Voit esimerkiksi luoda automaattisen työkalun, joka kerää useiden lomakkeiden tiedot yhteen tiedostoon jatkokäsittelyä varten.
Tietoturvan varmistamiseksi lomaketietoja käsiteltäessä on tärkeää tallentaa lomakkeet turvalliseen paikkaan ja tarvittaessa suojata ne salasanalla tai digitaalisella allekirjoituksella.
Miten automatisoida PDF-lomakkeiden käsittelyä?
PDF-lomakkeiden käsittelyn automatisointi onnistuu tehokkaasti PDF-XChange PRO -ohjelmistopaketin PDF-Tools-sovelluksella. PDF-Tools mahdollistaa toistuvien lomakerutiinien automatisoinnin ja nopeuttaa huomattavasti lomakkeiden käsittelyä.
PDF-Toolsilla voit luoda omia työkaluja (profiileja) lomakkeiden käsittelyyn:
- Lomaketietojen automaattinen kerääminen useista lomakkeista
- Täytettyjen lomakkeiden automaattinen arkistointi
- Lomakkeiden muuntaminen eri tiedostomuotoihin
- Lomakkeiden täyttötietojen tyhjentäminen useista lomakkeista samanaikaisesti
Lomakkeiden massaprosessointi on erityisen hyödyllistä, kun käsiteltävänä on suuri määrä samantyyppisiä lomakkeita. Voit käsitellä kokonaisia kansioita lomakkeita yhdellä kertaa, mikä säästää huomattavasti aikaa verrattuna lomakkeiden yksittäiseen käsittelyyn.
Automaattisten työkalujen luominen on yksinkertaista: valitse haluamasi toiminnot, määritä parametrit ja tallenna työkalu myöhempää käyttöä varten. Näin voit suorittaa monimutkaisiakin toimenpidesarjoja yhdellä napin painalluksella.
Mitä tietoturvaominaisuuksia PDF-XChange PRO tarjoaa lomakkeiden käsittelyyn?
PDF-XChange PRO tarjoaa kattavat tietoturvaominaisuudet lomakkeiden ja niiden sisältämien tietojen suojaamiseen. Digitaalinen allekirjoitus ja salasanasuojaus varmistavat, että lomakkeet ja niiden sisältämä data pysyvät turvassa.
Keskeisiä tietoturvaominaisuuksia lomakkeiden käsittelyssä ovat:
- Salasanasuojaus, jolla voit rajoittaa lomakkeen avaamista ja muokkaamista
- Digitaaliset allekirjoitukset lomakkeiden aitouden varmistamiseen
- DocuSign-integraatio sähköiseen allekirjoittamiseen
- Microsoft AIP (Azure Information Protection) -tuki arkaluontoisten tietojen suojaukseen
- Microsoft Azure Purview -tuki tietojen hallintaan ja suojaukseen
Luottamuksellisen sisällön pysyvä poistaminen lomakkeista on myös mahdollista. PDF-XChange PRO:lla voit hävittää arkaluontoisia tietoja lomakkeista lopullisesti niin, ettei niitä voida palauttaa. Tämä on erityisen tärkeää käsiteltäessä henkilötietoja tai muuta salassa pidettävää informaatiota.
Käytännön vinkit PDF-lomakkeiden datan tehokkaaseen hallintaan
PDF-lomakkeiden datan tehokas hallinta edellyttää hyvää organisointia ja järjestelmällisiä työnkulkuja. Tässä keskeisiä käytännön vinkkejä lomakkeiden ja niiden sisältämän datan hallintaan:
- Luo selkeä kansiorakenne lomakkeiden organisointiin käyttötarkoituksen mukaan
- Nimeä lomakkeet ja lomakeversiot johdonmukaisesti
- Automatisoi lomakkeiden käsittely PDF-Toolsin avulla aina kun mahdollista
- Hyödynnä lomaketietojen vientiä säännöllisesti varmuuskopioinnin varmistamiseksi
- Suunnitele työnkulut niin, että lomakkeista kerätty tieto on helposti analysoitavissa
Tehokas työnkulku lomakkeiden käsittelyssä voi sisältää esimerkiksi seuraavat vaiheet: lomakkeiden vastaanotto, tietojen tarkistus, tietojen vienti taulukkolaskentaohjelmaan, analysointi ja raporttien luonti. PDF-XChange PRO:n avulla tämä koko prosessi voidaan pitkälti automatisoida.
Lomakkeilla kerätyn datan analysointiin kannattaa hyödyntää taulukkolaskentaohjelmistoja. PDF-XChange PRO:n tietojen vientimahdollisuudet mahdollistavat datan siirtämisen helposti Exceliin, jossa voit luoda raportteja, tilastoja ja visualisointeja kerätystä datasta.
Tutustut aiheeseen tarkemmin lataamalla kattavan pikaohjeen PDF-XChange PRO -ohjelmiston käyttöön.